Comment assurer une bonne gestion de votre évènement ?


Salons, conférences, petits déjeuners ou soirées : le marketing évènementiel est un incontournable pour engager les prospects et les clients. Il existe toujours un objectif ou une stratégie derrière l’organisation d’un évènement. La réussite dépend majoritairement de l’efficacité de votre gestion d’évènement. Voici quelques étapes clefs à ne pas rater pour atteindre vos objectifs.


1. Définir votre objectif


Cela peut semblait assez évident et anodin, mais il est capital de formuler votre objectif le plus clairement possible. Vous présentez un produit ? Vous souhaitez transmettre de la connaissance ? Transmettre un savoir faire ? Vous réunissez les membres d’une entreprise ? Vous faites la promotion de votre marque en proposant une expérience ?


La définition claire de cet objectif vous facilitera votre gestion d’évènement en fixant de nombreux point comme sa durée, son format, le lieu, la jauge, la disposition de la salle, la restauration, le son, ect.


2. Réfléchir au format de votre évènement


Le format de votre évènement doit pouvoir s’adapter à la situation et aux contraintes sanitaires, tout en répondant à vos objectifs.

  • Les évènements physiques sont un excellent moyen de créer du lien, faire passer des émotions et engager ses participants lorsque l’objectif principal est l’interaction sociale. On peut citer le team building, le séminaire, le networking dans les milieux professionnels, mais aussi les soirées en club, soirées d’intégration ou les festivals pour le secteur culturel.

  • Les évènements virtuels ont pour principal atout d’élargir très nettement son audience en éliminant les contraintes de déplacements et de temps. Les conférences virtuelles (webinars) conviennent parfaitement à ce format. Les professionnels n’ont plus besoin de se déplacer pour accéder à un contenu qui les intéressent ce qui représente un vrai gain de temps. Côté culturel, il y a eu de véritables succès pour le public comme les organisateurs avec des concerts ou les lotos en ligne.

  • Les évènements hybrides permettent aux invités de choisir ce qui leur convient le mieux entre physique et virtuel. C’est un très bon moyen de pousser encore plus loin la personnalisation de leur expérience et d’assurer un plus grand taux de participation. De nombreux salons ont adopté l’hybridation et ont vu leurs résultats augmenter significativement.

3. Prendre un temps pour planifier votre gestion d’évènement


Dans tout projet, et principalement dans la gestion d’évènement, la planification est un temps à prendre pour éviter de se perdre en court de route. Listez de manière la plus exhaustive possible les tâches pour arriver à votre projet. Étoffez-les pour avoir une idée des actions à mener , même les détails qui vous semble insignifiants ont leur importance. Prévoyez également une durée à vos tâches pour estimer le temps, et l’équipe dont vous aurez besoin. Vous pouvez ensuite créer un document à transmettre à vos équipes pour que chacun ait une vision d’ensemble du travail fournir pour atteindre votre objectif.


photo représentant un homme devant son ordi, vu de haut, devant des fiches d'organisation, un planning et un téléphone portable

4. Établir votre budget


Votre budget tient compte de vos objectifs, mais également des gains potentiels et des risques de changement d’organisation de dernière minute. La gestion d’évènement est pleine de rebondissements. Météo capricieuse, retard d’un fournisseur, évolution des contraintes sanitaires : vous devez avoir une marge d’adaptation pour réagir sur le moment.


5. Choisir avec soin la date et le lieu de l’évènement


Vous devez choisir parfaitement la date et l’horaire en fonction des disponibilités de votre cible et du temps que demande votre organisation. Pour cette raison, l’étape de la planification était capitale.


Ensuite, le choix de votre lieu demande une activité de veille pour trouver le bon endroit qui surprendra vos invités. Organisez-vous un évènement en plein air ? Avez-vous besoin une capacité d’accueil particulière ? Une insonorisation particulière ? Voulez-vous surprendre votre audience avec un lieu atypique ?


La réservation d’un espace se fait en avance et prend une partie de vos fonds. Rendez-vous sur le lieu de votre choix afin d’anticiper chaque élément. Vous aurez ainsi une meilleure idée du travail qu’il vous reste concernant cette tâche (demande d’autorisation particulière, achat de matériel, ect). De plus, il est toujours préférable d’avoir un plan B. Les risques d’avoir un changement de lieu de dernière minute sont bien réels.


photo représentant un groupe de personne en train de danser sous une pergola avec des guirlandes lumineuses

6. Imaginer l’évènement dans les moindres détails


Par quels moyens allez-vous engager vos participants ? Y aura-t-il un espace photo ? Combien d’agents de sécurité nécessite votre jauge ? Y aura-t-il un fond musical ? Avez-vous besoin d’animateurs ? …


Si vous voulez agréablement surprendre vos invités, pensez à tout dans les moindres détails. De l’étape d’inscription jusqu’à la sortie de votre évènement, chaque élément fait partie de leur expérience. Aussi, il est important d’anticiper tous ces détails pour assurer la complète sécurité de vos visiteurs. Leur parcours au sein de votre évènement doit être clair dans votre esprit pour éviter les mauvaises surprises.


7. Remplir votre évènement


Ne sous-estimez pas le temps nécessaire à la promotion de votre évènement. Le format, le public cible, les ressources internes et votre budget détermineront votre approche marketing.


Votre stratégie de ventes dépend également de vos objectifs et de votre cible. Choisissez un logiciel de gestion d’évènements assez flexible pour s’adapter à vos besoins.


  • Vous visez un maximum de participants ? Vous pouvez opter pour une billetterie ou un système d’inscription en ligne pour commencer à remplir votre évènement à l’avance. Couplé à un guichet sur place, vous vendez des billets jusqu’au dernier moment

  • Votre évènement est réservé à un public en particulier ? Vous pouvez envoyer des invitations à vos VIP ou encore utiliser un système de codes d’activations pour rendre la réservation accessible à un groupe de personnes définit.

  • Vous avez déjà eu des éditions précédentes ? N’oubliez pas de réinviter ces participants en leur suggérant de partager la nouvelle à leurs communauté.

Vous n’avez plus qu’à lancer la promotion de votre évènement. Posts sur les réseaux sociaux, bannière sur votre site web, stratégie d’emailing : utilisez les canaux principaux de votre cible pour être visible.


8. Répartir les responsabilités au sein de l’équipe


Il est très important de répartir les tâches entre les membres de l’équipe non seulement au moment de la préparation, mais aussi pendant l’événement. Responsable billetterie, vendeurs, personnels de contrôle d’accès, accueils des intervenants, prise en charge de la presse : vous êtes le chef d’orchestre le jour J. N’hésitez pas à déléguer le management par équipe pour éviter de perdre du temps sur des petites problématiques à l’échelle de votre évènement.


photo représentant un membre de l'équipe de dos avec un tshirt "staff"

9. Assurer les derniers préparatifs avant le Jour J


Quelques jours avant le Jour J, vous êtes dans les derniers préparatifs. Voici une to do list indispensable avant chaque début d’évènement :

  • Préparez vos listes de contrôle d’accès en fonction de la configuration de votre évènement (contrôle par zone, par date, etc.).

  • Vérifiez votre matériel. Si vous avez loué du matériel (vente sur place, contrôle d’accès, logistique particulière), vérifiez bien qu’il fonctionne et familiarisez-vous avec celui-ci pour éviter toute perte de temps le jour J.

  • Rappelez quelques informations pratiques à vos participants : les horaires d’ouverture, le programme de l’évènement, les infos d’accès ou encore les consignes à respecter sur place. Cela les rassurera et diminuera à coup sûr votre taux de no-show. Grâce à un CRM connecté à votre vente de billets, vous pouvez programmer ce genre de campagnes pour ne pas perdre de temps sur cette tâche.

10. Mesurer votre succès


Une fois l’évènement terminé, on pourrait penser que tout est fini. Pourtant, c’est le moment clef d’analyser vos performances pour vous améliorer lors de l’édition suivante.


Généralement, on se base sur deux grands critères d’évaluations pour mesurer son succès :

  • des critères quantitatifs pour mesurer la rentabilité. Ici vous prenez en considération le respect de votre budget, le taux d’inscription, le taux de fréquentation, le chiffre d’affaire réalisé, ect.

  • des critères qualitatifs pour mesurer la satisfaction du public. En prenant le temps de questionner vos participants sur leur expérience, vous récolter des témoignages essentiels à l’amélioration de votre stratégie et vous mettez plus de chance de votre côté de les retrouver à l’édition suivante.

L’utilisation d’un logiciel de gestion d’évènements vous permettra de récupérer toutes les informations dont vous avez besoin pour mesurer votre succès et vous améliorer.


Depuis 2011, nous accompagnons les organisateurs d’évènements dans leur projet. Nos outils simplifient la gestion d’évènement et vous permettent de gagner du temps. N’hésitez pas à venir tester notre plateforme gratuitement pour vous faire un avis.


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