Maîtriser votre jauge et l’arrivée de vos participants dans le respect des normes sanitaires


Les évènements vont pouvoir reprendre dans le respect des normes énoncées par le gouvernement. Avec la Covid-19, l’entrée de votre évènement sera forcément une zone à organiser avec attention puisqu’elle peut engendrer de grands rassemblements à l’ouverture. Voici quelques conseils qui vous permettront de maîtriser votre jauge et garantir la sécurité de vos participants, sans dénaturer votre évènement.


Maîtriser votre jauge 


Les restrictions de jauges évoluent en fonction de la date et du type d’évènements que vous organisez. Jusqu’à juillet, il faudra prêter une attention particulière au nombre de personnes présentes sur votre évènement.


Vous avez plusieurs façons de maîtriser la jauge de votre évènement. En premier lieu, vous pouvez limiter le nombre de billets disponibles pour votre évènement en ajoutant un quota.  


Illustration représentant l'affichage de quota sur un tarif pour contrôler la jauge de votre évènement

Selon le type d’évènement que vous organisez, il est possible que vous ayez des vagues d’arrivées et de départs de participants. Dans le cas d’un salon par exemple ou d’un festival. Les outils de scan permettent de maîtriser la jauge d’entrées et de sorties en temps réel pour respecter le bon nombre d’individus sur place à l’instant T.


Prévoyez une communication claire en amont informant les participants de conserver leur billet ou badge jusqu’à leur sortie. Plus de personnel sera donc nécessaire pour scanner les titres d’accès de vos participants lorsqu’ils quitteront l’évènement.


Ainsi, vous êtes capables de maîtriser vos statistiques de remplissage et la limite du nombre d’acteurs présents au même moment.

Illustration représentant le contrôle des jauges d'entrée sur l'application de scan, pour garder un oeil sur les entrées et sorties de votre évènement dans le cadre du Coronavirus

Organiser le contrôle du pass sanitaire


La présentation d’un pass sanitaire (test négatif de moins de 48h, certificat de vaccination, document attestant du rétablissement suite à une contamination par la Covid-19) est obligatoire à partir du 9 juin pour les évènements de plus de 1000 participants


L’application TousAntiCovid Verif permet de scanner le QR code numérique ou papier et donc de vérifier la validité de chaque pass sanitaire. En plus d’un pass sanitaire valide, les participants devront montrer une pièce d’identité. Ce contrôle doit être fait en priorité, avant la vérification des titres d’accès. 


Il ne faut pas oublier que vous serez dans l’obligation de tenir un registre des participants à votre évènement. Prévoyez également du personnel supplémentaire et du matériel de contrôle pour cette file d’attente additionnelle lors de grands événements.


Éviter les rassemblements à l’entrée


Vous devez organiser votre contrôle d’accès de sorte à garantir une distanciation physique entre les participants à l’entrée.


Pour cela, si le lieu de votre évènement le permet, vous pouvez proposer plusieurs points d’entrée à vos participants pour éviter les rassemblements trop importants. Grâce à la personnalisation des billets, il est possible d’ajouter un nom à votre entrée et l’indiquer sur le billet ainsi que des informations pour guider vos participants au mieux. 


Si vous ne pouvez pas proposer plusieurs entrées, optez pour un décalage des horaires d’arrivée. En créant plusieurs tarifs correspondant à un horaire et en débloquant un tarif après épuisement d’un autre, vous évitez une affluence importante des participants au dernier moment.


Illustration représentant l'onglet permettant d'afficher un tarif après l'épuisement d'un autre pour éviter le rassemblement de personnes à l'entrée d'un évènement

Évidemment, il est aussi fortement suggéré de mettre en place un marquage au sol lors du contrôle d’accès pour assurer le respect des distanciations physiques. Vous pouvez vous inspirer des marquages qui ont été mis en place dans les gares ou dans les lieux publics. Vos participants reconnaîtront les symboles qu’ils croisent depuis maintenant plus d’un 1 mois et sauront adapter leur comportement. 


Protéger votre personnel


Le personnel s’occupant du contrôle d’accès ou de la billetterie sur place est particulièrement exposé au virus. Il est notamment recommandé d’installer des écrans de protection aux points de contacts (billetterie, accueil, restauration). Pensez également à former votre personnel à la gestion des risques d’incivilité des visiteurs à propos des mesures sanitaires imposées.


Utilisez notre application de scan des titres d’accès pour éviter les contacts entre votre personnel et les participants. Vous pouvez louer du matériel professionnel directement sur notre plateforme. Nous proposons également un accompagnement sur place avec des experts pour former vos équipes à son utilisation.


Nous ferons tout notre possible pour vous accompagner au mieux dans cette reprise. Vous pouvez retrouver plus d’outils pour vous accompagner dans l’organisation d’évènement en 2021 ici. N’hésitez pas à nous indiquer des sujets qui peuvent vous intéresser sur l’organisation d’évènements dans le contexte actuel.

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