Pourquoi avoir le contrôle des données de vos participants


Il est important d’avoir la mainmise sur les données de vos participants. Cela permettra de communiquer simplement et rapidement les informations essentielles sur l’organisation de votre évènement. Sachez que ces dernières sont indépendantes des normes RGPD. Nous vous expliquons tout ci-dessous.


Rappel RGPD


Le règlement général de protection des données (RGPD) est un texte réglementaire européen qui encadre le traitement des données de manière égalitaire sur tout le territoire de l’Union Européenne. Il est entré en application le 25 mai 2018.


Les normes RGPD s’appliquent à toutes les entreprises traitant des informations personnelles de leurs clients sur le territoire européen. Elles permettent de responsabiliser les entreprises quant au respect de la vie privée des citoyens et de leurs données personnelles.


Donc concrètement pour vous, ce règlement protège vos participants de toutes exploitations abusives ou transmissions à des tiers de leurs informations personnelles sans leur accord ou sans informations préalables. C’est pour cela qu’au moment de l’achat d’un billet, vous devez demander à vos participants, le plus souvent à l’aide d’une case à cocher, s’ils acceptent l’utilisation de leurs données à d’autres fins que les vôtres ou pour l’envoi de communications commerciales. Vous devez également toujours leur permettre de s’opposer à ses prospections. 


Voici un récapitulatif de la CNIL sur la prospection commerciale par email.


Vous pouvez communiquer avec vos participants pour partager des informations concernant vos évènements 


Il vous est possible d’utiliser les données de vos participants pour leur communiquer des informations importantes relatives à l’organisation de votre évènement. Cela est tout à fait dans votre droit et est indépendant des normes RGPD. Ces derniers vous remercieront même de les avoir informés. Cependant, dans ces diffusions d’informations, il ne devra pas y avoir de quelconques prospections commerciales ou de pubs “déguisées” pour promouvoir des produits ou prestations quelconques.


Prenez le temps de prendre connaissance des termes vos contrats


Vous avez tout intérêt à posséder les informations personnelles de vos participants ! En temps de crise, il sera indispensable d’informer et communiquer à vos participants des quelconques changements d’organisation de votre évènement. Avec une solution adaptée, vous pouvez récupérer ces données facilement afin de communiquer rapidement en votre nom et à votre image.


Cependant, il est également possible que dans un contrat, il soit stipulé que vous ne pouvez pas avoir accès à ses données. Néanmoins, rien ne vous empêche de faire appel à la mise en place d’un protocole de partage de ses informations. En temps de crise, cela vous permettrait de communiquer le plus facilement possible avec vos participants. Pour autant, sachez que le contrat n’oblige en rien le partage de ces données. 


Nous vous conseillons donc de bien prendre connaissance de cela avant tout engagement avec un tiers.

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