Comment organiser une soirée étudiante en 2021 ?


Avec la rentrée, c’est le retour des soirées étudiantes. Si les jeunes ont tous hâte de se retrouver sur le dancefloor, organiser une soirée en 2021 demande un peu plus d’anticipation qu’avant la pandémie du covid-19. Retrouvez ici les contraintes sanitaires en vigueur pour vos soirées ainsi que nos conseils pour les appliquer simplement.


Prendre connaissance des contraintes sanitaires qui vous concernent


A l’approche des week-ends d’intégration et des premières soirées étudiantes, la ministre de l’Enseignement supérieur, Frédérique Vidal, dévoile à 20 Minutes les règles sanitaires qui seront en vigueur. Les soirées pourront donc reprendre aux conditions suivantes :

  • Une jauge de 75% du lieu ;

  • un pass sanitaire demandé à l’entrée ;

  • le port du masque vivement recommandé ;

  • une déclaration au préalable auprès du chef d’établissement.

Maîtriser votre jauge  


Vous avez plusieurs moyens de respecter la jauge de 75% en intérieur. Il est possible de configurer des quotas sur votre billetterie en ligne afin de limiter le nombre de participants dans votre soirée étudiante ou week-end d’intégration de manière stricte.


capture d'écran de la plateforme Yurplan avec l'affichage de la liste de tarifs avec des quotas


Maîtrisez également votre jauge grâce au contrôle d’accès. Notre application Yurplan Pro Entry vous permet la gestion des entrées/sorties avec jauge du «dedans» en «temps réel». Vous avez ainsi les pleins contrôles sur vos statistiques de remplissage.


capture d'écran de l'application Yurplan Pro Entry

Organiser une soirée avec le pass sanitaire 


Pour aller en soirée, les participants devront nécessairement se munir d’un pass sanitaire valide. La mise en place du pass sanitaire vous demande une organisation supplémentaire et une grande anticipation. 


Pour commencer il faudra communiquer à propos de cette condition de participation. Indiquez clairement sur vos réseaux sociaux, dans vos campagnes mail et sur tous vos autres canaux que le pass sanitaire est indispensable pour pouvoir participer à votre soirée. Vous éviterez ainsi l’incompréhension ou la frustration des étudiants qui se présenteraient à l’entrée sans l’une des preuves sanitaires valides. 


Il faut réaliser le contrôle du pass sanitaire avant la vérification du titre d’accès de vos participants. L’application, TousAntiCovid Verif permettra de scanner le QR code numérique ou papier. Vous vérifiez ainsi la validité de chaque pass sanitaire. L’application est disponible gratuitement sur les stores Apple et Google et pourra être utilisée sur smartphone et tablettes. Tout pass sanitaire devra être vérifié simultanément avec une pièce d’identité. Ceci afin de s’assurer de la concordance de la preuve présentée au nom du participant. Vous pouvez consulter le kit de déploiement du dispositif de contrôle sanitaire en France du gouvernement pour plus d’informations.


capture d'écran de l'application TousAntiCovid Verif lors du scan d'un QR code

En cas de problème avec l’application TousAntiCovid Verif, un support est proposé par le gouvernement. Vous avez accès à une ligne téléphonique au 0800 08 02 27 (numéro gratuit, 7j/7, 9h-20h).


Rembourser simplement vos participants à l’entrée si besoin 


Si lors d’un test à l’entrée de votre boîte de nuit votre participant est positif à la Covid-19, il ne pourra pas participer à votre soirée. Vous pouvez choisir de rembourser ce participant simplement. Avec Yurplan, vous pouvez annuler le billet d’un participant et effectuer un remboursement individuel directement depuis votre appareil de contrôle d’accès après le scan du billet. Le participant recevra automatiquement un mail de confirmation de ce remboursement. Vous évitez ainsi les mécontentements des participants qui se voient refuser l’entrée à votre soirée.


Déclarer votre soirée aux chefs d’établissement 


Vous devez déclarer toutes les soirées et week-ends d’intégration au préalable auprès du chef d’établissement. Concernant les évènements organisés au sein même des campus, vous devez obtenir l’autorisation des chefs d’établissement.


Éviter les files d’attente à rallonge  


Le pass sanitaire aura obligatoirement un effet sur vos files d’attentes. Pour éviter de trop grands rassemblements à l’entrée, optez pour un décalage des horaires d’arrivée. En créant plusieurs tarifs correspondant à un horaire et en débloquant un tarif après épuisement d’un autre, vous évitez une affluence importante des participants au dernier moment.


Pensez également à vous munir de matériel de contrôle d’accès professionnel afin de gagner en efficacité au moment de la vérification des titres d’accès. 


Mettre en place un carnet de rappel


Avec la pandémie, il est fortement conseillé d’avoir un listing des participants à leur évènement. Une billetterie en ligne permet de collecter la liste des participants à votre évènement et les informations que vous choisissez de leur demander au moment de la réservation (nom, prénom, adresse mail, moyen de les contacter, ect.). Cette liste est synchronisée avec vos ventes sur place. Vous êtes ainsi sûr d’avoir en votre possession toutes les informations pour être en règle. 


Le gouvernement propose également une solution pour le carnet de rappel avec TousAntiCovid Signal qui fonctionne depuis l’application TousAntiCovid en scannant un QR Code situé à l’entrée du lieu. Il est généralisé dans les établissements présentant un risque potentiel de contamination au Covid-19 où le port du masque n’est pas possible en permanence. Un site web est mis à la disposition des professionnels pour générer facilement et gratuitement le QR Code qui doit être affiché à l’entrée de leur établissement : https://qrcode.tousanticovid.gouv.fr. Ce QR code sera scanné par les participants et leur permettra d’être prévenu(e) en cas d’exposition à risque à la Covid-19.


Etapes de mise en place du carnet de rappel numérique sur le site générateur de QR code TousAntiCovid Signal

Source : 

Les protocoles sanitaires de réouverture des discothèques et concerts en plein air 

Info Coronavirus Covid-19 – Pass sanitaire

TousAntiCovid : cahier de rappel et pass sanitaire, comment ça marche

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