Campagne e-mailing : l’art de l’invitation en évènementiel

Aujourd’hui, dans l’industrie évènementielle, chaque organisateur essaie de se démarquer en proposant des programmes innovants et tendances afin de faire vivre une expérience unique aux participants. Néanmoins, pour que le succès soit au rendez-vous, la diffusion de l’évènement doit être ciblée et efficace afin que le nombre d’invités soit conséquent.

C’est pour cela que les campagnes d’e-mailing se multiplient et deviennent de plus en plus détaillées, car elles constituent une véritable opportunité dans l’organisation d’évènement.

 

Les mails dans notre quotidien

Actuellement, l’utilisation de l’e-mail est apparue comme indispensable. Dans un cadre professionnel ou personnel, les mails permettent d’échanger du contenu à différents moments et à différents endroits. En effet, considérée auparavant comme un outil de stockage pour les contacts, les photos ou encore les vidéos, la messagerie est dorénavant utilisée comme une gestion électronique de documents.

Même avec la croissance permanente des réseaux sociaux, l’outil reste très utilisé. En effet, près de 215 milliards d’emails sont envoyés chaque minute à travers le monde, et près de 40 e-mails sont réceptionnés chaque jour par utilisateur. Le fait que chacun soit connecté à son smartphone accroît l’impact des mails car 25% d’entre eux sont ouverts dans l’heure qui suit l’envoi.

Malgré une constante connexion aux technologies, les consommateurs sont généralement débordés et considèrent souvent les mails comme des éléments encombrants. En parallèle, ils souhaitent être constamment notifiés quand un événement a lieu, ce qui est en contradiction avec la vision qu’ils ont des mails.

Ainsi, afin de répondre aux diverses attentes des consommateurs, il est important de prévoir, lors d’une campagne e-mailing, un “save the date” plusieurs mois à l’avance afin de donner, en amont, les informations essentielles comme l’heure, le lieu ou encore la date.

Généralement, votre campagne e-mailing ne doit pas être lancée le lundi matin car les boîtes mail sont pleines et les clients portent une attention moins importante aux contenus. Le mardi et le jeudi semblent être plus favorables à la réception de messages mais cela dépend également de l’offre que vous mettez en avant.

 

Soigner le fond

Aujourd’hui, 35% des individus mettent entre 2 et 10 secondes pour lire les mails reçus. C’est pour cela qu’il est nécessaire de capter l’attention des destinataires en travaillant précisément l’intitulé de l’objet de votre mail. Le but étant de lui donner les informations nécessaires qu’il doit connaître sans l’obliger à scroller l’ensemble du contenu.

Il ne faut pas hésiter à présenter les atouts de l’évènement de manière rapide comme des invités importants ou encore des animations populaires afin d’attirer l’oeil du client.

Lors de l’envoi d’une invitation, trois éléments doivent être obligatoirement spécifiés: la date, le lieu et l’heure de l’évènement. Chaque individu doit pouvoir connaître instantanément et de manière précise la nature de l’évènement et avoir envie de lire le mail en entier. Le défi étant donc de susciter la curiosité du participant sans qu’il est à ouvrir le mail grâce à des mots percutants qui vont lui faire envie.

Après avoir soigné l’objet du mail, des liens peuvent être insérés vers un formulaire d’inscription ou encore vers la homepage de l’organisation en charge de l’évènement.

Dans un contexte professionnel, il est important de soigner sa liste d’envoi afin que le message soit bien transmis à la bonne personne et qu’il ne soit pas perdu dans la boîte de réception générale de l’entreprise. En effet, l’impact sera plus important si l’adresse du client n’est pas une adresse contact, notamment pour les personnes ayant un poste important.

Au niveau de la rédaction du mail, une introduction relatant l’ensemble des modalités de l’évènement permet de structurer, dès le départ, les diverses informations présentées.

Ensuite, les points clés de l’évènement doivent être développés afin de convaincre le plus de participants possibles et leur montrer les bénéfices dont ils disposent s’ils assistent à cet évènement.

De plus, s’adresser directement au destinataire par son prénom permet d’éviter d’être considéré comme un SPAM et de personnaliser le mail afin que la personne ait le sentiment d’être privilégiée en recevant ce mail, surtout dans une campagne d’e-mailing.

Il est important d’utiliser un vocabulaire simple afin que la signification du message soit claire et précise et ne donne pas l’impression de cacher quelque chose derrière. Ainsi, un formulaire de réponse représenté par un “call to action” peut être présent afin que l’internaute réalise une ou plusieurs actions recherchées par l’annonceur comme “cliquez ici” ou “participez au concours”.

L’ensemble de ces modalités sont également présentes lors du lancement du “save the date” afin d’attirer, dès le départ, l’attention du participant.

 

Capter l’attention grâce au visuel

La qualité visuelle de votre message est importante car c’est elle qui va attirer l’oeil du client et lui donner envie ou non de participer à l’évènement.

Il est donc nécessaire de bien organiser les informations par ordre d’importance et de mettre en valeur celles qui sont les plus importantes grâce à des animations ou des couleurs spécifiques. Néanmoins, il faut faire très attention aux dimensions de l’invitation afin que les informations puissent s’afficher correctement.

Le fait de personnaliser le mail permet au participant de se sentir privilégié en ayant reçu une invitation qui correspond à ses besoins et non comme une personne sur une liste de diffusion anonyme. Il faudra donc créer plusieurs versions en fonction des différentes cibles choisies ou encore des attentes des prospects.

Par exemple, une importance particulière doit être accordée au lien renvoyant à l’inscription de l’évènement afin d’encourager les participants à s’inscrire. Plus l’accès à la page d’inscription sera facile, plus les invités seront favorables pour venir à l’évènement.

 

Savoir relancer efficacement

Après avoir lancé la campagne e-mailing, il est important de relancer les destinataires. En effet, grâce aux relances, ceux qui ont répondu positivement pourront se rappeler de la date de l’événement une semaine avant car l’invitation est généralement envoyée un mois avant le jour J.

En parallèle, pour ceux n’ayant émis aucune réponse, la fréquence d’envoi sera plus importante. Selon la date d’envoi du premier mail, il faudra faire des relances une fois par semaine ou toutes les deux semaines avec des messages personnalisés selon la cible choisie.

Ces messages de relance peuvent également servir de présentation du programme de l’évènement de manière plus détaillée, permettant ainsi de ne pas dévoiler les nombreuses intentions de relance. La relance reste un moyen pertinent de réussir un évènement.

Enfin, il est important de remercier les participants après l’évènement terminé, car ils seraient susceptibles d’y participer une autre fois.

Lors d’une campagne e-mailing, les contenus doivent donc être attirants et adaptés aux attentes des participants afin que ces derniers prennent le temps de lire le message et de s’inscrire à l’évènement.

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