Comment assurer une bonne gestion de votre événement ?
Salons, conférences, petits déjeuners ou soirées : le marketing événementiel est un incontournable pour engager les prospects et les clients. Il existe toujours un objectif ou une stratégie derrière l’organisation d’un événement. La réussite dépend majoritairement de l’efficacité de votre gestion d’événement. Voici quelques étapes clefs à ne pas rater pour atteindre vos objectifs et gérer au mieux votre projet événementiel !
1. Définir votre objectif
Cela peut semblait assez évident et anodin, mais il est capital de formuler votre objectif le plus clairement possible. Vous présentez un produit ? Vous souhaitez transmettre de la connaissance ? Transmettre un savoir faire ? Vous réunissez les membres d’une entreprise ? Vous faites la promotion de votre marque en proposant une expérience ?
La définition claire de cet objectif facilitera votre gestion d’événement. En effet, vous serez donc capables de fixer de nombreux point comme la durée de l’événement, son format, le lieu, la jauge, la disposition de la salle, la restauration, le son, ect. Les objectifs de vos événements vous permettront de sélectionner les bons outils, d’optimiser votre organisation et par conséquent de gérer au mieux la gestion de votre projet.
2. Réfléchir au format de votre événement
Le format de votre événement peut prendre différentes formes, tout en répondant à vos objectifs. Après la crise sanitaire, de nouveaux formats d’événements ont vus le jour, qui peuvent chacun apporter son côté positif.
- – Les événements physiques sont un excellent moyen de créer du lien, faire passer des émotions et engager ses participants lorsque l’objectif principal est l’interaction sociale. On peut citer le team building, le séminaire, le networking dans les milieux professionnels, mais aussi les soirées en club, soirées d’intégration ou les festivals pour le secteur culturel.
- – Les événements virtuels ont pour principal atout d’élargir très nettement son audience en éliminant les contraintes de déplacements et de temps. Les conférences virtuelles (webinars) conviennent parfaitement à ce format. Les professionnels n’ont plus besoin de se déplacer pour accéder à un contenu qui les intéressent ce qui représente un vrai gain de temps. Côté culturel, il y a eu de véritables succès pour le public comme les organisateurs avec des concerts ou les lotos en ligne.
- – Les événements hybrides permettent aux invités de choisir ce qui leur convient le mieux entre physique et virtuel. C’est un très bon moyen de pousser encore plus loin la personnalisation de leur expérience et d’assurer un plus grand taux de participation. De nombreux salons ont adopté l’hybridation et ont vu leurs résultats augmenter significativement.
Choissisez le format d’événement qui convient le plus à vos objectifs et qui inciteront vos participants à être présents, tout en optimisant la gestion de votre projet !
3. Prendre un temps pour planifier votre gestion d’événement
Dans tout projet, et principalement dans la gestion d’événements, la planification est un temps à prendre pour éviter de se perdre en cours de route.
Listez de manière la plus exhaustive possible les tâches pour arriver à votre projet. Pour se faire, l’utilisation d’une plateforme ou d’un outil de gestion de projet peut être idéal et judicieux. Vous pouvez également faire appel à des agences d’événementiel.
Étoffez les différentes tâches pour avoir une idée des actions à mener : même les détails qui vous semble insignifiants ont leur importance.
Prévoyez également une durée à vos tâches pour estimer le temps, et l’équipe dont vous aurez besoin. Il sera donc fortement conseillé d’utiliser un outil de gestion de projet et créer un document à transmettre à vos équipes pour que chacun ait une vision d’ensemble du travail à fournir pour atteindre vos objectifs.
4. Établir votre budget
L’organisation passe aussi, et surtout, par la définition du budget de votre projet.
Votre budget tient compte de vos objectifs, mais également des gains potentiels et des risques de changement d’organisation de dernière minute. La gestion d’événement est pleine de rebondissements. Météo capricieuse, retard d’un fournisseur, évolution des contraintes sanitaires : vous devez avoir une marge d’adaptation pour réagir sur le moment.
Il peut également être judicieux d’utiliser un outil en ligne pour assurer la gestion du budget de vos événements.
5. Choisir avec soin la date et le lieu de l’événement
Désormais, vous devez choisir parfaitement la date et l’horaire en fonction des disponibilités de votre cible et du temps que demande votre organisation. Pour cette raison, l’étape de la planification est capitale.
Ensuite, le choix de votre lieu demande une activité de veille pour trouver le bon endroit qui surprendra vos invités. Organisez-vous un événement en plein air ? Avez-vous besoin une capacité d’accueil particulière ? Une insonorisation particulière ? Voulez-vous surprendre vos participants avec un lieu atypique ?
La réservation d’un espace se fait en avance et prend une partie de vos fonds. Rendez-vous sur le lieu de votre choix afin d’anticiper chaque élément. Vous aurez ainsi une meilleure idée du travail qu’il vous reste concernant cette tâche (demande d’autorisation particulière, achat de matériel, ect). De plus, il est toujours préférable d’avoir un plan B. Les risques d’avoir un changement de lieu de dernière minute sont bien réels.
6. Imaginer l’événement dans les moindres détails
Par quels moyens allez-vous engager vos participants ? Y aura-t-il un espace photo ? Combien d’agents de sécurité nécessite votre jauge ? Y aura-t-il un fond musical ? Avez-vous besoin d’animateurs ? …
Si vous voulez agréablement surprendre vos invités, pensez à tout dans les moindres détails. Les activités qui animeront votre événement doivent vraiment plaire à vos participants. De l’étape d’inscription jusqu’à la sortie de votre événement, chaque élément fait partie de leur expérience. Aussi, il est important d’anticiper tous ces détails pour assurer la complète sécurité de vos visiteurs. Leur parcours au sein de votre événement doit être clair dans votre esprit pour éviter les mauvaises surprises.
7. Remplir votre événement
Ne sous-estimez pas le temps nécessaire à la promotion de votre événement. Le format, le public cible, les ressources internes et votre budget détermineront votre approche marketing et la communication nécessaire.
Votre stratégie de ventes dépend également de vos objectifs et de votre cible. Choisissez un logiciel de gestion d’événements assez flexible pour s’adapter à vos besoins.
- – Vous visez un maximum de participants ? Vous pouvez opter pour une billetterie ou un système d’inscription en ligne pour commencer à remplir votre événement à l’avance. Couplé à un guichet sur place, vous vendez des billets jusqu’au dernier moment
- – Votre événement est réservé à un public en particulier ? Vous pouvez envoyer des invitations à vos VIP ou encore utiliser un système de codes d’activations pour rendre la réservation accessible à un groupe de personnes définit.
- – Vous avez déjà eu des éditions précédentes ? N’oubliez pas de réinviter ces participants en leur suggérant de partager la nouvelle à leurs communauté. En effet, en récupérant leurs données, vous avez la possibilité de leur proposer une création de contenu entièrement personnalisée. De quoi leur donner envie de participer à nouveau !
Vous n’avez plus qu’à lancer la promotion de votre événement. Posts sur les réseaux sociaux, bannière sur votre site web, stratégie d’emailing : avec la création de contenus dynamiques et en utilisant les canaux principaux de votre cible vous maximisez vos chances d’être visible.
8. Répartir les responsabilités au sein de l’équipe
Il est très important de répartir les tâches entre les membres de l’équipe non seulement au moment de la préparation, mais aussi pendant l’événement. Responsable billetterie, vendeurs, personnels de contrôle d’accès, accueils des intervenants, prise en charge de la presse : vous êtes le chef d’orchestre le jour J. N’hésitez pas à déléguer le management par équipe pour éviter de perdre du temps sur des petites problématiques à l’échelle de votre événement. Encore un fois, l’objectif est d’avoir une bonne organisation et une bonne gestion de son projet !
9. Assurer les derniers préparatifs avant le Jour J
Quelques jours avant le jour J, vous êtes dans les derniers préparatifs. Voici une to do list indispensable avant chaque début d’événements :
- – Préparez vos listes de contrôle d’accès en fonction de la configuration de votre événement (contrôle par zone, par date, etc.).
- – Vérifiez votre matériel. Si vous avez loué du matériel (vente sur place, contrôle d’accès, logistique particulière), vérifiez qu’il fonctionne correctement et familiarisez-vous avec celui-ci pour éviter toute perte de temps le jour J.
- – Rappelez quelques informations pratiques à vos participants : les horaires d’ouverture, le programme de l’événement, les infos d’accès ou encore les consignes à respecter sur place. Cela les rassurera et diminuera à coup sûr votre taux de no-show. Grâce à un CRM connecté à votre vente de billets, vous pouvez programmer ce genre de campagnes pour ne pas perdre de temps sur cette tâche.
10. Mesurer votre succès
Une fois l’événement terminé, on pourrait penser que tout est fini. Pourtant, c’est le moment clef d’analyser vos performances pour vous améliorer lors de l’édition suivante.
Généralement, on se base sur deux grands critères d’évaluations pour mesurer son succès :
- – des critères quantitatifs pour mesurer la rentabilité. Ici vous prenez en considération le respect de votre budget, le taux d’inscription, le taux de fréquentation, le chiffre d’affaire réalisé, ect.
- – des critères qualitatifs pour mesurer la satisfaction du public. En prenant le temps de questionner vos participants sur leur expérience, vous récolter des témoignages essentiels à l’amélioration de votre stratégie et vous mettez plus de chance de votre côté de les retrouver à l’édition suivante.
L’utilisation d’un logiciel de gestion d’événements avec de nombreuses fonctionnalités vous permettra de récupérer toutes les informations et les données dont vous avez besoin pour mesurer votre succès et vous améliorer !
Avec tous ces conseils nous espérons que la gestion et l’organisation de vos événements se dérouleront au mieux : nous sommes certains que votre projet événementiel sera une réelle réussite ! Depuis 2011, nous accompagnons les organisateurs d’événements dans leur projet. Nos outils simplifient la gestion d’événement et vous permettent de gagner du temps. N’hésitez pas à venir tester notre plateforme gratuitement pour vous faire un avis.
