WiFi : La checklist pour un évènement connecté

Dans l’évènementiel professionnel, disposer d’une connexion internet est quasiment indispensable. D’une part pour vous, organisateurs, mais aussi pour vos participants.

La digitalisation d’un évènement amène une interactivité et peut devenir un réel atout en terme de marketing et de communication.

Cependant, il est parfois compliqué et coûteux de mettre en place une couverture WiFi adaptée. Il faut alors en amont vous poser les bonnes questions.

 

Évaluer ses besoins

Tout d’abord, il faut évaluer vos besoins. Ils varient en fonction de votre type d’évènement et de vos objectifs. Vous devez également déterminer si vous ouvrez l’accès Wi-Fi à vos participants, ou non.

Ouvrir l’accès WiFi à vos participants est très avantageux en terme d’image de marque. Ils seront plus à même de partager leur expérience en live sur les réseaux sociaux, ce qui augmentera la visibilité de votre évènement. Cela peut par ailleurs vous aider dans votre recherche de sponsors et partenaires, étant donné qu’ils disposeront eux aussi d’une visibilité bien plus importante.

En outre, vous pourrez enrichir votre base de données en observant le comportement de vos participants : les réseaux sociaux qu’ils utilisent, comment ils les utilisent, leurs habitudes et les tendances auxquels ils sont sensibles.

Dans le cas où vous décidez d’ouvrir l’accès à vos participants, vous devez tenir compte de leur nombre et de leurs besoins pour choisir votre solution Wi-Fi.

Ensuite, vous devez définir vos besoins au regard des animations que vous prévoyez, ainsi que des besoins techniques de vos exposants.

Alors, vous pourrez estimer le nombre d’appareils connectés et les besoins en mégabits par seconde.

 

Choisir sa solution

Il se peut que le lieu que vous avez choisi pour le déroulement de votre évènement propose une solution Wi-Fi gratuite. Néanmoins, ces solutions sont généralement insuffisante et peu qualitative. De plus, elles offrent rarement l’accès au réseau aux participants.

Si le lieu propose un service payant, il faudra prévoir des frais supplémentaires pour la mise en place du service. Mais aussi des frais d’ouverture de ligne.

Vous pouvez également faire appel à un prestataire extérieur. Dans ce cas, les frais seront plus importants. Mais la qualité du service sera généralement meilleure. Vous pourrez trouver une offre en adéquation avec vos besoins. Il est préférable de demander plusieurs devis afin de pouvoir comparer les offres et les prix.

Dans tous les cas, prêtez attention au service de dépannage. Vous devez avoir un technicien à disposition sur place, ou sur demande. Effectivement, vous risquez une perte considérable de crédibilité en cas d’incident technique.

La solution Wi-Fi est un poste de dépense non négligeable. Il doit être pris en compte dès la réalisation du budget prévisionnel de votre évènement, de façon à éviter toute mauvaise surprise.

 

Limiter les accès

Une fois votre offre choisie, vous devez veiller à ne pas utiliser le réseau à plus de 75% de sa capacité maximale afin d’éviter toute saturation.

De plus, il faudra dans tous les cas établir une connexion dédiée pour le personnel et les appareils importants. Cette connexion doit être distincte de celle de vos participants.

Dans l’idéal, pour limiter l’accès à certains appareils, utilisez les adresses MAC (Media Access Control). Il s’agit d’un code de 12 caractères. Ces adresses vous permettront d’indiquer les appareils qui auront accès à la connexion Wi-Fi. C’est le niveau de sécurité le plus élevé.

Avant votre évènement, testez le réseau. Il existe des service en ligne qui permettent de vérifier la vitesse de la connexion, comme speedtest.

De même, vérifiez si la connexion est homogène. Il se peut que certaines zones ne soient pas ou peu couvertes. Vous pouvez alors prévoir des solutions de repli comme des dominos 3G/4G pour couvrir ces zones.

 

La connexion Wi-Fi est un élément important pouvant contribuer à la réussite de votre évènement. Ainsi, il doit être anticipé afin de trouver la solution la plus adaptée.

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