Vos obligations légales en cas d’annulation de votre évènement à cause du Coronavirus
Cet article est uniquement à but informatif et n’a aucune valeur juridique engageante. Pour des informations à caractère légales dans votre cas précis, veuillez vous adresser à un juriste professionnel. Vous pouvez également consulter des textes de loi officiels.
Suite à la déclaration de cas Coronavirus COVID-19 sur le territoire français, le gouvernement a mis en place des restrictions exceptionnelles afin d’en limiter la diffusion. On apprend que « A l’échelle nationale, tous les rassemblements de plus de 1.000 personnes sont désormais interdits. Les préfets, les ministères feront remonter une liste d’événements considérés comme utiles à la vie de la nation ». Le site d’information du gouvernement donne des informations régulières à ce sujet. Chaque préfecture annoncera d’autres restrictions de rassemblement, en fonction de la gravité de propagation du virus et selon les zones géographiques. Le secteur évènementiel se voit fortement impacté par l’évolution de ces décisions. Il est donc possible que vous décidiez d’annuler ou de reporter votre évènement par mesures de sécurité, ou encore que vous y soyez contraint. Dans cet article, nous vous éclairerons sur les obligations légales en cas de report ou d’annulation de votre évènement dans le contexte du coronavirus.
[Mise à jour le 13 Mars 2020 « Les rassemblements de plus de 100 personnes sont désormais interdits en France », a annoncé Edouard Philippe.]
[La situation actuelle impose l’annulation de tous les évènements pendant la durée du confinement. Le gouvernement ajuste les interdictions de rassemblement au fur et à mesure en fonction de la situation sanitaire. Le 28 Avril lors de sa présentation du plan de déconfinement à l’assemblée, le Premier Ministre a mentionné une non reprise des évènements de plus de 5000 personnes avant Septembre.]
Envers qui avez-vous des obligations contractuelles en cas d’annulation ?
Lors de l’organisation d’un évènement, vous faites appel à de nombreuses “parties prenantes” qui participent à l’élaboration de celui-ci.
Nous pouvons citer entre autres :
- Les fournisseurs
- Les exposants
- Des prestataires de services
- Des gestionnaires de site
La relation que vous avez avec ces parties est régie par un contrat. Cela signifie que vous avez une obligation contractuelle envers eux. Si vous annulez votre évènement, les parties peuvent demander la résolution du contrat. La résolution du contrat revient à un anéantissement rétroactif. Vous devrez alors faire face à votre responsabilité contractuelle, en fonction du contrat établit avec les parties.
Quelles sont vos obligations contractuelles si vous décidez d’annuler votre évènement ?
En l’absence d’acte administratif formel, d’un arrêté préfectoral, ou de force majeure, la décision d’annuler votre évènement est considéré comme une décision unilatérale et spontanée. Ceci signifie vous êtes dans l’obligation d’assumer votre responsabilité contractuelle. Vos exposants, vos fournisseurs, vos prestataires peuvent faire une demande d’indemnisation pour le préjudice subi. L’idéal est de vous référer à chaque contrat que vous avez établi avec ces parties pour connaître vos obligations contractuelles en cas de résolution.
De ce fait, nous vous recommandons de vous rapprocher de votre préfecture, avant toute décision d’annulation d’un événement, pour exiger un arrêté ou un acte administratif qui conférera à la décision d’annulation le caractère d’une force majeure.
[Mise à jour le 09 Mars 2020 : L’arrêté du 9 mars 2020 portant diverses mesures relatives à la lutte contre la propagation du virus covid-19 interdit officiellement tout rassemblement de plus de 1000 personnes jusqu’au 15 avril 2020.]
[Mise à jour le 16 Mars 2020 : L’arrêté du 13 mars 2020 portant diverses mesures relatives à la lutte contre la propagation du virus covid-19 interdit officiellement tout rassemblement de plus de 100 personnes.]
Annulation d’évènement pour cause de force majeure
Qu’est ce que le cas de force majeure ?
L’article 1218 du code civil définit ce cas ainsi : « Il y a force majeure en matière contractuelle lorsqu’un événement échappant au contrôle du débiteur, qui ne pouvait être raisonnablement prévu lors de la conclusion du contrat et dont les effets ne peuvent être évités par des mesures appropriées, empêche l’exécution de son obligation par le débiteur. »
La force majeure désigne un évènement imprévisible, irrésistible (insurmontable) et échappant à votre contrôle.
Attention, au caractère d’imprévisibilité ! Le gouvernement a annoncé officiellement une interdiction de rassemblement de plus de 100 personnes à cause de la présence de l’épidémie sur le territoire. Si vous organisez un évènement après cette annonce officielle, le caractère d’imprévisibilité n’est plus valable. Par conséquent vous ne serez plus dans le cadre de force majeure.
Quelles sont vos obligations contractuelles en cas de force majeure ?
Une annulation pour cas de force majeure dégage l’organisateur de sa responsabilité et le délie de ses engagements contractuels. Il ne doit donc pas payer de dommages et intérêts aux parties prenantes qui demandent la résolution du contrat. Dans ce cas par exemple :
- Vous êtes remboursé des versements préalablement payés à vos fournisseurs puisque les prestations (l’événement) n’ont pas été exécutées
- Vous êtes exonéré de la responsabilité contractuelle envers vos exposants et de leurs frais engagés dans la participation à votre évènement
- Le prix que vous devez aux prestataires de services est dû à hauteur de la prestation exécutée
- Vous ne devez pas payer le gestionnaire de site puisque la prestation n’a pas été fournie.
Depuis le début du confinement, le gouvernement ajuste les interdictions de rassemblement en fonction de la situation sanitaire. Il faut effectivement un arrêté officiel afin d’être complètement couvert dans l’annulation de votre évènement. Sans cela, vous prenez pleine responsabilité de votre annulation.
Dans tous les cas n’oubliez pas de vous référer à vos contrats et d’observer individuellement chaque cas. En fonction de clauses additionnelles, votre responsabilité ou vos dus peuvent être différents.
Qu’en est-il des assurances ?
Vous pouvez être couvert par votre contrat d’assurance annulation dans le cas où vous avez souscrit avant la fin du mois de Décembre 2019 sous l’extension “Pandémies”. Depuis la fin du mois de Décembre, il n’est plus possible de souscrire à un tel contrat d’assurance annulation, en raison du risque avéré.
Devez vous rembourser vos participants ?
Si vous annulez votre évènement pour cause de force majeure
Vos participants ont acheté un billet pour assister à votre évènement. Ceci est également un contrat, ils vous payent pour l’accès à une prestation. Lorsque vous annulez votre évènement, les participants peuvent faire une demande de remboursement. En somme, ils demandent la résolution du contrat de vente et vous êtes dans l’obligation de leur restituer leur paiement puisqu’ils n’ont pas accès à l’évènement.
Attention, même si votre évènement est annulé dans le cadre de force majeure, cela ne vous exonère pas de vos obligations de remboursement. La seule différence est que les participants ne peuvent pas demander de dommages et intérêts. Par exemple, vous n’êtes pas responsable des billets de trains ou chambres d’hôtel payés par le participant pour assister à votre évènement.
[Mise à jour : « Pour toute annulation faite entre le 12 mars et le 15 septembre 2020, les organisateurs peuvent imposer aux consommateurs un avoir en guise de remboursement. »
Source : UFC-Que Choisir]
Si vos participants ne veulent pas se rendre à votre évènement
Conformément à l‘article L 121-20-4 du code de la consommation, les billets ne font pas l’objet d’un droit de rétractation. Toute commande est ferme et définitive. Dans le cas où un participant décide de ne pas se rendre à l’évènement parce qu’il a peur à cause de l’épidémie, vous n’êtes pas tenu de le rembourser.
Une modification est elle différente d’une annulation d’événement ?
Vous estimez qu’il est plus judicieux de reporter votre évènement à cause des risques d’épidémie. Cela implique une modification de la date de votre évènement.
La modification substantielle d’un évènement (modification de la date, de l’heure, du lieu de l’évènement ou de sa programmation), alors que des billets ont été vendus est assimilée à une annulation de l’évènement. Bien que vous proposiez à vos clients exposants et partenaires une solution de secours, le report d’un évènement constitue alors une modification substantielle de votre évènement.
La modification n’est donc pas différente d’une annulation d’évènement en ce qui concerne votre responsabilité contractuelle.
Vous pouvez trouver toutes les étapes pour reporter votre évènement dans notre FAQ.
Nous mettrons tout en œuvre pour vous accompagner au mieux dans ce contexte très spécifique pour le secteur évènementiel. Nous faisons de notre mieux pour mettre à jour cet article et les informations qu’il contient en fonction de la situation.
Sources utilisées pour rédiger cet article :
QUE CHOISIR : Coronavirus, le remboursement des évènements annulés est possible
UNIMEV : Coronavirus Covid-19 Des éléments de réponses
L’article 1218 du code civil
L’article L 121-20-4 du code de la consommation
Vous organisez des évènements culturels ? Depuis 2011, nous accompagnons les organisateurs d’évènements dans leurs projets. Nos outils simplifient la gestion d’évènement et vous permettent de gagner du temps. N’hésitez pas à venir tester notre plateforme gratuitement pour vous faire un avis.
Merci 🙂
Comment se passe un remboursement ?
Cela coûte t’il quelque chose à quelqu’un ?
Hello
Merci pour votre commentaire !
Vous pouvez retrouver toutes les informations pour rembourser vos participants dans notre FAQ avec toutes les modalités.
Si vous avez d’autres questions n’hésitez pas à contacter notre support clients.
Bonne journée,
L’équipe Yurplan
Bonjour,
J’ai un souci actuellement avec une société de placement de stage. J’ai payé pour un stage qui devait commencé le 11 mai 2020 (fin du stage 30 septembre). Stage qui devait s’effectuer en Nouvelle-Zélande. Les frontières sont fermées, je ne sais pas quand je pourrai éventuellement partir, et le confinement officiel est annoncé jusqu’au 11 mai. J’ai donc demandé le remboursement, il me dise qu’on pourra envisager le remboursement si les frontières ne réouvrent pas d’ici cette été. Mais moi je demande le remboursement maintenant, car force majeur (épidémie). Est-ce légitime de ma part ??
Merci à vous pour votre réponse
Bonjour,
Nous avons rédigé cet article dans le but de conseiller les organisateurs d’évènements, en nous renseignant sur les modalités concernant leur annulation ou leur modification liées à la crise sanitaire du coronavirus. Nous n’avons malheureusement pas l’expertise nécessaire pour apporter une solution à votre cas précis. Nous vous suggérons de vous tourner vers un organisme compétent (Juriste, cabinet d’avocat) afin de trouver la réponse à votre question et ainsi débloquer votre situation.
Bon courage à vous !
Bonjour, je suis artisan et j’ai payé un emplacement pour un marché au mois d’avril donc annulé. On m’a proposé une autre date à laquelle je suis indisponible. Après avoir demandé par mail un remboursement on m’a répondu que ce serait trop préjudiciable pour eux et que tt les autres exposants avaient compris eux ( culpabilisant). J’ai commencé depuis peu mon activité et je suis très fortement impactée par le confinement. La somme que j’ai payée représente beaucoup pour moi. Je n’ai qu’une facture aucun contrat. Quels sont mes recours ? Merci beaucoup pour votre réponse.
Bonjour,
Vous pouvez évidemment continuer le dialogue avec les organisateurs du marché et entamer des négociations en expliquant votre situation précise et le risque pour votre activité en cas de non remboursement. Puisque vous n’avez pas de contrat qui vous donnerait des indications sur la démarche à suivre en cas de report du marché, il est difficile de vous donner une réponse. Si vous ne parvenez pas à trouver un arrangement convenant aux deux parties et pour connaître vos recours légaux dans votre situation précise, nous vous suggérons de vous tourner vers un organisme compétent (juriste, avocat…).
Bon courage à vous !
Merci d’avoir pris le temps de me répondre. Je vais faire au mieux en espérant trouver les réponses à mes questions au près d’organisme compétent. Merci pour vôtre article en tout cas je ne trouve vraiment pas beaucoup d’informations pour ce cas de figure sur internet .
Bonjour, J’ai signé un contrat afin de participer à une Foire expositions en tant qu’exposant et déjà réglé mon emplacement. Suite au coronavirus la foire a été annulée. J’ai contacté la foire afin de me faire rembourser mais ils m’ont indiqué qu’ils ne me rembourseraient pas la totalité car il est stipulé dans les conditions générales de vente qu’une pandémie ne les oblige pas à me rembourser en totalité. Est ce légal? Quelsont mes possibilités de remboursement pour une foire annulée ou reportée.
Bonjour,
Il convient effectivement de vous reporter vers votre contrat et les clauses que vous avez signées. Il est possible que les organisateurs de l’évènement soient exonérés de votre remboursement dans cette situation. Cependant, nous ne sommes pas un organisme compétent en matière juridique. De ce fait, vous pouvez toujours vous diriger vers un juriste ou un avocat afin qu’il examine plus précisément votre contrat et votre situation en particulier.
Bon courage à vous !
J’ai établi un contrat avec un client pour un mariage.
Le client se mariait à la base le 27 juin 2020
Il a décidé sans me prévenir de changer et de se marier le 3 juillet 2021. (Date à laquelle je ne suis pas dispo)
Il me demande de lui rendre sa caution (encaissée normalement en cas d’annulation de la part du client) car il considère que c’est moi du coup qui annule et pas lui.
Qu’en pensez vous?
Bonjour,
Dans le cas d’un report il convient effectivement d’avertir ses prestataires et de convenir d’une date avec eux. Concernant le remboursement de la caution, vérifiez bien que les clauses couvrent le cas spécifique auquel nous faisons face ces derniers mois. Nous vous suggérons de vous tourner vers un organisme compétent (juriste, avocat..) afin d’examiner avec précisions votre cas et votre contrat.
Bon courage à vous !
Bonjour,
J ai payé une place pour un événement associatif, il a été reporté d’un an , je ne pourrai pas m’y rendre mais l’association refuse catégoriquement de me rembourser faute de trésorerie suffisante et me disent de me débrouiller par moi même pour revendre ma place .
Ont-ils le droit et dans le cas contraire comment puis-je me faire remboursé ?
Merci de votre réponse 🙂
Bonjour,
D’après UFC-Que Choisir nous apprenons que depuis les nouvelles mesures liées à la crise, « pour toute annulation faite entre le 12 mars et le 15 septembre 2020, les organisateurs peuvent imposer aux consommateurs un avoir en guise de remboursement.
La remise de l’avoir est gratuite et doit se faire dans les 30 jours de l’annulation, par courrier ou message électronique. Cet avoir valable 12 mois à partir de sa remise pourra servir à payer une prestation auprès du même organisateur ou sera remboursé à terme. »
Vous pouvez des informations plus précises dans cet article concernant les nouvelles modalités qui s’appliquent actuellement.
Nous espérons que ces informations répondent à votre situation.
Belle journée !
Bonjour,
nous étions inscrits en tant que producteur comme exposant à un salon le 30 et 31 mai 2020, et l’organisateur a décidé de manière unilatérale de déplacer le salon au 19 et 20 septembre, date à laquelle nous étions dans l’impossibilité de participer. Il refuse désormais de nous rendre 50% des droits d’inscritpion en tant qu’exposant à ce salon. Est-il dans son droit?
Bonjour,
Dans le cas d’un report il convient effectivement d’avertir ses prestataires et exposants afin de convenir d’une date avec eux. Concernant le remboursement des droits d’inscription, il faut vous reporter aux clauses de votre inscription pour savoir si l’organisateur s’engage à vous rembourser dans le cas où vous n’êtes pas disponible pour la nouvelle date de report. Si vous avez le moindre doute, nous vous suggérons de vous tourner vers un organisme compétent (juriste, avocat..) afin d’examiner avec précisions votre cas.
Bon courage à vous !
bonjour
je découvre votre article ce jour qui est très bien et apporte quelques informations bien utiles en ces temps. je suis organisatrice d’événements. notre salons prévu en mai 2020 a déjà été reporté 3 fois. nous avons pris la précaution de ne pas annuler, mais à ce jour nous n’avons toujours pas les autorisations pour le tenir. cela fait un an que les premiers exposants ont versé des acomptes et soldé pour certains leur stand.
Ne voyant pas d’amélioration sanitaire, nous pensons ne pas pouvoir le tenir en juin 2021 comme prévu.
Avons nous l’obligation de rembourser les exposants ou pouvons nous retenir une pénalité comme prévu dans les CGV pour ceux qui se retirent ?
MERCI DE VOS CONSEILS
CORDIALEMENT
Bonjour,
Merci pour votre commentaire. Dans le cas d’un report vous pouvez trouver cette information sur l’Unimev :
« Est-il possible d’imposer le report à un exposant ?
Dès lors qu’il est posé dans un délai raisonnable, c’est-à-dire un délai qui n’affecte pas significativement les attentes que les exposants peuvent avoir de la prestation fournie, l’organisateur peut imposer ce report qui lui est, à lui-même, imposé par la loi. En pratique, l’organisateur notifie les nouvelles dates et engage une négociation commerciale avec les exposants qui justifient de leur incapacité à participer à l’édition reportée. »
Cependant si le report n’est pas possible et que vous prenez la décision d’annuler, alors le contrat est résolu. C’est-à-dire qu’il est annulé avec effet rétroactif. Les choses sont remises en l’état, comme si le contrat n’avait jamais existé. Vous devez donc rembourser les exposants.
Il est important de préciser que nous ne sommes pas des professionnels du droit, nous ne faisons qu’interpréter les informations que nous trouvons. De ce fait, si vous avez le moindre doute, nous vous suggérons de vous tourner vers un organisme compétent (juriste, avocat..) afin d’examiner avec précisions votre cas.
Bon courage à vous !
Bonjour,
Nous avons décider de nous marier a l’étranger ma femme et moi avant la pandémie signature du contrat le 14/09/2019 . Nos billets d’avion on été annulés a car il y avait un arrêt national en France et dans le pays en question, notre organisateur de mariage ne veux donc pas nous remboursé car cela ne fait pas partie des conditions général de vente, l’accompte versé est donc définitivement perdu ou non ?
merci par avance
Bonjour, il faut effectivement vous reporter aux conditions définies dans votre contrat. Il est important de préciser que nous ne sommes pas des professionnels du droit, nous ne faisons qu’interpréter les informations que nous trouvons. Dans votre cas précis d’un mariage, nous vous suggérons de vous tourner vers un organisme compétent (juriste, avocat..) afin d’examiner avec précisions votre situation.
Bon courage à vous !