Comment organiser un webinaire ?


Le 28 avril, nous vous avons présenté notre solution de livestreaming clé en main en partenariat avec Teazit et Omnilive lors d’un webinaire de 20 minutes. Découvrez aujourd’hui les étapes pour organiser un webinaire à travers notre expérience. 


Mais avant tout, un webinaire, qu’est-ce que c’est ? Le terme webinar, ou webinaire, vient de la contraction entre « web » et « seminar ». Il désigne une conférence tenue en ligne. Un webinaire peut avoir différents objectifs : 

  • professionnels :  présentation d’un produit, d’un service, d’une entreprise ;

  • éducatif : échange de savoir-faire, cours en ligne. 

Définir vos objectifs


Vous cherchez à présenter un nouveau produit ? Fidéliser vos clients ? Partager un savoir-faire ? Identifiez clairement les objectifs de votre présentation vous permettra de tourner votre discours et votre communication dans le bon sens.  Vous adaptez ainsi votre contenu à votre stratégie marketing.


Définir clairement vos objectifs vous oblige également à définir une cible qualifiée. Vous pourrez ainsi proposer des communications bien plus personnalisées et efficaces.


Définir le thème de votre webinaire 


Il s’agit d’identifier les sujets thématiques qui vont intéresser les prospects que vous souhaitez inviter à votre webinaire, ou encore attirer une audience intéressante pour vous. Pour cela, vous prenez un temps de réflexion sur les services que vous proposez et vous cherchez comment animer un atelier autour de l’un d’eux.


Préparer votre intervention 


Manque de préparation, sujet peu attractif, manque d’engagement…  Pour proposer un webinaire qui marque votre audience, il faut vous concentrer à la fois sur le fond et sur la forme


Préparez à l’avance la trame de votre discours, en utilisant le storytelling, en illustrant vos propos avec votre expérience personnelle ou encore en offrant à vos participants des données chiffrées concrètes. 


Si vous n’avez jamais organisé d’évènement en ligne, n’hésitez pas à vous entourer de professionnels pour le côté technique ! Captation vidéo, diffusion, interaction pendant le live ,…Tous ces éléments contribuent à un webinaire réussi qui maintient l’attention de votre audience jusqu’à la fin de votre présentation.


photo des techniciens lors de la diffusion d'un webinaire

Fixer une bonne date de diffusion de votre webinaire


Pour que votre webinaire soit vu par un maximum de participants, il faut fixer le rendez-vous au bon moment. Vous devez choisir parfaitement la date et l’horaire en fonction des disponibilités de votre cible. 


Il faut savoir qu’en général, le week-end risque d’attirer très peu de monde si vous visez une cible professionnelle. Le mardi et le jeudi s’imposent donc comme les meilleures journées pour organiser votre conférence. En général, privilégiez des horaires en début d’après-midi, juste après la pause déjeuner, ou en fin de journée. Vous évitez ainsi de perturber la journée de vos participants. 


Lancer vos inscriptions 


Utilisez un système d’inscription en ligne pour attirer un maximum de participants à votre webinaire. Proposez un parcours de réservation fluide et personnalisé et profitez-en pour collecter des données intéressantes sur vos participants. Contact, secteur d’activité, profession,… vous pouvez choisir les informations qui vous intéressent grâce à la configuration de formulaires. 


Attirer votre audience


Lancez-vous dans une stratégie de communication béton pour augmenter la portée de votre évènement. Diffusez votre système d’inscription en ligne sur tous vos canaux : par mail, sur vos réseaux sociaux, sur votre blog, sur votre site web, ect. En utilisant des liens trackés vous analysez la provenance de vos participants et donc l’efficacité de chaque canal de communication. 


Démarrez votre stratégie de promotion environ 1 mois avant la conférence pour toucher le plus de monde possible avec quelques relances. N’oubliez pas de rappeler votre évènement à vos participants la veille, voire une heure avant. Vous pouvez automatiser l’envoi de certains mails pour éviter de passer votre temps derrière votre ordinateur, et vous concentrer sur votre présentation et le déroulement de votre évènement. 


Lancer votre webinaire


C’est le Jour J !  Après avoir fait quelques tests pour éviter les problèmes techniques, vous vous lancez dans votre présentation face à vos participants. N’hésitez pas à les engager pendant votre conférence avec des questions, des sondages ou encore un tchat. Vous maintenez ainsi l’attention de votre audience tout au long de l’évènement.


capture d'écran lors du webinaire de présentation de Yurplan Teazit et Omnilive.

Analyser vos performances


A la fin de votre évènement, il est essentiel d’évaluer vos performances. Prenez le temps de consulter votre taux d’inscription, de participation, les actions réalisées pendant le webinaire, le taux d’engagement, ect. Mesurer l’efficacité de la stratégie marketing de votre webinaire vous permet de vous améliorer pour la prochaine fois.


Lancer votre stratégie post webinaire


Une fois l’évènement terminé, vous avez tout intérêt à garder contact avec vos participants. Envoyez-leur un mail de remerciement, partagez du contenu en rapport avec votre webinaire et le replay de votre évènement. N’hésitez pas à contacter plus personnellement les participants qui ont manifesté le plus d’engagement et d’intérêt pour votre présentation. Ce sont de potentiels prospects pour votre entreprise.


Vous pouvez également envoyer le replay de l’évènement aux inscrits qui n’ont finalement pas participé à votre évènement. En moyenne le taux de participation à une conférence en ligne est de 30%, ce pourcentage peut augmenter de 20% grâce au replay. Ceci vous permet de toucher une audience encore plus large et d’augmenter votre base de prospects. 


Organiser un webinaire : notre expérience avec Teazit et Omnilive 


Nous avons organisé un webinaire avec nos partenaires Teazit et Omnilive dans le but de présenter notre solution live streaming 3 en 1 à nos bases de contacts respectives. Lors de cette présentation nos intervenants François Sede, Emilien Colombain et Cyril Zajac ont parlé de : 

  • Captation et diffusion live

  • Monétisation du contenu grâce à une billetterie 

  • Sécurisation du contenu 

  • Interaction avec les audiences

L’objectif était d’utiliser nos solutions pour organiser un webinaire et proposer aux organisateurs d’évènements de se mettre dans la peau des participants le temps d’un évènement. 



Grâce à ce webinaire, nous nous sommes rendus compte que l’intérêt pour les évènements en ligne touche à la fois une audience culturelle et professionnelle. Vous avez été 174 de tous secteurs à manifester un intérêt pour l’organisation d’évènement live streaming. Le tchat nous a permis de répondre à vos questions et mieux comprendre votre besoin et vos doutes en ce qui concerne ce type d’évènement.


Consultez sans plus attendre le replay de cette présentation pour en savoir plus sur l’organisation d’évènement en livestreaming. 


Vous souhaitez organiser un webinaire ? Intégrer les évènements virtuels au cœur de votre stratégie marketing ? En savoir plus sur votre audience ? N’hésitez pas à nous contacter pour en discuter.

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

Devenez vous aussi expert dans la gestion de vos évènements et dans l’expérience participants ! Recevez nos dernières actus évènementielles directement dans votre boite mail !