Covid-19 : Rassurer vos participants sur la reprise des rassemblements à l’aide de votre communication


Les évènements de moins de 5000 personnes vont pouvoir reprendre progressivement. Après ces mois de confinement et de mise en garde concernant les rassemblements physiques, il est possible que le public ait quelques inquiétudes. Le maître mot pour leur redonner confiance : la transparence ! Voici nos conseils pour rassurer vos participants avec votre communication et organiser leur venue dans les meilleures conditions. 


Rassurer les participants sur les mesures sanitaires


Indiquez à votre communauté que vous avez une connaissance précise de la situation ! Vous pouvez les rassurer avant le début de votre évènement en expliquant les mesures d’hygiène que vous avez prévues. Les dispositifs pour se laver les mains, les fréquences de nettoyage du site, les dispositions pour faire respecter la distanciation … toute information est bonne à prendre dans un contexte comme celui-ci.


La transparence sur votre organisation sera d’autant plus importante et rassurante. Vous pouvez également indiquer à vos participants la jauge que vous avez prévue. Cela leur permettra d’anticiper leur comportement au type de rassemblement auquel ils vont participer. 


Afficher des signalétiques pendant votre évènement


Sur place, vous pouvez installer des points d’information et de médicalisation. La présence de médecins sur votre évènement aura un double effet :

  • prendre en charge les cas suspects possibles, après avoir procédé à un examen médical,
  • rassurer vos participants puisqu’ils pourront poser leurs questions à des professionnels de santé.

Des indications concernant les files d’attentes et des communications sur le respect des mesures sanitaires seront nécessaires pour guider vos participants. Ces signalétiques montreront votre conscience de la situation et votre organisation pour assurer leur sécurité. Veillez à afficher clairement à l’entrée les informations les plus importantes pour guider vos participants, telles que : 

  • les mesures prises pour limiter les risques de contamination,
  • un rappel des consignes,
  • des informations concernant l’organisation des files d’attentes,
  • les modalités de paiement,
  • la localisation des points d’eau pour se laver les mains,
  • la localisation des point de médicalisation.

Vous pouvez également afficher ce document officiel attestant que vous vous engagez à respecter les normes sanitaires.


Se montrer ferme concernant le respect des mesures de prévention contre le Covid-19


Lors de notre enquête sur la vision des français concernant la reprise des évènements, 46% des interrogés ont annoncé que le non-respect de la distanciation physique sur l’évènement peut être un frein qui les empêcherait de participer. Il est ressorti assez clairement que les répondants avaient peur que les autres participants ne respectent pas les mesures de distanciations, ce qui risquerait de les exposer au virus.


Vous devez vous montrer ferme sur les mesures que vous prenez pour assurer la sécurité de vos participants. Si vous décidez d’imposer le port de masque, indiquez clairement qu’il ne sera pas possible d’accéder à l’évènement sans celui-ci. Le fait de vous montrer intransigeant concernant le respect de ces mesures aura pour effet de rassurer les participants inquiets des risques d’incivilités. 


Quels canaux utiliser pour informer vos participants ?


Une bannière sur votre site web, des post sur les réseaux sociaux : vous avez tout intérêt à afficher ces mesures là où se trouve votre communauté afin qu’elle puisse consulter ces informations n’importe quand


Il ne faut cependant pas oublier l’envoi de mails personnalisés à vos listes de participants. Pendant la gestion des annulations liées au Covid-19, nombre d’entre eux ont exprimé leur étonnement lorsque l’annulation d’un évènement était affiché sur les réseaux sociaux mais qu’ils n’avaient pas reçu de mail les informant personnellement. Avec un outil CRM connecté à votre billetterie ou votre module d’inscription en ligne, vous pouvez envoyer des communications personnalisées à vos différents types de participants pour les informer de vos dernières actualités.


Connaître l’actualité pour communiquer correctement


Il est toujours aussi capital de vous informer régulièrement sur l’évolution des réglementations et des indications gouvernementales puisqu’elles évoluent rapidement. Mettez en en place une veille d’information afin d’être au courant des dernières actualités. Vous pouvez consulter des sources d’information officielles telles que : 


Nous essayons au mieux de vous accompagner dans l’organisation de vos évènements face à la situation actuelle. Dans cette optique, vous pouvez retrouver sur notre blog :

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