Logiciel de gestion et d’organisation de conférence

Plus de 30 000 organisateurs nous font confiance, dont…

“ Bravo pour votre opérationnalité agile à tous niveaux, et votre enthousiasme à avoir travaillé à nos côtés. La réussite de ce Forum est la vôtre !!! ”

Anne Lozachmeur - Co-organisatrice chez Forum Europ’Energies

Inscriptions en ligne

Des inscriptions personnalisées à chaque participant

Création de différents types d’inscription

Configurez vos différentes inscriptions selon vos types de participants en renseignant leur quota, les dates auxquelles vous souhaitez vendre vos billets, etc.

Confection de vos formulaires d’inscription

Personnalisez des formulaires avec toutes les questions que vous souhaitez poser à vos participants lors de leur inscription.

Gestion des inscriptions avec encaissements

Notre système d’inscription en ligne s’adapte à la commercialisation de votre événement et gère aussi bien les inscriptions payantes que gratuites.

Inscriptions uniquement personnalisées à votre marque

Faites disparaître le logo Yurplan de votre tunnel de réservation pour un module d’inscription en ligne uniquement personnalisé à la marque de votre événement.

Site web événement

Créer un site web en un instant

Structurez vos informations clés

Offrez à vos participants toutes les informations de votre choix : date, localisation, description, galerie photos, programme, FAQ, accessibilité…). et hiérarchisez-les comme vous le souhaitez.

Personnalisez à vos couleurs

Ajoutez une image de couverture, choisissez les couleurs et la police d’écriture de votre choix ainsi que l’apparence (claire/sombre) de votre site.

Offrez plus d’interactivité

Vos participants peuvent aussi supprimer les contrastes de couleur (accessibilité mal-voyants), partager votre événement ou encore l’ajouter à leur calendrier.

100% responsive

Avec 70% des achats qui se font sur smartphone aujourd’hui, nous faisons en sorte de faciliter et d’optimiser l’affichage de votre site sur mobile.

Gestionnaire de commandes

Une gestion des commandes en autonomie

Soyez autonome sur la gestion des commandes

Créez manuellement ou importez les différentes commandes de vos participants, gérez les différents règlements et l’envoi des titres d’accès.

Acceptez tous les types de paiement

Permettez les règlements par chèque, espèce ou encore virement bancaire et contrôlez ainsi tous les types de paiements possibles.

Filtrez, triez les commandes sur votre back-office

Retrouvez en quelques clics les commandes et billets de vos participants à l’aide d’une multitude de filtres sur le statut du règlement, le type du paiement, le montant, etc.

Remboursez vos participants instantanément

Procédez au remboursement instantané de la totalité d’une commande, d’un billet unique ou alors du montant de votre choix directement depuis votre espace en ligne.

Titres d’accès

Un éditeur de billet unique

Favorisez les échanges entre vos participants. Profitez d’un éditeur de badges aux possibilités de personnalisation infinies. Ajoutez ou modifiez les éléments de votre choix ainsi que les différentes variables de votre événement pour rendre vos badges dynamiques et personnalisés à chaque participant.

illustration personnalisation badge événementiel

illustration d'un programme événementiel

Gestion des activités

Laissez vos participants construire leur propre planning

Affichez le programme dès la réservation

Affichez de manière intéractive les informations essentielles des activités de l’événement. Permettez à vos participants de réserver leurs sessions dès leur inscription en ligne.

Simplifiez le travail de vos intervenants

Vos intervenants peuvent consulter la liste de leurs participants dans un espace personnel. Ils pourront alors leur transmettre les informations essentielles.

Rendez autonome vos participants sur leur planning

Ces derniers retrouvent leur planning sur leur billet ou sur leur espace en ligne. Ils peuvent le modifier en quelques clics et sont alertés si deux sessions se chevauchent.

Optimisez le contrôle d’accès aux activités

Créez des listes de contrôle d’accès pour chaque activité pour en sécuriser l’accès. Le badge de vos participants leur permet à la fois d’entrer dans votre événement et d’accéder à leurs activités.

illustration gestion d'équipe événementielle

Partenaires

Gérez les partenaires de votre conférence

Invitations personnalisées

Invitez les personnes que vous souhaitez voir présentes lors de votre conférence (sponsors, VIP,...) en leur envoyant des invitations sur-mesure.

Codes promotionnels

Créez des codes trackés redirigeant vers des tunnels d’inscription en ligne spécialement conçus pour vos partenaires.

Accréditations

Distribuez des titres d’accès spécifiques à chacun de vos accrédités avec toutes les informations nécessaires.

Donnez-leur accès à un espace dédié

Via un espace en ligne, permettez à vos partenaires d'envoyer leurs invitations et gardez un oeil sur les statistiques de chacun d'entre eux (invitations envoyées, inscriptions, etc.).

Prenez les bonnes décisions

Tableau de bord en temps réel

Les données relatives à votre conférence se mettent à jour instantanément.

Suivi de tous vos résultats

Votre dashboard vous fournit en un coup d'œil toutes les statistiques de votre conférence. Analysez l’avancée de vos objectifs et adaptez votre stratégie.

Export de vos données

Exportez toutes les données de votre conférence et utilisez-les dans vos propres outils.

Suivi de votre trafic en ligne

Analysez le trafic de votre tunnel d’inscription afin de savoir qui s’inscrit pour adapter votre stratégie de communication.

Diffusion

Vendez vos billets partout, à votre image

Personnalisation de votre mini-site

Projetez vos participants au cœur de votre conférence avec un mini-site à vos couleurs.

Intégration de votre module d’inscriptions sur votre site

Personnalisez en quelques clics un widget à intégrer directement sur votre site web.

Des liens de diffusion pour chaque canal

Créez des liens de trackés uniques de votre module d’inscriptions en ligne pour vos différents canaux web et mesurez l’efficacité de chacun d’entre eux.

Contrôle d’accès

Fluidifiez les files d’attentes

Accès sécurisé et rapide à votre conférence

Contrôlez rapidement la validité des billets ou des badges de vos participants avec notre application de contrôle d’accès.

Contrôle par zone et par créneau horaire

Créez des listes de contrôle en fonction des différents billets de vos participants (VIP, tout public, etc.), pouvant être scanné sur le créneau horaire de votre choix.

Messages d’avertissement lors du contrôle

Paramétrez des messages d’avertissement sur certains types de billet afin de vous alerter sur une action supplémentaire à effectuer lors du contrôle (vérifier la carte étudiante, etc.).

Suivi de vos statistiques en instantané

L’application vous fournit instantanément l’avancée de votre jauge et le récapitulatif de vos inscriptions. La synchronisation de tous les appareils est automatique.

Des inscriptions sur place faisant bonne impression

Paramétrage personnalisé de votre logiciel de guichet

Configurez simplement votre guichet avec les tarifs de votre choix puis encaissez rapidement vos derniers participants.

Impression rapide des titres d’accès

Générez et imprimez les titres d’accès de vos participants, VIP, etc… ou des participants ayant perdu le leur.

Impression multi-format des titres d’accès

Imprimez tous les titres d’accès de vos participants sous une multitude de formats (A4, badges, etc.).

Récupération des sorties de caisse

Recevez dans votre boîte mail votre sortie de caisse avec les informations de vos inscriptions sur place. Retrouvez-les également sur votre espace en ligne.

CRM

Une gestion optimale des données de vos participants

Regroupez automatiquement vos données

Votre CRM événementiel se synchronise automatiquement avec l’intégralité des outils Yurplan et centralise toutes les données de vos participants au sein d’une même interface.

Segmentez simplement vos contacts

Grâce à la recherche filtrée, retrouvez en quelques clics des groupes de participants spécifiques en fonction des critères de votre choix.

Sauvegardez vos groupes de contacts

À partir de vos recherches filtrées, sauvegardez des groupes de contacts pouvant, selon votre choix, se mettre à jour automatiquement.

Apprenez à connaître chaque participant

Retrouvez une fiche de contact dédiée à chaque participant avec toutes ses informations. Adaptez ainsi la relation que vous entretenez avec eux.

Campagnes mails

Des communications adaptées à chaque participant

Campagnes d’email ciblées

Utilisez vos groupes de contacts créés dans votre CRM afin d’envoyer des mails ciblés à chacun de vos participants. Engagez-les ainsi plus facilement pour vos prochaines conférences.

Campagnes à votre image

Choisissez, parmi des templates prédéfinis et entièrement personnalisables, les campagnes d’emails que vous souhaitez envoyer à vos participants.

Envois automatisés

Gagnez du temps en automatisant vos envois d’emails et concentrez-vous sur la stratégie globale de votre événement.

Résultats en un coup d’oeil

Retrouvez vos statistiques d’envois (taux d’ouverture, taux de clics, etc.) dans un tableau de bord dynamique afin d’optimiser vos prochaines campagnes.

illustration diffusion d'un live streaming

Événement virtuel - hybride

Une expérience digitale inédite

Monétisez votre événement virtuel

Profitez de toutes les fonctionnalités de votre système de réservation, associées à votre espace virtuel pour lancer vos inscriptions en ligne, générer de la trésorerie et suivre les réservations.

Personnalisez un espace virtuel

Créez des salles au sein de votre espace virtuel. Partagez alors à vos participants tous types de contenus (diffusion streaming, documents, etc.) et la liste des participants pour favoriser l’échange entre eux.

Sécurisez l’accès à votre contenu

Associez vos différents tarifs à vos salles virtuelles afin d’en sécuriser leur accès. Vos participants accèdent à votre contenu grâce aux informations de leur billet et à notre système d’authentification.

Connectez vos propres outils

Facilitez la gestion de vos événements en connectant Yurplan à vos outils métiers en toute simplicité.

Voir toutes nos intégrations

Pourquoi nos organisateurs nous ont choisis ?

Une personnalisation 100% à votre image

Créez-vous une identité forte et unique aux yeux de votre public grâce à des centaines d’options de personnalisation.

Une solution performante et simple à utiliser

Yurplan est un logiciel simple à prendre en main et possède toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour l’organisation de votre conférence.

Une maîtrise simplifiée de vos données

Toutes les données de votre événement vous appartiennent, utilisez-les dans Yurplan ou exportez-les en toute simplicité dans vos propres outils.

Des experts disponibles à chaque étape de votre projet

Notre équipe est à votre écoute pour vous accompagner dans la réussite de vos projets. Contactez-nous pour discuter de vos besoins.

Votre gestionnaire de conférences

Un logiciel en ligne facile à prendre en main, complet et évolutif pour gagner en efficacité et en autonomie sur la gestion de vos conférences.