Pourquoi recruter des freelances pour vos événements ?


L’organisation d’un événement demande du travail, du temps et une excellente organisation. Pour éviter les moments de rush trop denses, il est important de déléguer certaines de vos tâches. Pour cela, rien de mieux que d’embaucher de la main-d’œuvre pour vous prêter main-forte le jour J. La meilleure option si vous êtes en manque de personnel ? Recruter des freelances en événementiel. Ils sauront vous aider à faire de votre événement une réussite.


La demande de freelances dans le secteur événementiel tend à augmenter


Il ne faut pas négliger l’effet des années de crises sur le personnel disponible, particulièrement dans les agences événementielles. De nombreuses entreprises ont dû se séparer de certains collaborateurs lors de l’arrêt de l’activité durant la crise Covid pour des raisons économiques. A défaut de proposer des cdi ou cdd, les entreprises préfèrent aujourd’hui les contrats court lié au besoin d’un projet en particulier.


Aussi, aujourd’hui, nombreux sont les salariés du secteur événementiel qui ont choisit la reconversion après des années de non activités. En parallèle, le statut de freelance a connu une grande croissance, particulièrement dans le secteur de la communication. C’est un statut qui permet aux indépendants de choisir leur contrat. L’entreprise avec laquelle ils collaborent et compléter un manque d’activité dans un secteur par d’autres missions. La crise a permis à une grand part de la population de se rendre compte qu’ils pouvaient élargir leur palette de compétence en devenant indépendant.


La reprise soudaine des événements sans jauges ni restrictions a eu un effet immédiat sur le secteur : le manque de personnel. Les entreprises et les agences événementielles se retrouvent très rapidement à cours de mains d’œuvres disponibles pour ce type de projet. Alors que tout le monde est déjà surbooké, il faut pouvoir compter sur les freelances pour répondre à la forte demande de prestataires événementiels sur certains postes spécifiques.


Il faut également compter que le secteur de l’événementiel se distingue par une grande saisonnalité. Ceci a un effet sur la disponibilité de prestataires sur certaines périodes.


freelance devant son ordinateur dans un café

Les avantages de recruter des freelances pour votre événement


Les entreprises tiennent maintenant à reprendre leurs activités. Pourtant, il est encore difficile de faire renaître les anciens contrats (cdi, cdd) après des années de crises et une trésorerie qui commence doucement à se remplir. Pour survivre, les entreprises sont contraintes de maintenir leurs niveaux d’effectifs et le recrutement est encore très timide. Les freelances apportent une grande flexibilité aux entreprises. C’est un excellent moyen d’augmenter les effectifs sur des projets qui le nécessitent.


L’essor des indépendants sur le marché l’a rendu fortement concurrentiel. Aujourd’hui, l’offre est complète, construite et il existe un immense panel de travailleurs compétents sur des tâches précises. Forts de leurs expériences, de leur diversité et de leur complémentarité, vous trouverez facilement un profil qui correspondra aux enjeux de votre projets. Production, logistique, technique, captation, audiovisuel, artistique, graphisme, projet et contenu, certains sites proposent la mise en relation entre organisateurs et travailleurs indépendants pour faciliter votre travail. C’est une véritable mine d’or pour votre campagne de recrutement.


Quelques exemples de profils de freelances à recruter pour vos événements


Un community manager pour la gestion de vos réseaux sociaux


Les freelances sont particulièrement développés dans le secteur de la communication. Vous pouvez avoir besoin d’une personne qui s’occupe de la promotion de votre événement sur les réseaux sociaux. Le freelance est une excellente alternative. Il suffit de fournir au travailleur la fréquence, la charte de votre événement, les valeurs et l’univers que vous souhaitez créer. Votre besoin doit être très clairement détaillé pour permettre au freelance de transmettre l’essence de votre événement sur les réseaux. Bien formé, c’est un véritable allié. Le freelance vous fera gagner un temps considérable et sa mission sera d’assurer le remplissage de votre événement !


Un photographe pour immortaliser les moments clefs


C’est LE freelance à recruter pour faire de votre événement un moment mémorable. Il permet surtout pour que vos participants s’en souviennent. La communication d’un événement ça se fait avant, pendant mais aussi après l’événement. Pour préparer votre prochaine édition et donner envie aux futurs participants, la diffusion de photos est une stratégie indispensable.


L’avantage de choisir un photographe indépendant, c’est que vous assurez un travail de qualité professionnel. Votre prestataire se chargera la prise de photos le jour de l’événement, mais aussi du suivi post-événement (retouches photos, impression, ect.). Les photographes ont l’habitude de travailler avec un contrat court, au projet et à l’événement.


Des hôtesses ou hôtes pour fluidifier les entrées


Ce profil de freelance est chargé d’accueillir vos participants. Les hôtesses ont un rôle capital : point d’informations, orientation des participants, fluidification des arrivées, mais aussi vitrine de votre événement. De nombreux étudiants ont choisi de se mettre à leur compte pour proposer leurs services. Cette catégorie de personne apprécie le contrat court à la mission. Cela permet aux indépendants d’être disponible sur les études le reste du temps. Ils obtiennent ainsi une rémunération salariale qui complète les fin de mois. C’est un poste très polyvalent qui peut également faire office de référent pour vos bénévoles.


Un DJ pour animer votre événement


Avoir un DJ qui se charge d’assurer des transitions musicales entre vos ateliers ou bien d’assurer un fond sonore au cours de vos cocktails : c’est indispensable. La musique permet de créer une ambiance conviviale lors de votre événement. Généralement, le fait d’engager un freelance pour ce rôle permet d’enlever de votre organisation tout ce qui est lié à l’ambiance sonore. Le DJ amène généralement son matériel de son (les enceintes, le micro…), se charge de de l’installation, mais aussi du rangement.


Organisation d’événement et gestion de votre équipe


Sur Yurplan, vous pouvez donner des accès complets ou limités à des personnes de votre organisation ou des membres de votre équipe sur votre espace organisateur.


Vous choisissez le type d’accès que peuvent avoir vos membres d’équipe sur la plateforme. Il est également possible de sélectionner les différentes actions que vous leur laisser sur votre événement. Après avoir créé son profil sur notre plateforme de gestion d’événement, votre entreprise peut simplement ajouter les collaborateurs selon certains critères :


  • L’accès Réception permet le contrôle d’accès, la vision des statistiques de contrôle des accès. Idéal pour un profil d’hôtesses d’accueil.

  • Les Vendeur ont accès à la gestion des commandes depuis l’interface Organisateur et la vente sur place via le guichet YurPlan.

  • Les Droits administrateur complet donnent accès à l’ensemble des événements sélectionnés et leur modification. Si vous décidez de prendre un freelance au poste de chef de projet, cet accès lui permettra de piloter l’événement dans son entièreté.

formulaire d'ajout d'un membre à l'équipe sur Yurplan pour recruter des freelance et donner des accès spécifique

Vous l’avez compris, recruter des freelances peut avoir un réel intérêt pour l’organisation de votre événement. Nous accompagnons les organisateurs de tous événements dans leurs projets avec notre solution en ligne. Venez tester gratuitement nos outils, sans engagement !


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