Quel format choisir pour son évènement ?


La pandémie a grandement impacté le secteur événementiel tout en le faisant avancer vers de nouvelles solutions pour continuer à rassembler des publics. Le format de votre évènement doit pouvoir s’adapter à la situation et aux contraintes sanitaires, tout en répondant aux objectifs de votre évènement. 


Comprendre les avantages de chaque format avant de choisir 


Physique 


Le plus grand avantage de l’évènement physique est l’interaction sociale qui est créée par le rassemblement de plusieurs personnes au même endroit. C’est le moyen le plus facile de créer du lien, faire passer des émotions et engager ses participants


Ce format est particulièrement adapté pour les évènements qui ont un objectif relationnel très pointu. On peut citer le team building, le séminaire, le networking dans les milieux professionnels, mais aussi les soirées en club, soirées d’intégration ou les festivals pour le secteur culturel. Ce sont des évènements pour lesquels la présence humaine joue un rôle déterminant dans leur réussite. 


Virtuel 


Ces derniers mois ont grandement contribué à la nette augmentation des évènements virtuels dans le secteur. Le principal atout de ce format est qu’il permet d’élargir très nettement son audience en éliminant les contraintes de déplacements et de temps. En effet, un évènement virtuel est disponible de n’importe où, et à n’importe quel moment grâce au replay. La disponibilité des participants n’est plus une contrainte. Vous leur offrez la possibilité de participer à votre événement quand ils le veulent ou quand ils peuvent. Ceci augmente de façon exponentielle le nombre de personnes que vous pouvez toucher. Aujourd’hui, il existe de nombreuses solutions pour proposer de l’engagement pour des participants. Même à distance il est possible d’éviter le risque de décrochage.


Les conférences en ligne (webinars) conviennent parfaitement à ce format. Les professionnels n’ont plus besoin de se déplacer pour accéder à un contenu qui les intéressent. Côté culturel, il y a eu de véritables succès pour le public comme les organisateurs avec des concerts ou les lotos en ligne.


Hybride 


L’évènement hybride permet aux participants de choisir ce qui leur convient le mieux entre physique et virtuel. C’est un très bon moyen de pousser encore plus loin la personnalisation de leur expérience et d’assurer un plus grand taux de participation. Les personnes qui souhaitent se rendre physiquement sur place profitent des interactions humaines dont ils ont besoin. Les participants à distance prennent part à l’évènement en profitant de fonctionnalités leur permettant d’être pleinement intégrées. L’essence même d’un évènement hybride est que l’audience à distance n’est pas simplement là pour visionner un contenu. Il s’agit en réalité de leur permettre de participer malgré la barrière de l’écran


De nombreux salons ont adopté l’hybridation pour leurs rencontres. Ceci permet de maintenir les relations sociales entre les professionnels pour ceux qui viennent dans le but de prospecter et, aux autres, d’assister aux conférences ou aux contenus qui les intéressent sans se déplacer. Cette stratégie a généralement pour effet d’augmenter significativement l’audience. C’est également un format qui permet de faciliter l’intervention de professionnels internationaux


Être capable de s’adapter en cas d’imprévu 


Il est possible que l’évènement tel que vous l’aviez imaginé ne puisse pas avoir lieu. Que ce soit en cas d’intempéries ou encore de restrictions sanitaires plus contraignantes. La restriction des jauges par exemple a nettement évolué ces derniers mois et est très impactante sur l’organisation d’un évènement. Vous pouvez prévoir un plan B en passant d’un format à l’autre, comme étendre votre évènement physique au virtuel afin de proposer une alternative à ceux qui ne peuvent pas se déplacer ou arrivent après clôture de votre jauge.


Attention cependant à bien préparer ces changements d’organisation. Si vous gagnez en flexibilité, il faudra prendre le temps d’adapter votre contenu au nouveau format. Dans le cas d’une virtualisation, il ne s’agit pas d’une simple rediffusion de l’évènement. Pour satisfaire un public à distance, il faut repenser ses prises de paroles et augmenter les interactions. Vous proposez ainsi une véritable expérience à vos participants.


Des exemples d’évènements depuis le début de la pandémie


Le Lyon Street Food Festival au format physique


Le Lyon Street Food a accueilli en Septembre 2021 une centaine de chefs, une quinzaine d’artistes et des milliers de festivaliers. Pendant 4 jours, le public pouvait découvrir de la cuisine du monde entier, rencontrer les chefs, participer à des ateliers et profiter de DJsets. C’est un évènement qui ne fonctionne qu’en physique puisqu’il tourne autour du goût, du toucher et de la convivialité.


photo lors du Lyon Street Food festival 2021. Espace de restauration avec divers stand et tables.

Le concert à 2 balles au format virtuel


En février 2021, le groupe Léonie s’est lancé dans le défi du virtuel pour garder un lien avec sa communauté. Lors du concert à distance, ils proposaient aux participants de donner des gages aux artistes ou même de choisir des chansons afin de leur faire vivre une expérience complètement personnalisée. Une vraie réussite pour le groupe qui a pu voir l’engagement de son public à travers les ventes de billets et de goodies.


capture d'écran lors du concert à 2 balles du groupe Léonie

Le forum Europ’Energies au format virtuel 


En 2020 pour sa 10ème édition le Forum Europ’Energies s’est lancé le pari d’une transition vers une version digitale. Un format qui a si bien fonctionné que les organisateurs ont renouvelé l’expérience en 2021 pour l’édition suivante, alors que les évènements physiques étaient autorisés. Nous les avons accompagnés dans ce changement et la version virtuelle leur a permis de toucher une bien plus grande audience. 


La BlendWebMix au format hybride


 En 2021, BlendWebMix s’est déroulé en présentiel au Centre de Congrès de Lyon, et également en distanciel, avec la possibilité de suivre les conférences en ligne. L’évènement proposait : 

  • Un billet full pass qui donnait accès au village, aux conférences en présentiel et en ligne, ainsi qu’au replay pendant 6 mois.

  • Un billet online qui donnait accès aux conférences en live et au replay pendant 6 mois.

  • Des pass 1 journée.

photo lors d'une conférence à la BlendWebMix


Nous vous accompagnons dans vos projets et dans la gestion de vos évènements avec un panel complets d’outils simple d’utilisation. N’hésitez pas à nous contacter pour discuter de vos besoins et du format d’évènement que vous souhaitez organiser.


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