10 solutions pour organiser vos évènements avec la Covid-19


Depuis mars 2020, l’arrivée de la Covid-19 dans nos vies a complètement chamboulé l’organisation des évènements. Nous avons décidé de nous retrousser les manches et d’agir pour vous proposer des solutions qui vous permettront d’organiser des évènements plus simplement et sereinement avec la covid-19 et dans le respect des contraintes sanitaires.


Ainsi, nous sommes prêts et nous avons hâte de vous retrouver. Nous gardons toujours un œil sur les dernières annonces pour connaître les nouvelles mesures et nous avons conscience des enjeux de l’organisation d’événement dans le contexte actuel. 


Nous vous présentons ici des outils qui pourront simplifier l’organisation de grands rassemblements tout en assurant la sécurité de vos participants.


1. Une billetterie en ligne pour éviter les contacts à l’entrée


Un système de billetterie ou d’inscription en ligne vous permettra d’éviter les rassemblements aux points de vente. Vous limitez ainsi les contacts physiques entre vos participants et votre personnel et diminuez les files d’attentes qui peuvent être risques de cluster. 


2. Une connaissance précise de la liste de vos participants


Dans les circonstances actuelles, il peut être demandé aux organisateurs de délivrer la liste des participants à leur évènement. Ceci pour une question de traçabilité dans le cas où un participant se révèlerait positif à la Covid-19.


En utilisant un système d’inscription en ligne, vous collectez la liste des participants à votre évènement et les informations que vous choisissez de leur demander au moment de la réservation (nom, prénom, adresse mail, moyen de les contacter, ect.).


3. Le placement numéroté pour maintenir la distance entre vos participants


Un dispositif de placement numéroté et distancié associé à votre billetterie en ligne est  un moyen très simple de maintenir la distance réglementaire entre vos participants. A l’aide de cet outil vous pouvez : 

  • Déterminer un certain nombre de siège à désactiver autour d’un siège sélectionné à l’achat.

  • Déterminer le nombre de siège qui peuvent être choisis côte à côte à l’achat afin d’éviter de séparer les groupes ou les familles qui choisissent de se rendre ensemble à votre évènement.

  • Désactiver certains sièges ou certaines zones que vous souhaitez garder disponibles (pour du matériel, du personnel, des invités,…).

Photo de participants masqués installés sur des sièges en extérieur

4. Une application pour scanner vos billets à distance


Notre application Yurplan Pro entry est rattachée à vos listes de contrôle. Depuis votre smartphone ou à l’aide de matériel professionnel, vous scannez les billets de vos participants à distance. Vous sécurisez ainsi vos entrées en fluidifiant les files d’attente et en limitant les contacts avec votre personnel.


Photo d'une personne scannant un billet avec un smartphone

5. Une solution pour avoir toujours un œil sur la jauge de votre évènement


Les dernières annonces ont établi une évolution des restrictions de jauge, en fonction de la date et du type d’évènement que vous organisez.


Vous avez plusieurs moyens de garder le contrôle sur la jauge de votre évènement. Dans un premier temps, ajoutez un quota maximum lors de la configuration de votre billetterie pour vendre un nombre limité de billets. Vous vous assurez ainsi de ne pas dépasser la limite gouvernementale en vigueur. 


Ensuite, la dernière version de notre application Yurplan Pro Entry propose la gestion des entrées/sorties avec jauge du «dedans» en «temps réel» afin d’avoir les pleins contrôles sur vos statistiques de remplissage. Vous connaissez constamment le nombre exact de participants à l’intérieur de votre évènement.


capture d'écran de notre application Yurplan Pro Entry affichant la jauge en temps réel


6. Une billetterie compatible avec vos évènements virtuels et hybrides


L’évènement virtuel peut être une bonne alternative en attendant le retour des grands rassemblements culturels et professionnels. Avec un système de billetterie en ligne ouvert aux évènements virtuels, vous monétisez vos live streaming et le contenu que vous souhaitez proposer à vos participants


Photo d'une camera filmant un concert


Cette solution peut s’avérer utile sur le long terme. Dans le cas d’une jauge limitée, vous pouvez vous lancer dans l’organisation d’évènements hybrides et ainsi proposer une alternative aux participants qui ne peuvent plus prendre de billets physiques.


7. Un accès à vos évènements virtuels complètement sécurisé


Nous garantissons un accès complètement sécurisé à vos évènements virtuels. Vos participants accèdent au live grâce à un lien unique envoyé par mail. Chacun sa session de connexion, il n’est pas possible d’ouvrir une session sur plusieurs appareils simultanément. 


photo d'une personne assistant à un webinar sur son ordinateur


8. Une communication intelligente pour informer vos participants


Nous proposons une solution de gestion des données pour adresser toutes les informations indispensables sur votre évènement à vos participants. Cette solution vous permet d’indiquer clairement les protocoles sanitaires que vous mettez en place, les changements de dernière minute et d’envoyer des informations ciblées en quelques clics. Notre outil est compatible avec votre logiciel de mailing pour vous simplifier la vie. 


photo d'affichage des geste barrière dans un évènement en extérieur

9. Le report de vos évènements à cause de la covid facilité


Afin de faciliter le report de vos évènements dans cette situation si particulière,  nous avons amélioré notre plateforme au niveau des listes de contrôle.


Vous pouvez maintenant ajouter les tarifs de vos évènements terminés à la liste de contrôle de votre nouvel évènement. Les participants qui le souhaitent pourront donc conserver leurs billets pour votre nouvelle édition.


10. Un système de remboursement intelligent


Vous pouvez maintenant proposer différentes options de remboursement

  • un remboursement intégral 

  • la conservation du billet pour une date ultérieure 


C’est vous qui avez le contrôle de vos remboursements et de votre relation avec vos participants pour garder la maîtrise complète de votre image. 



Vous avez un projet ? Vous avez besoin d’informations complémentaires sur nos outils ? N’hésitez pas à nous contacter.


1 commentaire

  1. Sede Claude dit :

    Bonjour,
    Bravo, restez curieux et inventifs. Le travail vous permettra sans doute de tenir encore quelques semaines éprouvantes avant de sentir de nouvelles émotions et le succès.
    Bien cordialement

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