Comment organiser un évènement en plein air ?

L’évènement en plein air aura la cote cet été. Ce format avec des jauges réduites a tendance à rassurer, voire à enthousiasmer les participants, particulièrement dans notre contexte de crise sanitaire. Découvrez quelques conseils pour vous lancer dans l’organisation d’un rassemblement en plein air pour cet été 2021.

Choisir un lieu 

Le choix de votre lieu est essentiel et doit être adéquat avec votre concept. Préférez un espace en retrait de la ville pour éviter les nuisances sonores urbaines et pour avoir le loisir de faire le bruit que vous souhaitez sans risquer de gêner les habitants. 

Le mieux pour le choix du lieu est de vous rendre sur place afin d’anticiper : 

• La qualité de l’environnement : la vue, les sons, les odeurs… Il faut que vos invités se sentent bien pour profiter pleinement de votre évènement.


• L’état des sols : En quelles circonstances est-il humide et sale ? Si c’est le cas, que faut-il prévoir ? Évitez les espaces trop humides ou boueux.


• La sécurité : à proximité d’une falaise ? D’une rivière ? Des aspérités sur le sol ? Il faut connaître le lieu par cœur pour anticiper les risques et garantir leur sécurité de tous.


• Les risques d’intempéries : Quelles sont les fréquences d’intempéries ? Quels pourraient être l’effet de fortes pluies quelques jours avant sur l’état des sols ? Y a-t-il des risques d’inondation ? 


• L’acoustique : pour un concert, un spectacle ou un festival, il faut trouver un espace qui ne résonne pas trop et qui ne risque pas de gêner les habitants des villes aux alentours avec le son. Le public sera ravi de profiter d’un spectacle en plein air, à condition que l’acoustique soit bonne. 

La clef de l’organisation d’un open air est l’anticipation. Vous devez absolument prévoir chaque possibilité afin d’avoir la solution qui garantira aux participants de passer un bon moment. Le choix de votre lieu a toute son importance, vous pouvez facilement les impressionner en les invitant dans un espace atypique ou insolite.

Obtenir les autorisations nécessaires au bon déroulement de votre évènement en plein air

Qui dit événement en plein air dit généralement utilisation d’un lieu public. Il est obligatoire d’obtenir une autorisation pour organiser un évènement, une fête, un rassemblement sur la voie publique.  Il faut donc formuler une déclaration préalable contenant plusieurs informations : 

• Coordonnées de l’association à l’initiative de la manifestation (nom, adresse, téléphone, nom et adresse du représentant légal).


• Nom, prénom, adresse (et moyens de contact : numéro de téléphone, adresse mail) des organisateurs de la manifestation.


• Objet de la manifestation.


• Lieu(x) de la manifestation.


• Date et heures de début et de fin.


• Itinéraire si la manifestation implique le déplacement de personnes (défilé, cortège).


• Estimation du nombre de personnes attendues.


• Descriptif des dispositifs de sécurité.


• Particularités de la manifestation (déploiement de banderoles, installation d’une sonorisation, etc.).

La déclaration doit être signée par au moins un des organisateurs de l’événement. Cette demande doit être envoyée à la mairie et au préfet de département. Vous pouvez retrouver plus d’informations sur les modalités de cette demande et sur l’autorisation nécessaire pour l’organisation d’évènements en plein air sur le site du ministère de l’Intérieur. 

Fixer la jauge

En 2021, la jauge est un élément très important à prendre en compte en raison des contraintes sanitaires liées à la pandémie de Covid-19. Comptez-vous organiser un grand rassemblement avec la mise en place d’un pass sanitaire ? Ou bien plusieurs évènements sur quelques jours à petite jauge pour simplifier votre organisation ? 

Vous avez de solutions techniques simples pour maîtriser complètement votre jauge : 

• avec la configuration de quotas pour limiter le nombre d’inscrits ;


• à l’aide du contrôle d’accès grâce à la visualisation du nombre de personnes à l’intérieur de votre évènement.

Aménager votre lieu dans l’esprit de votre évènement en plein air

Lors d’un évènement en plein air, vous pouvez vous démarquer sur la décoration. Évidemment, tout dépend du choix de votre lieu. L’idée étant de proposer un environnement qui correspond complètement à l’essence même de votre évènement.

Votre objectif ici est que vos invités se souviennent de votre évènement et parlent de leur expérience. Vous pouvez installer des espaces de photos pour les inciter à partager sur leurs réseaux sociaux en mentionnant votre organisation. Vous gagnez ainsi en visibilité et créez un effet de bouche à oreille qui attirera plus de monde à votre prochaine édition (ou aux jours qui suivent si votre évènement est étalé dans le temps). 

Cependant, gardez à l’esprit qu’à l’extérieur, il est préférable d’éviter tout élément qui pourrait s’envoler. Les divers panneaux, les supports de communication comme les roll-ups, les flyers à poser sur les tables, pourraient être emportés par le vent. 

Diffuser votre billetterie en ligne

Vous avez tout intérêt à diffuser votre billetterie en ligne sur tous vos canaux afin d’assurer le remplissage de votre évènement et de collecter des informations sur vos participants. Partagez-la sur vos réseaux sociaux grâce aux liens traqués. Vous connaîtrez ainsi avec précision la provenance de vos ventes. Vous pouvez aussi ajouter un widget sur votre site pour faciliter l’accès à la vente de vos billets.

Informer les participants sur les mesures sanitaires mises en place

Aujourd’hui, les communications contenant des informations sur les mesures sanitaires appliquées pendant votre évènement sont indispensables pour : 

• rassurer les personnes qui pourraient avoir peur de la transmission du virus ;


• éviter les incompréhensions ou l’insatisfaction de ceux qui se verraient refuser l’accès : par exemple en l’absence du pass sanitaire ou d’un masque ;


• guider les invités et gagner du temps aux entrées ;


• assurer la sécurité de tous. 

L’envoi de newsletter contenant les conditions de participation, l’affichage de signalétiques, un plan contenant les points d’eau et les distributeurs de gel hydro alcoolique… Les gestes barrières doivent devenir un automatisme afin d’assurer la sécurité de tous au sein de votre évènement.

Prévoir un plan B 

Un événement en plein air requiert une grande force d’anticipation. Vous devez prévoir chaque éventualité à commencer par le temps. En cas de risque de pluie, prévoyez des chapiteau ou une salle à proximité de votre lieu en plein air capable d’accueillir votre évènement. Il faut également anticiper les risques de fort vent ou de grosse chaleur dans votre organisation (au niveau de la décoration, au niveau des collations, ect.)

La pandémie vous demande aussi d’être très flexible, notamment avec les nouvelles annonces de dernières minutes. Prévoyez un plan B pour votre évènement en cas de restriction des jauges, ou de limite de déplacements. Vous pouvez par exemple étendre votre évènement en virtuel afin de proposer une alternative à ceux qui ne peuvent pas se déplacer ou arrivent après clôture de votre jauge. Il existe de nombreux avantages aux évèments hybrides. Attention, la version virtuelle d’un évènement, ça se prépare ! Il ne s’agit pas d’une simple rediffusion de l’évènement. Pour satisfaire le public qui participe à distance il faut les engager et leur proposer une vraie expérience.

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