Logiciel d'inscription pour
congrès

Valérie
Valérie organise le congrès bi-annuel d’un grand magazine de beauté. Cette année le congrès se tiendra sur deux jours et près de 35 000 visiteurs et professionnels sont attendus. Pour proposer un déroulement toujours plus qualitatif et gagner du temps sur son organisation Valérie a choisi de passer sur un système d'inscription en ligne.

Comment Valérie prépare-t-elle son congrès avec YurPlan ?

Avec le logiciel d’inscription YurPlan, Valérie peut proposer une plateforme unique pour l’inscription des différents types de visiteurs : abonnés, non-abonnés et professionnels de la beauté. Chaque type de visiteur aura un tunnel d’inscription diffèrent avec un formulaire qui s’adaptera selon les justificatifs à fournir. Pour chaque groupe de visiteurs, Valérie met en place des promotions spécifiques et garde le contrôle sur leur utilisation avec des codes promo à usage unique. Elle gère aussi une campagne d’invitations gratuites pour l'acquisition de nouveaux lecteurs. Pour avoir toutes les informations concernant ses visiteurs au même endroit, Valérie importe tous ses contacts des précédentes éditons et les consolide dans le CRM YurPlan. Les visiteurs pourront également directement s'inscrire au différentes conférences tenues pendant le congrès ainsi qu’au différents repas proposés.
Badge congrès
Tous les paiements seront donc récoltés sur la même plateforme et tous les droits d’accès des visiteurs seront ajoutés à leur invitation. A leur arrivée sur le congrès, ils se verront remettre un badge afin d’accéder à l’événement. Ce badge qui contiendra toutes les informations liées à leur parcours constituera un pass unique pour circuler sur le site tout au long du congrès, et avoir accès aux conférences mais aussi au repas. De plus, grâce à sa connexion avec le CRM YurPlan, ce badge servira aussi comme identifiant pour l’application networking des congressistes et facilitera ainsi les prises de contact avec les professionnels.

Quels sont les avantages
du logiciel d’inscription YurPlan
pour le déroulement du congrès ?

Dès leur arrivée au congrès, chaque visiteur peut retirer son badge à une des bornes en libre service. Les badges sont alors imprimés sur le moment après identification du participant. Valérie gagne ainsi un temps considérable sur la mise en place de l'accueil et même les inscrits de dernière minute se voient rapidement délivrer leur badge. Le contrôle des entrées mais aussi de l’accès aux conférences et au repas est géré par l’application YurPlan Pro - Entry embarquée sur des douchettes professionnelles.

Grâce à la synchronisation permanente des données sur l’application mobile, Valérie a aussi accès en temps réel aux statistiques des flux de personnes. Par ailleurs, toutes les entrées sont utilisables une seule fois, ce qui empêche la revente ou l'échange de badges frauduleux.

Pour les professionnels, Valérie propose un outil innovant pour rentrer en contact avec les participants : l’application contacts du module exposants. Identifié par son badge, chaque professionnel présent aura accès aux fiches contacts des visiteurs qui se sont présentés à son stand. Le professionnel exposant aura donc directement accès à la liste des visiteurs qu’il a rencontrés, et les participants du congrès pourront apprécier une communication plus ciblée et plus qualitative.
Push congrès
Les rencontres entre congressistes sont quant à elles rendues possibles grâce à l’application networking dans laquelle les visiteurs peuvent se retrouver rapidement et simplement.

Tout au long du congrès, les visiteurs sont également informés par des messages push des moments forts du congrès à ne pas rater.

Comment Valérie prépare-t-elle la prochaine édition du congrès ?

Dés la fin du congrès un rapport complet permettant de visualiser tous les données récoltées pendant les deux jours est envoyé à Valérie. Elle pourra ainsi analyser quels canaux de communication ont le mieux marché, comparer ses différentes promotions et extraire des statistiques sur les affluences des différentes conférences. Pour être sûre d'améliorer la qualité de son congrès d'édition en édition, Valérie lance une campagne de questionnaires de satisfaction.

Résultats du premier congrès de Valérie avec YurPlan :
  • 100 %
    des invitations
    affiliées
  • 12430
    prises de contact
    avec des professionnels
  • +- 3 min
    pour imprimer
    son badge
  • 32 %
    retours sur
    l'enquête satisfaction
  • " Après avoir testé plusieurs outils de billetterie, nous pouvons dire que YurPlan est pour nous la seule solution qui répond parfaitement à toutes nos attentes. Leur équipe est à l'écoute et très réactive. "
    Samuel Haddad
    -
    PremC
  • Voir plus de témoignages

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