Comment optimiser la gestion des stocks dans l’évènementiel ?

Pourquoi une bonne gestion des stock est-elle essentielle pour un organisateur ?

Dans toutes les entreprises industrielles ou commerciales, la gestion des stocks constitue une problématique majeure. La multiplication des produits proposés lors des évènements conduit les organisateurs d’aujourd’hui à réfléchir à l’optimisation de cette gestion. Effectivement, de plus en plus de produits sont mis en vente lors d’un évènement, ce qui rajoute certaines contraintes à l’organisateur : quantités de boissons, de nourriture, de produits dérivés etc. Contrairement à un lieu de vente “en dur”, la période de commercialisation d’un produit dans l’évènementiel se fait généralement sur une courte durée, ce qui implique que les quantités doivent être déterminées en avance et le plus précisément possible. Cette courte durée ne permettant pas ou peu, de réapprovisionnement, les risques de rupture de stock ou de sur-stockage sont donc décuplés et leurs conséquences aussi. Un sur-stockage de produits alimentaires ou de boissons peut engendrer un important gaspillage et des pertes financières irrémédiables. De plus, il arrive que des fournisseurs n’acceptent pas la reprise de produits, même non consommés, et l’organisateur peut alors se retrouver avec des stocks d’invendus. Inversement, il est possible de se retrouver en situation de rupture de stocks avant la fin de l’évènement. En plus d’une perte de rentabilité pour l’organisateur, une telle situation peut occasionner de l’insatisfaction chez les participant qui se retrouve alors privé de consommer.

 

Établir un prévisionnel des ventes

Il existe différents moyens pour anticiper au mieux les quantités à prévoir lors d’un évènement. En plus de proposer les billets en vente sur place, l’organisateur peut dans un premier temps proposer des pré-ventes, ce qui lui permettra d’établir un nombre de participants minimum lors de son évènement. Il lui est également possible de mettre en vente des packs incluant la pré-vente et une consommation, ou encore de proposer un tarif spécial donnant droit à une consommation offerte ou à prix avantageux. Ces méthodes peuvent à la fois servir d’outil de promotion pour l’évènement, mais également de moyens pour prévoir la consommation.

Avec le développement du porte-monnaie virtuel dans l’évènementiel, le participant a désormais la possibilité d’acheter en avance les différents produits qu’il souhaitera consommer sur place. Cette fonctionnalité de boutique en ligne est très avantageuse pour les participants, puisqu’ils n’ont plus à patienter dans des files d’attente pour acheter leurs consommations et peuvent directement aller les retirer. Pour l’organisateur, cette méthode permet de commencer à vendre ses produits avant l’évènement, et ainsi adapter ses stocks en fonction de la demande qui est faite.

Toutefois, l’établissement d’un prévisionnel des ventes repose avant tout sur une étude statistique de la consommation du public. Cette étude peut se faire à l’aide de statistiques obtenues sur des évènements précédents similaires. Elle permettra d’observer l’évolution des ventes, le panier moyen d’un participant, son circuit de consommation, les produits qui ont été le plus plébiscités, et ainsi évaluer au mieux quelles quantités prévoir.

 

Établir un suivi des ventes en temps réel

Pour connaître en temps réel l’état des stocks sur un évènement, l’organisateur peut choisir d’utiliser un logiciel de gestion de stock qui centralisera les caisses de ses différents points de vente. Cela lui permet d’avoir un suivis par heure des ventes effectués et des stocks restant par produit.

Néanmoins, afin de faciliter et d’améliorer sa gestion de stocks, l’organisateur peut opter pour un système de paiement Cashless. En plus de fluidifier le paiement qui se résume plus qu’à un simple scan, le Cashless offre la possibilité de suivre en temps réel l’évolution des ventes sur chaque point de vente depuis un smartphone. Cette technologie permet de fournir des statistiques précises sous forme de tableaux de ventes par produit ou/et par vendeur.

L’optimisation de la gestion des stocks est aujourd’hui facilitée par ces nouveaux outils, qui permettent donc à l’organisateur d’automatiser sa gestion, de réaliser des économies, et par conséquent d’augmenter son chiffre d’affaire.

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