Coronavirus : comment rassurer vos participants et garder le contrôle de votre évènement ?


Nous souhaitons vous informer que les articles que nous rédigeons concernant le Coronavirus et vos évènements sont liés à une actualité récente. Notre équipe fait tout son possible pour mettre à jour au plus vite les informations partagées. Par ailleurs, ces textes ne correspondent pas à une consultation juridique et n’ont aucune valeur engageante pour Yurplan.


Suite à la propagation du Coronavirus, ou virus COVID-19, sur le territoire français, le gouvernement a interdit les rassemblements de plus de 100 personnes. Les zones les plus touchées suivent des réglementations particulières qui évoluent en fonction de la situation (réduction des jauges, annulation d’évènements, ect…). Si votre évènement est annulé ou maintenu, nous vous transmettons tous les conseils pour gérer au mieux la sensibilisation de vos participants et le respect des normes en vigueur.


Rappel sur la communication gouvernementale


Le gouvernement a indiqué dans une communication publiée le 28 février 2020 sur le site d’information relatif au covid-19 :

« Toujours avec l’objectif de limiter la diffusion du virus par le brassage des populations, le gouvernement a décidé d’adopter une politique de prévention plus stricte en matière de rassemblements. Hors Clusters, tous les rassemblements de plus de 5000 personnes en milieu confiné seront annulés et les préfets recevront des indications pour annuler également, en lien avec les maires, les rassemblements, y compris en milieu ouvert, quand ils conduisent à des mélanges avec des personnes issues de zones où le virus circule possiblement. »

[Mise à jour le 08 Mars 2020 : « A l’échelle nationale, tous les rassemblements de plus de 1.000 personnes sont désormais interdits. Les préfets, les ministères feront remonter une liste d’événements considérés comme utiles à la vie de la nation » a annoncé le ministre de la Santé Olivier Véran.]

[Mise à jour le 13 Mars 2020 : « Les rassemblements de plus de 100 personnes sont désormais interdits en France », a annoncé Edouard Philippe.]

Vous l’avez compris, le gouvernement n’a, pour le moment, pas pris de décision administrative formelle d’interdiction. En l’absence d’acte formel et avant toute décision d’annulation, nous vous conseillons de vous rapprocher de votre préfecture. C’est elle qui jugera si votre évènement doit-être annulé ou non. À savoir que si votre évènement a été lancé après la prise de conscience de l’épidémie en France, l’annulation ne fera pas l’objet d’un cas de force majeure. Celui-ci est définie par le code civil par l’imprévisibilité, l’irrésistibilité et l’extériorité de l’évènement.

[Mise à jour le 09 Mars 2020 : L’arrêté du 9 mars 2020 portant diverses mesures relatives à la lutte contre la propagation du virus covid-19 interdit officiellement tout rassemblement de plus de 1000 personnes jusqu’au 15 avril 2020 et constitue une décision formelle d’interdiction.]


Quelques conseils sur le maintien de votre évènement face au Coronavirus


Bien entendu, certaines précautions sanitaires et sécuritaires face au Coronavirus sont à prévoir pendant votre évènement. Cependant, celles-ci ne feront pas l’objet de cet article. Pour en savoir plus à ce sujet, vous pouvez vous référer à l’article suivant. Ici seront développés des conseils sur :

  • la gestion de la communication auprès de vos parties prenantes afin de les sensibiliser et les informer aux mesures à prendre face à l’épidémie.
  • le maintien d’un évènement de plus de 100 personnes avec la gestion des jauges d’entrées et de sorties.

Communiquez sur les précautions à prendre face au coronavirus sur votre évènement


image représentant une bulle de communication pour rassurer vos participants dans le cadre du Coronavirus dans vos évènements.


Rassurez les parties prenantes ! Maîtriser la communication relative aux mesures à prendre auprès des différents acteurs de votre évènement. Avec un outil CRM connecté à votre billetterie ou votre module d’inscription en ligne, il vous est possible d’envoyer des communications personnalisées à vos différents types de participants. 

De manière générale, informez toutes les parties prenantes : prestataires, partenaires, participants ou exposants. Rassurez et informez-les sur l’évolution globale de la situation, les mesures prises par les pouvoirs publics et les dispositifs mis en place au sein de votre évènement. Un contexte de crise se présente ? Anticipez les réactions ! Si un nombre important de participants hésitent à se rendre sur votre évènement, communiquez sur le maintien de votre événement et la mise en œuvre des mesures de précaution planifiées.

Pour plus de sécurité, intégrez sur votre formulaire d’achat ou d’inscription une question demandant si le participant s’est rendu dernièrement dans une zone à risque. Si oui, vous pouvez leur envoyer des messages personnalisés pour les sensibiliser davantage aux mesures à prendre avant et pendant votre évènement.


Maîtrisez les entrées et sorties de votre évènement


Illustration représentant le contrôle des jauges d'entrée sur l'application de scan, pour garder un oeil sur les entrées et sorties de votre évènement dans le cadre du Coronavirus


En effet, les outils de scan permettent de maîtriser la jauge d’entrées et de sorties en temps réel pour respecter le bon nombre d’individus sur place. Par conséquent, prévoyez une communication en amont informant les participants de conserver leur billets ou badges jusqu’à leur sortie. Plus de personnel sera donc nécessaire pour scanner les titres d’accès de vos participants lorsqu’ils quitteront l’évènement. Sachez que d’un point de vue légal, il n’est pas possible de compter manuellement les entrées et sorties, car cela est soumis à la relativité humaine. 

Pensez que dans la limite des 100, il faut prendre en compte tous les acteurs : équipe, participants, visiteurs, partenaires, etc…

Ainsi, vous êtes capables de maîtriser vos statistiques de remplissage et la limite du nombre d’acteurs présents au même moment.


Votre évènement est annulé, que faire pour vos participants ?


Comme énoncé précédemment, l’annulation de votre évènement est à considérer. Celui-ci peut venir de votre propre initiative ou par obligation préfectorale. Dans ce dernier cas, si votre évènement a été lancé avant l’annonce de l’épidémie en France, vous ferez l’objet d’un cas de force majeure. Par conséquent, le remboursement de vos participants reste obligatoire s’ils se manifestent. Cependant, ces derniers ne pourront pas demander de dommages et intérêts liés à l’annulation (remboursement transport, logement, etc…). La démarche de remboursement de vos participants est expliquée dans notre page d’aide.

Si vous décidez de reporter votre évènement, le fonctionnement est le même. Le cas de force majeure vous oblige à rembourser vos participants s’ils le demandent. 

Si vous souhaitez en savoir plus sur cet aspect juridique, retrouvez toutes les informations dans cet article, Coronavirus : votre obligation légale en cas d’annulation de votre évènement.


Nous essayons au mieux de vous accompagner dans la gestion de vos évènements face à la situation actuelle, si vous souhaitez plus d’informations, vous pouvez nous contacter via ce formulaire


Sources :

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