Organisation d’évènement et incertitude liée à la Covid-19 : Comment rassurer vos participants ?
Les évènements vont pouvoir reprendre progressivement. Après ces mois de mise en garde concernant les rassemblements physiques, il est possible que le public ait quelques inquiétudes. La Covid-19 a radicalement modifié la perception des rassemblements et leur protocoles de sécurité. Le maître mot pour leur redonner confiance : la transparence ! Voici nos conseils pour rassurer vos participants et organiser leur venue dans les meilleures conditions.
Rassurer les participants sur les mesures sanitaires
Indiquez à votre communauté que vous avez une connaissance précise de la situation ! Vous pouvez les rassurer avant le début de votre évènement en expliquant les mesures d’hygiène que vous avez prévues. Les dispositifs pour se laver les mains, les fréquences de nettoyage du site, les dispositions pour faire respecter la distanciation … toute information est bonne à prendre dans un contexte comme celui-ci. Le gouvernement donne des indications précises sur le protocole sanitaire à mettre en place pour les premiers évènements de cet été.
La transparence sur votre organisation sera d’autant plus importante et rassurante. Vous pouvez également indiquer à vos participants la jauge que vous avez prévue. Cela leur permettra d’anticiper leur comportement au type de rassemblement auquel ils vont participer.
Afficher des signalétiques pendant votre évènement
Sur place, vous pouvez installer des points d’information et de médicalisation. La présence de médecins sur votre évènement aura un double effet :
- prendre en charge les cas suspects possibles, après avoir procédé à un examen médical,
- rassurer vos participants puisqu’ils pourront poser leurs questions à des professionnels de santé.
Le gouvernement impose l’affichage à l’entrée de votre évènement :
- d’un rappel des consignes sanitaires, notamment en matière de distanciation physique et de port du masque dès l’âge de 6 ans(obligatoire dès l’âge de 11 ans) ;
- de la jauge d’accueil maximal de l’établissement ou du hall d’exposition.
Des indications concernant les files d’attentes et des communications sur le respect des mesures sanitaires seront nécessaires pour guider vos participants. Ces signalétiques montreront votre conscience de la situation et votre organisation pour assurer leur sécurité. Veillez à afficher clairement à l’entrée les informations les plus importantes pour guider vos participants, telles que :
- les mesures prises pour limiter les risques de contamination,
- un rappel des consignes,
- des informations concernant l’organisation des files d’attentes,
- les modalités de paiement,
- la localisation des points d’eau pour se laver les mains,
- la localisation des point de médicalisation.
Se montrer ferme concernant le respect des mesures de prévention contre le Covid-19
En juin 2020 déjà, 46% des interrogés de notre enquête ont annoncé que le non-respect de la distanciation physique sur l’évènement peut être un frein qui les empêcherait de participer. La peur que les autres participants ne respectent pas les mesures de distanciation sociale peut constituer un frein à la participation à votre évènement.
Vous devez vous montrer ferme sur les mesures que vous prenez pour assurer la sécurité de vos participants. Le fait de vous montrer intransigeant concernant le respect de ces mesures aura pour effet de rassurer les participants inquiets d’ éventuelles incivilités des autres.
Quels canaux utiliser pour informer vos participants ?
Une bannière sur votre site web, des post sur les réseaux sociaux : vous avez tout intérêt à afficher ces mesures là où se trouve votre communauté afin qu’elle puisse consulter ces informations n’importe quand.
Il ne faut cependant pas oublier l’envoi de mails personnalisés à vos listes de participants. Pendant la gestion des annulations liées au Covid-19, nombre d’entre eux ont exprimé leur étonnement lorsque l’annulation d’un évènement était affiché sur les réseaux sociaux mais qu’ils n’avaient pas reçu de mail les informant personnellement. Avec un outil CRM connecté à votre billetterie ou votre module d’inscription en ligne, vous pouvez envoyer des communications personnalisées à vos différents types de participants pour les informer de vos dernières actualités.
Être flexible
Le climat actuel est régi par l’incertitude et les changements de protocole réguliers en ce qui concerne les rassemblements. Prévoyez un plan B pour votre évènement en cas de restriction des jauges plus strictes, ou de limite de déplacements. Vous pouvez par exemple étendre votre évènement en virtuel afin de proposer une alternative aux participants qui ne peuvent pas se déplacer ou arrivent après clôture de votre jauge. Attention, un évènement virtuel, ça se prépare ! Il ne s’agit pas d’une simple rediffusion de l’évènement. Pour satisfaire vos participants à distance il faut les engager et leur proposer une vraie expérience de votre évènement.
La flexibilité passe aussi par vos modalités de remboursements. Vos participants sont autant dans l’incertitude que vous, et ils ont besoin d’être rassurés sur ce qui arrive à leur argent s’ils ne peuvent pas se rendre à votre évènement au dernier moment. En cas d’annulation, proposez un processus de remboursement le plus rapide et le plus simple possible pour assurer la satisfaction de vos participants. En cas de report, laissez-leur la possibilité de conserver leur billet ou se faire rembourser. Vous pouvez compter sur la solidarité de votre communauté.
Nous essayons au mieux de vous accompagner dans l’organisation de vos évènements face à la situation actuelle. Dans cette optique, retrouvez nos solutions pour l’organisation d’évènement en 2021 avec les restrictions sanitaires.
