Comment bien organiser l’accès sur un évènement ?

Bien trop souvent négligé, l’accès à un évènement joue pour beaucoup sur la première impression du participant. C’est pourquoi il est dans l’intérêt de l’organisateur de faire en sorte que cette étape se passe le plus efficacement possible. Plus un évènement est important, plus la gestion des flux de personnes entrants est difficile. L’idée est donc d’organiser un évènement avec un accès de qualité tout en simplifiant au maximum cette étape ; le but étant de ménager le personnel hôte, satisfaire le public et garantir la sécurité de son évènement.

Communiquer les informations relatives à l’entrée sur l’évènement

Il est nécessaire de réfléchir à l’organisation des entrées sur un évènement bien en amont de celui-ci afin de pouvoir communiquer au mieux auprès des participants. Pour les évènements interdits aux mineurs, il est par exemple conseillé de rappeler aux participants qu’ils auront besoin de se munir d’une pièce d’identité valide pour entrer. De plus, les participants se doivent d’être informés de l’heure de l’ouverture des portes de l’évènement et de l’adresse précise du point d’entrée. Si le lieu de l’évènement dispose de plusieurs entrées, il est important de rappeler aux différents participants l’entrée par laquelle ils devront passer. L’organisateur peut également renseigner ses participants sur les heures d’arrivées où l’affluence sera la plus forte ; ces derniers pourront ainsi prendre les dispositions nécessaires et la fluidification se fera naturellement.

Toute bonne gestion des entrées passe par une bonne communication en amont auprès du public. En effet, des dispositions prises au dernier moment risqueraient de surprendre voire d’agacer inutilement les participants, et ce dès leur arrivée sur l’évènement.

Organiser l’arrivée des participants en segmentant les entrées

Selon la taille de l’évènement et les catégories de billets vendus, il peut être intéressant de prévoir une entrée attribuée à chaque type de billet. Ainsi, les personnes avec un billet VIP par exemple seront accueillis dans une entrée spécialement dédiée.

L’organisateur peut également prévoir plusieurs horaires d’arrivée sur son évènement avec des billets uniquement valables jusqu’à une heure fixée. Cette technique de early show up consiste à proposer un tarif avantageux pour les premiers arrivés à l’évènement ; elle fait partie de celles les plus utilisées, car en plus de segmenter l’arrivée des participants, elle participe à augmenter les recettes des ventes de billets.

En fluidifiant les arrivées sur son évènement, l’organisateur diminue l’attente des participants et les risques liés à un rassemblement trop important de personnes à l’entrée.

Assurer un contrôle efficace des entrées

Le contrôle des entrées n’est pas le même selon le type d’évènement organisé.
Pour les évènements de quelques dizaines de personnes, un listing papier des inscrits, exporté depuis le logiciel de billetterie suffira.

Les organisateurs d’évènements plus importants préféreront opter pour des terminaux de contrôle pour scanner les billets d’entrées. Plus rapide et plus sûr que le listing papier, les terminaux de contrôle permettent d’éviter toute fraude grâce à la synchronisation des billets validés. Ce type de système permet également à l’organisation de disposer d’un suivi en temps réel du taux de remplissage de l’évènement. Il existe également des applications de contrôle qui sont proposées par les billetteries en ligne.

Ces deux moyens restent aujourd’hui les plus efficaces et les plus rapides pour contrôler les entrées sur un évènement. En terme d’organisation, l’idéal reste d’installer une zone réservée au contrôle des entrées avec des files d’attentes dédiées à chaque type de billets. . Il peut être nécessaire de prévoir un barrièrage adapté et une équipe de sécurité pour fouiller les participants et gérer d’éventuels débordements. Une telle zone facilitera le contrôle des entrées. L’organisateur ne doit également pas oublier de fournir une entrée accessible aux handicapés comme l’imposent les commissions de sécurité et d’accessibilité.

Enfin, il arrive qu’il y ait à l’entrée d’un évènement des situations difficiles à gérer comme des mécontentements, des bagarres, une panne de matériel, un accident… Face à ce genre de situation, l’organisateur doit être en mesure de répondre immédiatement et efficacement. Pour cela, il doit avoir réfléchi à toute éventualité et planifié des solutions.

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