Comment améliorer la sécurité dans l’évènementiel ?
L’organisation d’un évènement rassemblant un nombre important de personnes suppose la connaissance et le respect de règles pour assurer la sécurité des participants. Aujourd’hui, on entend encore trop souvent parler d’incidents qui se produisent et qui viennent entacher l’image d’un évènement ou d’un organisateur. Afin de garantir au maximum la sûreté et la sécurité évènementielle pour ses participants, il appartient à l’organisateur de se poser les bonnes questions et de choisir les meilleures solutions à mettre en place.
Les mesures légales en matière de sécurité dans l’évènementiel
Dans un premier temps, il convient de déterminer le classement de l’évènement en préparation. Il s’agit là de vérifier la conformité de la nature de l’évènement à l’établissement et sa capacité d’accueil. Dans certains cas, l’évènement nécessitera une autorisation administrative. Cette première étape de réflexion est déterminante pour l’organisateur, car elle lui permettra d’adapter ses moyens de sécurité à la réglementation en vigueur. Selon le type d’événement, le niveau de risque ne sera pas le même et devra également être pris en compte par l’organisateur. Parmi les facteurs qui influencent ce niveau de risque, le public, le type de billetterie, la consommation d’alcool ou encore la localisation, sont les plus importants. Un évènement qui accueillera plusieurs milliers de participants, ou bien qui vendra de l’alcool, nécessitera par exemple la présence d’un service d’ordre.
Le travail des agents de sécurité dans l’évènementiel
La mission du service d’ordre est de gérer les flux entrant et sortant, de procéder à l’inspection des sacs ou à une palpation, et enfin d’intervenir en cas de débordement. Demander la présence d’une équipe de secours, prête à intervenir si un participant est en danger, est également conseillé. Enfin, selon le type d’évènement et le niveau de risque, il faudra également prévoir un service de sécurité incendie pour veiller au bon fonctionnement de tout le matériel de protection (extincteurs, alarmes), diriger les secours en cas d’intervention, ou encore organiser une évacuation. Il est préférable d’inclure ces différents dispositifs dans l’organisation de l’évènement et veiller à travailler conjointement pour une meilleure efficacité.
Bien évalué en amont, le niveau de risque d’un évènement permet à l’organisateur d’anticiper les éventuelles situations à risque pour ne pas être pris au dépourvu le jour J. En plus de la présence d’agents de sécurité, parfois obligatoire, il existe d’autres solutions qui permettent de renforcer la sécurité évènementielle et de faciliter le travail des équipes présentes.
Sécuriser la gestion des entrés d’un évènement
Des systèmes de contrôles des accès plus performants que le listing papier sont aujourd’hui disponibles pour les organisateurs d’évènement. Ces outils tels que les douchettes de contrôle (terminal de contrôle), ou les applications de gestion des entrées permettent de scanner directement le billet et donc d’identifier le participants et tenir à jour le nombre de personnes déjà présent sur le lieu . Couplé avec un nombre suffisant d’agent du service d’ordre, ces outils permettent de fluidifier l’arrivée des personnes dans un évènement, et donc de limiter l’attente trop longue et les attroupements qui peuvent être à l’origine de débordements. Il en est de même lors de l’inscription à une activité, à un atelier ou lors de l’achat d’un produit qui peuvent eux aussi provoquer des attroupements à l’intérieur même de l’évènement. Ce risque peut être totalement supprimé si l’organisateur propose aux participants de réserver en ligne leur place pour une activité.
Sécuriser les paiements grâce au Cashless
En ce qui concerne l’achat d’un produit, il peut être sécurisé grâce au cashless. Il s’agit d’une nouvelle solution de paiement dématérialisé qui permet à l’utilisateur de créditer une certaine somme d’argent sur un support, et de s’en servir comme moyen de paiement. En plus d’accélérer le processus d’achat, le cashless réduit la circulation d’argent liquide au sein de l’ évènement et donc les risque de pertes ou de vols. Le participants qui a préalablement chargé son cashless, n’aura qu’à le faire scanner pour payer et alors rapidement retirer sa commande.
Toutes ces solutions permettent aujourd’hui à l’organisateur de recueillir des données précieuses, à la fois sur ses participants, mais également sur les flux monétaires et humains qui circulent sur son évènement. Il est primordial qu’un organisateur puisse surveiller en temps réel tout ce qui se passe sur son évènement, et les outils de gestion permettent de faciliter ce travail. Grâce aux tableaux de bords disponibles sur application, il peut avoir accès à toutes les statistiques sur la fréquentation de son évènement, sur les pics d’affluence, ou encore sur l’évolution des dépenses qui y sont faites. Il pourra alors analyser ses données et éventuellement prévoir certaines améliorations pour proposer un évènement toujours plus sécurisé et agréable.
