Quelle communication adopter auprès de vos participants en temps de crise


Le Premier Ministre Édouard Philippe a annoncé ce Vendredi 13 Mars 2020 l’interdiction de rassemblement de plus de 100 personnes. Les mesures ne cessent de se renforcer sur le territoire dans le but de stopper la propagation du Coronavirus. Le secteur évènementiel se trouve évidemment fortement touché économiquement et socialement à cause des annulations d’évènements en cascade.



On ne se laisse pas abattre ! Plus que jamais,
il faut établir un contact proche avec vos participants. Vous pouvez utiliser ce temps supplémentaire pour travailler votre identité et votre image. Dans cet article nous vous proposerons des solutions pour mettre en place une communication efficace pour vos participants dans ce contexte si particulier.


Si votre évènement est reporté 


Occupez-vous des participants qui ne seront pas libres pour la nouvelle date


Le report de votre évènement est une modification substantielle de votre évènement. Cela signifie que vous devez rembourser les participants qui ne peuvent plus s’y rendre. (Plus de précision vous rappelant vos obligations légales dans ce contexte dans cet article). Il est donc capital que vous traitiez rapidement les demandes de remboursement, même si elles sont nombreuses. En leur proposant un Service Après-Vente de qualité, vous vous assurez de futurs participants aux prochaines éditions de votre évènement.


Maintenez un lien avec vos participants jusqu’à la date de report 


Puisque votre évènement est reporté, vous pouvez profiter de ce temps additionnel pour créer un lien plus fort avec vos participants. Vous pouvez proposer une communication ultra personnalisée aux participants qui maintiennent leur venue malgré la situation en créant un groupe de contact dédié. Vous pourrez par exemple leur proposer des avantages particuliers, l’accès à des goodies ou des promotions.  


N’oubliez pas de véhiculer une image positive et rassurante. Rien ne sert de transmettre votre peur de ne pas remplir votre évènement à vos participants. Vous pouvez les inciter à inviter des amis ou communiquer sur votre évènement en diffusant du contenu qui les intéressera. Plus que jamais, vous pourrez réaliser des teasing à propos de votre évènement de façon stratégique


Si votre évènement est annulé


Expliquez la situation à vos participants


Évidemment, l’annulation d’un évènement suscite toujours une grande déception du côté des participants. Soyez transparent et annoncez l’annulation dès que que vous êtes prêt à gérer les demandes de remboursements. Vos participants comprendront et seront indulgents. 


Maintenez le lien avec vos participants jusqu’à la prochaine édition 


Avec les formulaires d’inscription qui ont été remplis, vous avez collecté une base de données regroupant des personnes susceptibles d’être intéressées par une prochaine édition de votre évènement. Profitez-en pour entamer une stratégie de communication ciblée et personnalisée. En gardant contact avec vos participants lors de cette période, ils seront plus susceptibles de se réinscrire l’année prochaine. 


Envoyez de l’amour à vos participants


C’est le moment de diffuser du positif ! Les réseaux sociaux sont envahis d’informations véhiculant le stress et l’anxiété. Tout ceci dans l’optique de sensibiliser et inciter chacun à respecter les normes de sécurité contraignantes. Cependant cela a un impact sur la perception des internautes. On constate une hausse d’insatisfaction liée à la récurrence ce sujet. 



Si vous en avez la possibilité, vous pouvez proposer du contenu alternatif en lien avec votre évènement dans vos newsletters ou sur vos réseaux sociaux. Des articles, des playlists, de la gamification… les choix sont multiples. Ce type de communication aura pour effet de faire patienter les participants jusqu’à la prochaine édition. Cela contribuera également à la création d’un univers autour de votre évènement.


L’intérêt de bien gérer vos listes de contacts  


Avoir en votre possession toutes les données relatives à vos participants vous permet de communiquer correctement avec eux. De nos jours, il faut éviter à tout prix les mails de masse impersonnels. Vos mails sont, au contraire, un moyen puissant de véhiculer votre image et vos valeurs



De plus il est capital d’envoyer le bon message à la bonne personne. Par exemple, vous n’allez pas prévenir un participant qui est venu à votre évènement 3 ans auparavant que votre évènement est reporté à cause du Coronavirus. Pour autant, ce participant fait partie de votre base de donnée. En cela, réaliser des groupes de listes de contacts spécifiques en fonction de critères définis vous permet d’envoyer le message qui sera susceptible d’être ouvert, lu et apprécié par le destinataire. 


Dans l’optique de vous permettre ce type de communication précise et efficace, nous vous permettons d’exporter toutes les listes de contacts que vous réalisez à l’aide des nos outils CRM. Ces listes sont directement compatibles avec les logiciels de mailing que vous utilisez (Mailjet, MailChimp, Sendiblue) pour faciliter votre travail. 


Vous pouvez retrouver avec plus de précision pourquoi il est important d’avoir le contrôle des données de vos participants dans cet article.


Vous pouvez aussi profiter de votre communication pour inciter vos participants à manifester leur soutien aux évènements sur les réseaux sociaux ou en faisant des dons. Nous affirmons notre solidarité à toutes les structures qui se retrouvent en difficulté. Nous sommes convaincus qu’il existe des solutions pour rebondir sur ces annulations et pour éviter une trop importante baisse de participation lors des reports. Notre objectif reste de vous informer, vous accompagner et vous conseiller au mieux.


Sachez également que le Ministère de l’économie met en place des solutions pour accompagner les entreprises dans cette situation particulière.

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

Devenez vous aussi expert dans la gestion de vos évènements et dans l’expérience participants ! Recevez nos dernières actus évènementielles directement dans votre boite mail !