Découvrez Qo·ezion, la solution de gestion de bénévoles événementielle conçue par Quick·off


La collaboration est l’une des valeurs essentielles dans l’événementiel. Collaboration entre professionnels du secteurs, collaboration de savoir-faire et collaboration entre les équipes pour assurer la réussite de l’événement. Romain Gibert CEO et cofondateur de Quick-Off nous témoigne son expérience et son point de vue sur la gestion des bénévoles au sein d’un événement.


Quel constat fait-on concernant la gestion des bénévoles dans le secteur événementiel ?


Romain a commencé son expérience événementielle en tant que responsable bénévoles sur plusieurs événements culturels ou bien sportifs. A chaque fois il fait le même constat : aucune solution de gestion de staff sur le marché n’est adaptée aux problématiques rencontrées par les organisateurs d’événements.


“L’utilisation d’Excel pour gérer ses équipes a ses limites. Dans l’événementiel, il faut être capable de coordonner la mobilisation parfois de centaines personnes.”


En effet, pour les gros événements, le besoin en staff est très important. Il y a un vrai besoin de collaboration et d’échanges d’informations pour faciliter le travail des responsables et des organisateurs. La gestion des bénévoles et des équipes peut prendre un temps considérable à chaque étape.


Romain et son associé Michaël ont donc décidé de questionner le marché pour comprendre le besoin des organisateurs. Ils ont pu ensuite proposer une solution qui correspondrait complètement au secteur. En Janvier 2019, Quick-Off est lancé en France. La solution de gestion des staff/bénévoles cible à la fois le sport, le culturel et les ONG.


Recruter des bénévoles pour son événement


La première préoccupation de nombreux organisateurs d’événements est le recrutement de bénévoles. Où trouver suffisamment de bonnes volontés pour assurer les activités indispensables à l’organisation de votre événement ? Comment simplifier le recrutement des bénévoles ?


L’inscription du bénévole le moment idéal pour récolter les informations indispensables à la bonne organisation de l’événement. On peut citer son âge, ses disponibilités, ses compétences, ses possibilités de déplacement etc. La création de formulaire d’inscription en ligne pour vos équipes dans un outil de gestion vous permet d’utiliser les informations récoltées pour piloter simplement votre événement.


capture d'écran d'un planning organisationnel permettant la gestion des bénévoles


En 2020, pour fêter sa première année, Quick-Off se lance dans un partenariat ambitieux avec la MAIF. C’est ainsi que se crée Instant Bénévoles : le mélange entre l’outil de mise en relation de la MAIF et Qoezion, la solution de gestion de bénévoles et de staff pour les événements.


“Pour notre proposition de partenariat à la MAIF, on y est vraiment allé au culot. On s’est présenté comme ce que nous étions : une start up. On était convaincu qu’on pouvait proposer un outil complémentaire. C’est comme ça qu’on a pu lancer Instant Bénévoles.”


Cette plateforme communautaire permet de mettre en relation bénévoles et organisateurs. C’est un excellent moyen pour les organisateurs de trouver une communauté de bénévoles prêts à participer à la réussite de leurs événements.


Accueillir les bénévoles dans les meilleures conditions


Dans la gestion de vos équipes, l’organisation des plannings est importante. La diffusion des informations aux bénévoles l’est tout autant. La consultation de ces plannings, la communication auprès de vos équipes, l’anticipation de leurs programmes : en automatisant ces points de contacts vous gagnez un temps considérable.


“Notre solution facilite la vie des organisateurs bien sûr, mais simplifie aussi l’expérience des responsables d’équipes et des bénévoles. Il faut penser à tous les acteurs d’un événement pour que ça fonctionne. C’est pour ça que nous proposons des outils transparents et faciles d’utilisation pour les organisateurs comme pour leurs équipes.”


Capture d'écran de l'espace bénévole

Avec Qoezion, vous pouvez pousser l’expérience de vos bénévoles plus loin en simplifiant leur vie quotidienne sur l’événement. Pensez par exemple à leur proposer :


  • – des solutions pour se déplacer sur votre événement en ajoutant une question sur leur provenance dans votre formulaire d’inscription ;

  • – de prendre en charge leur restauration, en allant éventuellement jusqu’à créditer leur carte cashless en fonction de leurs créneaux de travail ;

  • – des dotations qui leur sera utile tout au long de l’événement.

Fidéliser votre communauté de bénévoles pour vos futurs projets


Garantir une expérience agréable à vos bénévoles aura un effet immédiat : leur fidélisation. N’oubliez pas que leur formation prend un certain temps. L’expérience qu’ils auront acquis sera un également un grand atout dans le futur. En retrouvant certains bénévoles sur vos futurs projets vous pouvez organiser vos équipes avec des habitués dans chaque groupe pour assurer la réussite des tâches.


La création d’une communauté de bénévoles peut également être très avantageuse pour se lancer dans de gros projets. On peut prendre l’exemple des fédérations sportives ou encore des agences événementielles. Une fédération ayant sa propre communauté de bénévoles pourra facilement lancer ses clubs membres dans de gros événements sportifs en proposant d’emblée l’équipe nécessaire au bon déroulé de l’événement.


Quick-Off : un partenaire avec des valeurs communes


Une constante innovation au service des enjeux du secteurs


L’outil Qoezion a été lancé à partir d’une problématique du marché et d’une étude des besoins du secteur. C’est une politique qui est restée encrée dans le développement de la solution. L’entreprise vient de boucler une levée de fonds pour accélérer sa croissance en France et à l’international. Ces fonds lui permettent proposer de nouveaux services à destination des organisateurs d’événements.


“C’était très important de sonder le marché pour comprendre leurs besoins et voir si les organisateurs d’événements étaient réceptifs à ce qu’on allait proposer. On répond aujourd’hui à de vrais problèmes qui n’était pas traités jusque là et c’est en questionnant les besoins de chaque acteur qu’on a pu y arriver.”


Aujourd’hui, les nombreux partenariats permettent à Quick-Off de proposer une solution entièrement gratuite en France pour les organisateurs, comme pour les membres d’équipes.


“On voulait pousser l’innovation jusqu’à notre modèle économique. On est parti à la recherche de financeurs qui participerait à notre système de manière complètement désintéressés. Les entreprises qui nous financent n’ont pas accès aux données récoltées et ne sont pas mises en avant auprès de nos clients. Ce qu’elles cherchent, ce sont des projets qui ont un objectif social ou en lien avec les ressources humaines. C’est exactement ce qu’on leur propose avec Qoezion. Tout le monde est gagnant avec ce système.”


Une gestion des données dans le respect de ses utilisateurs


Ce n’est pas une surprise, nous avons une politique concernant la gestion de données qui met le respect des règles au centre de nos préoccupations. Les informations des organisateurs concernant leurs participants leurs appartiennent et nous n’intervenons jamais dans leur relation avec leur communauté.


Qoezion fonctionne de la même manière sur ce point. Chaque organisateur est propriétaire des informations qu’ils récoltent lors de son recrutement. En ce qui concerne la collecte d’informations, les règles sont bien délimitées pour garantir le respect des données des membres d’équipes :


“Nous réalisons très régulièrement des audits de sécurité et RGPD pour rester dans les normes concernant le traitement de données. Encore une fois, nous voulons garantir une bonne expérience aux bénévoles ou membres d’équipes qui s’inscrivent avec notre outil aux événements. Alors on organise régulièrement des points de modérations avec nos clients lors de la création des formulaires. On s’assure que les informations demandées sont indispensables et conformes aux normes de ce qu’ils peuvent, ou non récolter.”


L’interopérabilité : un excellent moyen de valoriser l’expertise de chaque acteur


“La valeur ajoutée d’une bonne solution, c’est qu’elle est experte sur un sujet mais ne peut pas être experte en tout.”


Comme nous, Romain met l’accent sur l’importance de l’interopérabilité des outils, particulièrement dans un secteur comme l’événementiel. De nombreux métiers se complètent et s’emboîtent pour créer un événement de qualité. L’intérêt d’un outil de gestion des bénévoles réside dans les données récoltées qui peuvent intervenir dans de nombreuses étapes du planning d’un bénévole. Les ponts entre d’autres professionnels du secteur permettent d’éviter la répétition d’information.


On peut prendre encore une fois l’exemple de la gestion des repas d’un bénévoles. Qoezion permet de connaître en temps réel le planning d’un membre de l’équipe. Une intégration avec un outil cashless permet alors de créditer automatiquement sa carte en fonction de ses heures de travail pour assurer la restauration du bénévole. Si le planning évolue, l’ajout d’argent sur son espace pourra s’adapter automatiquement. Ceci fait gagner un temps considérable aux organisateurs.


“C’est une manière de penser qu’on a eu dès le départ. Notre solution est à construire à partir de briques API ce qui nous permet de nous connecter avec d’autres solutions et faciliter au maximum le travail de l’organisateur.”


L’intégration de Qoezion avec Yurplan pourrait donc permettre de créer une liste de contrôle spéciale pour vos équipes en fonction de certains critères (tâches, zones, etc…) et ainsi de contrôler les arrivées de vos équipes sur votre événement. L’objectif pour nous étant toujours de simplifier votre travail et vous faire gagner du temps dans la gestion de votre événement.


photo de 3 membres du staff vue de dos

Pour en savoir plus sur cette solution, n’hésitez pas à consulter leur site web.



Nous souhaitons vous accompagner au mieux dans la gestion de vos événements. C’est pourquoi nous suivons de près les actualités du secteur et ses enjeux. Nous partageons régulièrement du contenu sur les réseaux sociaux, venez nous rejoindre sur Facebook et Linkedin !

Laisser un commentaire

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

Devenez vous aussi expert dans la gestion de vos évènements et dans l’expérience participants ! Recevez nos dernières actus évènementielles directement dans votre boite mail !