Comment bien connaître vos participants ?

Avant de se lancer dans l’organisation d’un évènement, il est nécessaire de réaliser une étude de marché afin de se situer face à la concurrence. En effet, sur un marché en constante progression, les attentes et les besoins des consommateurs deviennent de plus en plus atypiques et obligent, ainsi, les organisateurs à connaître précisément ces nouvelles exigences.

 

Pourquoi définir ses participants cibles ?

Orientation stratégique de votre évènement

Lors d’un évènement, l’objectif est de rassembler une cible préalablement choisie autour d’un évènement commun à leurs envies et à leurs attentes. En effet, il est important de bien connaître les caractéristiques de ses participants afin de proposer un contenu qui donnera l’impression à chacun d’avoir été écouté. Les modalités de l’évènement sont donc le reflet de ce que souhaite les participants qui sont devenus, aujourd’hui, les acteurs principaux en matière d’évènementiel.

En effet, lors de l’organisation d’un évènement, la collecte d’informations concernant les participants est régulièrement mise au second plan, par manque de temps ou par l’absence de solution pour collecter ces données.

Néanmoins, le fait d’avoir ces informations est nécessaire car elles permettent aux organisateurs de savoir à qui ils s’adressent et, donc, à proposer un évènement reflétant l’ensemble de ces données collectées auprès du coeur de cible. Par exemple, si les participants sont jeunes, le message ne sera pas formulé de la même façon : le vocabulaire employé sera plus friendly et moins structuré, permettant ainsi de mieux s’immiscer dans cette communauté. Connaître ses participants permet donc d’optimiser les diverses stratégies marketing et de pouvoir accroître la compréhension du message.

De plus, les contenus proposés le jour J seront différents selon la catégorie de participants présents. Ainsi, en mêlant les attentes des participants choisis, les valeurs de l’entreprise et les tendances actuelles, le succès de l’évènement est garanti.

Lorsque l’on commence à développer une idée autour d’un évènement, il est nécessaire de se fixer une ligne directrice afin de ne pas être distrait par ce qu’il se passe autour. Pour éviter cela, il est nécessaire de savoir à qui l’on s’adresse et à quel besoin précis on répond grâce à l’évènement. Ainsi, durant le processus de développement et de l’élaboration des stratégies relatives à l’évènement, la cible reste l’élément clé à partir duquel l’ensemble des futures actions vont dépendre. L’objectif étant de vendre le bon produit au bon client en lui présentant cela de la meilleure manière à un prix attrayant.

 

Les exigences des consommateurs connectés liées au succès de l’évènement

Un ciblage précis permet de transmettre un message bien défini auquel les participants seront plus réceptifs mais également de réduire les coûts de la campagne en proposant des stratégies adaptées. Avec un consommateur de plus en plus exigeant, les organisateurs doivent privilégier la qualité sur la quantité, faire vivre une expérience unique aux participants tout en générant du bénéfice pour l’organisation.

De plus, le fait de proposer des actions personnalisées permet, par la suite, d’optimiser le ROI et d’avoir une relation client pérenne fondée sur la satisfaction.

En effet, le consommateur souhaite aujourd’hui que l’on crée pour lui et avec lui. Il souhaite donc être écouté et exige que l’on réponde à ses attentes en proposant des expériences divertissantes et novatrice. Avec la croissance des canaux de communication, les consommateurs souhaitent être constamment en interaction avec les organisateurs et deviennent progressivement des médias à part entière. Il est donc nécessaire de bien connaître les participants clés de son propre évènement afin de pouvoir mettre à profit l’ensemble des informations dont ils disposent.

En parallèle, si les attentes et les besoins de la cible choisie sont identifiés, les organisateurs pourront mettre en place une communication adaptée, au bon moment, avec le bon média et, surtout, à la bonne catégorie de personnes.

Comment faire ?

Savoir à qui l’on s’adresse

Avant se lancer dans l’organisation d’un évènement, il est important de savoir à qui l’on souhaite s’adresser et comment. Pour cela, il vous faut déterminer le type de clientèle à laquelle l’évènement va s’adresser, par exemple les jeunes cadres ou les femmes de 30 à 50 ans.

Les diverses caractéristiques de votre cible ne doivent plus avoir aucun secret pour vous. Ainsi, si votre évènement s’inscrit dans un parcours BtoB, votre public cible doit être défini selon le secteur d’activité de la structure, le nombre d’employés, le chiffre d’affaire ou encore le statut juridique. En parallèle, pour adapter correctement le contenu de l’évènement à la cible choisie, des informations comme l’âge, le niveau scolaire, la profession ou encore les revenus sont importantes. Pour être plus précis, des questions relatives à leur mode de vie, à leurs habitudes, à leur processus de décision d’achat pourront être complétées lors du formulaire d’inscription, par exemple.

De plus, même si l’évènement n’est pas directement considéré comme une offre commerciale à proprement parlé, il permet néanmoins de répondre à un besoin. Il est donc important de clairement identifier les besoins basiques des participants, et ce qui contribuerait à leur bien-être.

Au fur et à mesure de l’organisation de plusieurs évènements, il est possible de récolter un certain nombre de données grâce aux logiciels CRM. Ils permettent d’avoir une vision globale de tous vos évènements organisés et ainsi obtenir des informations relatives aux habitudes en croisant les données récoltées.  Il est également possible de collecter ce type de données grâce à la recherche de sondages ou encore d’études de marchés.

 

Définir les canaux par lesquels vous allez les aborder

Après avoir défini le profil de vos participants cibles, il faut définir la manière dont vous allez les atteindre et, surtout, par quels moyens. Grâce aux diverses données collectées, les médias privilégiés par la cible sont définis et permettent aux organisateurs d’orienter leurs stratégies de communication au niveau des médias traditionnels comme la télévision ou au niveau des médias en ligne comme Facebook, LinkedIn, ou encore la presse en ligne.

En parallèle, les campagnes d’e-mailing se multiplient et constituent une véritable opportunité dans l’organisation d’évènement. En soignant le fond, la forme et le visuel, les participants cibles sont rapidement captés par l’objet du message, ce qui accroît l’impact du message.

Bien connaître ses participants est une étape essentielle dans l’organisation d’évènement afin d’établir des stratégies marketing et de communication cohérentes et, surtout, d’optimiser le succès de l’évènement.

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