Comment bien organiser l’accès sur un événement ?

Organiser un événement peut être un défi, surtout lorsqu’il s’agit de maîtriser l’accès et de garantir la sécurité et l’exclusivité. Que vous organisiez un concert, un salon professionnel ou un festival, il est essentiel de mettre en place des mesures appropriées pour vous assurer que seules les personnes autorisées puissent y assister.

Pourquoi la sécurité et l’exclusivité sont-elles importantes pour un événement?

Lorsque vous organisez un événement, il est essentiel de contrôler l’accès et de garantir la sécurité et l’exclusivité. Ces éléments sont indispensables pour assurer le bon déroulement de votre événement et la satisfaction des participants.

La sécurité est primordiale pour protéger les personnes présentes et prévenir tout incident. Il arrive qu’il y ait à l’entrée d’un événement des situations difficiles à gérer comme des mécontentements, des bagarres, une panne de matériel, un accident…

Face à ce genre de situation, l’organisateur doit être en mesure de répondre immédiatement et efficacement. En assurant la sécurité de votre événement, vous montrez votre engagement envers le bien-être de vos participants et vous vous assurez qu’ils peuvent profiter de l’expérience que vous avez prévue en toute tranquillité.

L’exclusivité est également un élément essentiel pour garantir la satisfaction des participants. En limitant l’accès à votre événement aux seules personnes autorisées, vous créez une expérience unique et privilégiée. Cela peut contribuer à renforcer l’image de votre événement et à attirer un public de qualité.

Utilisation de la billetterie en ligne

La technologie peut jouer un rôle essentiel dans le contrôle d’accès à votre événement. De nos jours, de nombreuses solutions technologiques sont disponibles pour garantir la sécurité et l’exclusivité des participants.

Les systèmes de billetterie en ligne sécurisés peuvent vous aider à gérer les invitations et les inscriptions. Ces systèmes permettent de vérifier l’identité des participants, de gérer les listes d’invités et de générer des badges personnalisés. Ils offrent également des fonctionnalités avancées telles que la vente de billets, la gestion des paiements et la génération de rapports.

Les différents titres d’accès

Il existe différents types de titres d’accès que vous pouvez utiliser en fonction de vos besoins et de la nature de votre événement :

• – Les badges d’identification : c’est l’un des moyens les plus courants pour contrôler l’accès. Ils peuvent être portés par les participants et permettent de vérifier leur identité lors de l’entrée. Vous pouvez utiliser des badges personnalisés avec des codes-barres ou d’autres technologies pour faciliter le processus de contrôle.

• – Les billets : électronique ou bien papier, c’est une autre méthode pour contrôler l’accès de votre événement. Vous pouvez scanner à l’aide de douchettes et d’application pour gérer le contrôle d’accès, les QR codes ou les codes-barres présents sur les billets.

• – Les invitations : Elle sont destinées à des invités spéciaux, généralement envoyées par des sponsors, des partenaires ou les collaborateurs de l’événement.

Vous pouvez également faire de la vente sur place en ouvrant un guichet le jour de votre événement pour les participants puissent acheter des billets papier directement à l’entrée de l’événement.

Lors de la collecte des données des participants, veillez à obtenir leur consentement explicite et à utiliser des méthodes de collecte sécurisées. Stockez les données de manière sécurisée et limitez l’accès aux personnes autorisées uniquement.

Veillez également à ce que les systèmes informatiques utilisés lors de l’événement soient protégés contre les virus, les logiciels malveillants et les attaques informatiques.

Communiquer les informations relatives à l’accès de votre événement

Il est nécessaire de réfléchir à l’organisation des entrées sur un événement bien en amont de celui-ci afin de pouvoir communiquer au mieux auprès des participants.

Pour les événements interdits aux mineurs, il est par exemple conseillé de rappeler aux participants qu’ils auront besoin de se munir d’une pièce d’identité valide pour entrer.

De plus, les participants se doivent d’être informés de l’heure de l’ouverture des portes de l’événement et de l’adresse précise du point d’entrée. Si le lieu de l’évènement dispose de plusieurs entrées, il est important de rappeler aux différents participants l’entrée par laquelle ils devront passer.

Vous pouvez également renseigner vos participants sur les heures d’arrivées où l’affluence sera la plus forte ; ces derniers pourront ainsi prendre les dispositions nécessaires et la fluidification se fera naturellement.

Précisez également si le lieu dispose d’un parking et s’il est accessible en transports. Cela permettra aux participants de planifier leur arrivée sur les lieux.

Toute bonne gestion des entrées passe par une bonne communication en amont auprès du public. En effet, des dispositions prises au dernier moment risqueraient de surprendre voire d’agacer inutilement les participants, et ce dès leur arrivée sur l’évènement.

L’importance du contrôle d’accès

Avant d’organiser un événement, il est essentiel de réaliser une évaluation des risques . Cette évaluation vous permettra d’identifier les problèmes potentiels et de prendre les mesures nécessaires pour les prévenir.

Limiter les engorgements

Bien contrôler l’accès à votre événement vous permet de limiter les attroupements de foule à l’entrée ou à la sortie. Vous pouvez facilement fluidifier les entrées afin que tous les participants rentrent sans le risque d’être bousculé. De plus vous améliorez leur satisfaction. Vous pouvez utiliser des barrières pour contrôler les flux et prévoir des entrées à des heures différentes.

Éviter les fraudes

Vous avez la certitude que la personne à réserver sa place pour venir à votre événement et qu’il ne s’agit pas d’un faux billet grâce au QR code ou le code-barre présent sur le titre d’accès.

Maîtriser la jauge de votre événement

Avoir une application de contrôle d’accès vous permet d’avoir une visu sur le remplissage de votre événement. Vous pouvez voir combien de participants sont présents, combien il en manque… pour éviter de dépasser la jauge d’accueil du lieu de votre événement.

Faire des recherches filtrées

Retrouvez dans l’application de contrôle d’accès n’importe quel participant ainsi qu’une fiche de contact associée avec ses informations détaillées et son historique de commande. Cela peut être pratique si celui-ci devient problématique.

Contrôle d’accès par liste

Vous pouvez créer différentes listes de contrôle en fonction des billets de vos participants afin de personnaliser votre accueil (tout public, VIP,…). Il peut être intéressant de prévoir une entrée attribuée à chaque type de billet. Ainsi, les personnes avec un billet VIP par exemple seront accueillies dans une entrée spécialement dédiée.

Formation du personnel sur le matériel

Avant le jour J, il est nécéssaire de former vos équipes sur le matériel et l’application qui servira au contrôle d’accès. Organisez des séances de formation régulières pour maintenir les compétences du personnel à jour et pour les sensibiliser aux nouvelles techniques et technologies de sécurité. Vous maximisez la productivité de vos équipes le jour J, éviter les questions d’utilisation pour un accueil fluide et maitriser.

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