13 septembre 2022

Comment organiser un événement éco-responsable ?

Le secteur événementiel prend un tournant dans le sens de l’environnement depuis plusieurs années. Ceci s’explique notamment par les préoccupations des français qui sont de plus en plus importante au niveau environnemental. On parle d’événements éco-responsables, d’événements durables et on constate de la sensibilisation environnementales lors des rassemblements. Regardons ensemble plus en détails ce qu’on entend par événement éco-responsable, et comment organiser ce type de rassemblement.

Evénementiel et éco-responsabilité : c’est compatible ?

L’association Zero Waste France déclare qu’un événement de 5000 personnes génère jusqu’à 2,5 tonnes de déchets, 1000 kWh de consommation d’énergie et 500 kg de papier.

On peut alors se demander : quelle est la légitimité d’un événement de se revendiquer éco-responsable ? De quelle manière un organisateurs peut-il contribuer ? Un événement éco-responsable est-il celui qui minimise son empreinte environnementale ? Celui qui maximise son impact social ? A quel niveau peut-on agir ?

C’est un débat qui reste ouvert et qui peut opposer les avis. Que ce soit entre les professionnels du secteur ou encore face aux participants.

Selon nous, l’organisation d’un événement éco-responsable constitue une démarche globale. Elle englobe à la fois à la restauration, le transport, l’hébergement, la scénographie, mais aussi le quotidien de l’entreprise organisatrice dès la conception du projet. De nombreux défis à relever dont l’objectif principal reste la réduction de l’impact carbone et des déchets.

Malgré l’implication de nombreuses entreprise, les français doutent encore de la sincérité des entreprises se positionnant sur le thème. 75 % des Français se disent méfiants à l’égard des engagements sociaux et environnementaux des entreprises et 42 % jugent l’engagement des entreprises « superficiel » selon Harris Interactive pour le mouvement Impact France en février 2022.

Pour pallier à ce manque de confiance, l’ARPP, autorité de régulation professionnelle de la publicité a réalisé une campagne de sensibilisation aux risques de greenwashing à l’attention des marques et des agences.

« Dans un contexte d’exigences sociétales fortes sur la responsabilité des marques et la transparence de leurs engagements en matière environnementale, la publicité est au cœur de toutes les attentions (…) cette prise de parole vise à interpeller les annonceurs et les agences sur l’extrême sensibilité de ces enjeux et les risques associés. »

Ce qui est ici valable pour les annonceurs fonctionne de la même manière pour les organisateurs d’événements. Attention à ne pas utiliser la préoccupation environnementale comme un prétexte. Il faut bien traiter le sujet, avec attention et intelligence.

Traiter le sujet de l’environnement pour provoquer une réaction

Un événement constitue un rassemblement important d’individus : c’est l’occasion rêvée de faire passer un message. Après la clarification de vos objectifs et la définition de votre cible découlera ensuite l’angle d’approche que vous souhaitez emprunter. Développement durable, environnement, transport en commun, pollution, menace des écosystèmes … parfois il est plus intéressant de se concentrer sur un thème précis en lie avec votre cœur de métier plutôt que proposer un thème trop général et vaste. Il en va de même pour le format de votre rassemblement. un salon, un festival, une conférence, un concert caritatif : les possibilités sont énormes.

Organiser des activités de sensibilisation

Pour sensibiliser vos invités, il existe une multitude d’activités. Voici quelques idées pour vous inspirer :

– Conférences et débats : pour réfléchir et informer sur les grands enjeux environnementaux actuels, rencontrer des spécialistes, croiser les points de vues. Essayez de trouver des sujets qui intéressent, questionnent, font polémique, en trouvant par exemple un angle original.

– Jeux : les divertissements à vocation écologique ne manquent pas. Prévoyez des jeux qui se jouent en petits groupes et ne durent pas trop longtemps pour maintenir l’attention de votre audience.

– Spectacles et concerts : ici encore vous pouvez pousser le thème éco responsable avec des instruments issus de matériaux recyclés ou encore des défilés de seconde main.

Faire le lien entre vos participants et des professionnels

Votre événement peut devenir un créateur de lien en proposant des stands exposants. Artisans, associations, experts : nombreux seront les professionnels qui seront volontaires pour rencontrer vos visiteurs.

C’est également une bonne occasion d’installer des expositions pour ouvrir les questionnement et proposer un angle de critique ou démonstration des enjeux d’aujourd’hui. Pour obtenir du contenu pour votre exposition, vous pouvez également lancer un appel à créations artistiques. Une autre alternative intéressante et de proposer un concours sur un thème et afficher les meilleurs résultats. Vous les impliquez ainsi dans votre événement.

Choisir avec soin la date et le lieu de l’événement

Vous devez choisir parfaitement la date et l’horaire en fonction des disponibilités de votre cible et du temps que demande votre organisation. Il peut être intéressant de se pencher sur certaines dates clefs en lien avec le thème de votre événement. Pour en citer quelques unes :

– La semaine européenne du développement durable.

– La semaine européenne de la mobilité durable.

– La journée mondiale de l’eau.

– La journée mondiale de l’environnement.

Ensuite, le choix de votre lieu demande une activité de veille pour trouver le bon endroit qui surprendra vos invités. La réservation d’un espace doit être anticipée et prend une partie de vos fonds. Rendez-vous sur le lieu de votre choix afin d’anticiper chaque élément. Vous aurez ainsi une meilleure idée du travail qu’il vous reste concernant cette tâche (demande d’autorisation particulière, achat de matériel, ect). De plus, il est toujours préférable d’avoir un plan B. Les risques d’avoir un changement de lieu de dernière minute sont bien réels.

S’engager concrètement dans des actions éco-responsables

Ici on ne vous apprend rien : si vous souhaitez sensibiliser avec un événement éco-responsable, vous devez être irréprochable sur votre prestation. Organiser des conférence pour discuter de l’environnement, ce n’est pas suffisant.

Par exemple, si vous ne proposez pas de tri, vous perdez en crédibilité. Prêtez une attention particulière au tri, à la diminution des déchets, l’utilisation d’énergies renouvelables. Veillez à ce que la restauration ne produise pas trop de gaspillage en anticipant bien le nombre de participants sur votre événement. Aussi, en proposant des préventes en ligne, vous évitez l’impression de nombreux billets et favorisez les outils numériques qui contribuent à la diminution de déchets.

On peut également parler de certaines normes ou certifications à passer pour garantir votre implication comme la certification ISO 20121. Elle couvre tous les stades de la chaîne d’approvisionnement d’un événement. Elle transmet également des lignes directrices et pratiques pour aider les professionnels à maîtriser leur impact social, économique et environnemental. Attention cependant à ne pas considérer ce type de certification comme une fin en soi. Ce qui est vraiment important est d’avoir une vraie volonté d’agir à votre échelle et de limiter l’impact négatif que peut avoir votre événement.

Adopter une communication responsable

Ne sous-estimez pas le temps nécessaire à la promotion de votre événement. Le format, le public cible, les ressources internes et votre budget détermineront votre approche marketing. Votre stratégie de ventes dépend également de vos objectifs et de votre cible. Choisissez un logiciel de gestion d’événements assez flexible pour s’adapter à vos besoins. Posts sur les réseaux sociaux, bannière sur votre site web, stratégie d’emailing : utilisez les canaux principaux de votre cible pour être visible.

Votre communication doit évidemment être à l’image de votre événement : responsable. Evitez les impression inutiles et profitez en pour sensibiliser dès le début aux sujets qui vous tiennent à coeur. Par exemple, la promotion de votre événement est le moment propice pour inciter vos participants à favoriser les transports en commun ou le covoiturage.

Assurer les derniers préparatifs avant le Jour J

Ici on raisonne de manière plus technique pratique pour vous assurer que tout se passe bien le jour de votre événement au niveau de l’accueil de vos invités.

– Préparez vos listes de contrôle d’accès en fonction de la configuration de votre événement (contrôle par zone, par date, etc.).

– Vérifiez votre matériel. Si vous avez loué du matériel (vente sur place, contrôle d’accès, logistique particulière), vérifiez bien qu’il fonctionne et familiarisez-vous avec celui-ci pour éviter toute perte de temps le jour J.

– Rappelez quelques informations pratiques : les horaires d’ouverture, le programme de l’événement, les informations d’accès ou encore les consignes à respecter sur place.

Prendre les retour des participants après votre événement éco-responsable

Mesurer son succès après un événement, c’est toujours important pour vous améliorer.

Généralement, on se base sur deux grands critères d’évaluations pour mesurer ses performances :

– des critères quantitatifs pour mesurer la rentabilité. Ici vous prenez en considération le respect de votre budget, le taux d’inscription, le taux de fréquentation, en somme : les résultats chiffrés.

– des critères qualitatifs pour mesurer la satisfaction du public. En prenant le temps de questionner vos participants, vous récoltez des témoignages essentiels à l’amélioration de votre stratégie. Vous mettez plus de chance de votre côté de les retrouver pour un prochain événement. De plus, vous pourriez même récupérer de très bonnes idées pour la prochaine édition. Il suffit de prendre leur avis grâce à un formulaire.

Depuis 2011, nous accompagnons les organisateurs dans leurs projets. Nos outils simplifient la gestion d’événement et vous permettent de gagner du temps. Venez nous rejoindre sur Facebook et Linkedin pour recevoir régulièrement des conseils pour l’organisation de vos événements !

Découvrez le témoignage vidéo du Greenland Festival sur l’organisation de sa première édition :