Après l’organisation d’un évènement : comment mesurer son succès ?

Il peut arriver qu’en tant qu’organisateur d’évènement, on se retrouve à trop focaliser sur l’organisation et la gestion de l’évènement avant et pendant, à en oublier d’évaluer sa réussite après coup.

Il s’agit pourtant d’une phase essentielle afin de justifier les ressources investies dans l’évènement et envisager des améliorations pour ceux à venir. En effet, la création d’un évènement étant relativement complexe et coûteuse, la décision de recourir à l’événementiel n’est pas prise à la légère. Un évènement doit permettre de répondre à des objectifs, mais pour s’assurer de son retour sur investissement, il est essentiel de pouvoir mesurer objectivement les résultats obtenus. Généralement, les objectifs liés au bon déroulement de l’évènement sont facilement vérifiables, comme l’absence de problèmes techniques ou la fréquentation, mais ceux-ci ne suffisent pas.

 

Définir les critères d’évaluation d’un évènement

Le choix des critères à évaluer dépend des objectifs fixés et de la nature de l’évènement organisé. Ils doivent permettre de vérifier si les objectifs ont été correctement atteints. Généralement, un évènement ayant plusieurs objectifs, les critères d’évaluations se trouvent être à la fois quantitatifs pour mesurer la rentabilité et qualitatifs pour mesurer la satisfaction du public.

 

L’analyse des résultats quantitatifs

Il peut s’agir du nombre de participants ou d’un chiffre d’affaires à atteindre, de ventes de produits à réaliser, etc. Ces objectifs sont généralement liés à des besoins économiques et concernent principalement les évènements BtoC. Ils s’analysent facilement grâce aux outils numériques utilisés dans le secteur évènementiel.

Grâce à la billetterie en ligne dans un premier temps, l’organisateur peut suivre très précisément l’évolution des ventes de billets pour son évènement, le nombre de pré-ventes vendues, le nombre d’achat de billets sur place, le nombre de réservations à des ateliers, etc. Si les participants ont été conviés sur invitation, les outils de contrôle des accès permettent de savoir lesquels ont répondu présent. Il est donc assez simple de connaître le nombre de participants à un évènement et donc de savoir si les objectifs de participation ont correctement été atteints.

En ce qui concerne l’évaluation du chiffre d’affaires d’un évènement, l’organisateur peut choisir de mettre en place un système de paiement cashless qui permet de croiser toutes les dépenses effectuées par un participant. L’organisateur pourra ainsi suivre les ventes réalisées et obtenir les résultats sous forme de tableaux de bord exploitables. Le cashless est de plus en plus utilisé par les organisateurs d’évènements car il constitue un outil d’analyse efficace. S’il ne s’agit pas d’un premier évènement, l’idéal est d’avoir créé un référentiel de base avec ces critères d’évaluation afin de pouvoir les comparer d’un évènement à l’autre.

 

L’analyse des résultats qualitatifs

Quant aux objectifs qualitatifs d’un évènement, il s’agit généralement d’améliorer l’image d’une entreprise, de créer de l’intérêt de la part du public ou des médias, ou de proposer une expérience participants originale et positive. Contrairement aux objectifs quantitatifs, les objectifs qualitatifs s’analysent grâce aux avis des participants. Afin de recueillir ces avis, l’organisateur peut mettre en place des questionnaires de satisfaction en soumettant les questions de son choix aux participants.  Les réponses sont analysées a posteriori et permettent à l’organisateur de vérifier ce qui a généré le plus de satisfaction auprès du public.

Les participants à un évènement sont aujourd’hui de plus en plus nombreux à partager leur expérience sur les réseaux sociaux. En plus d’augmenter la visibilité de l’évènement, le partage sur les réseaux sociaux permet, tout comme les enquêtes de satisfaction, de recueillir les retours sur expérience des participants. Les médias représentent également un bon moyen d’obtenir des retours sur la qualité d’un évènement, par le biais d’un article sponsorisé ou non, puis des commentaires sur celui-ci.

Même si les avis obtenus dans la presse, sur les réseaux sociaux, ou via les questionnaires de satisfaction ne sont pas excellents, il est important de les prendre en compte dans l’évaluation d’un évènement, le but étant d’améliorer son offre.

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