Votre gestionnaire de conférences
Un logiciel en ligne facile à prendre en main, complet et évolutif pour gagner en efficacité et en autonomie sur la gestion de vos conférences.
Accès immédiat.
Nous avons répondu à leurs besoins
“ Bravo pour votre opérationnalité agile à tous niveaux, et votre enthousiasme à avoir travaillé à nos côtés. La réussite de ce Forum est la vôtre !!! ”
Anne Lozachmeur - Co-organisatrice chez Forum Europ’Energies
Inscriptions en ligne
Des inscriptions personnalisées à chaque participant
Création de différents types d’inscription
Configurez vos différentes inscriptions selon vos types de participants en renseignant leur quota, les dates auxquelles vous souhaitez vendre vos billets, etc.
Confection de vos formulaires d’inscription
Personnalisez des formulaires avec toutes les questions que vous souhaitez poser à vos participants lors de leur inscription.
Gestion des inscriptions avec encaissements
Notre système d’inscription en ligne s’adapte à la commercialisation de votre événement et gère aussi bien les inscriptions payantes que gratuites.
Inscriptions uniquement personnalisées à votre marque
Faites disparaître le logo Yurplan de votre tunnel de réservation pour un module d’inscription en ligne uniquement personnalisé à la marque de votre événement.
Gestionnaire de commandes
Une gestion des commandes en autonomie
Soyez autonome sur la gestion des commandes
Créez manuellement ou importez les différentes commandes de vos participants, gérez les différents règlements et l’envoi des titres d’accès.
Acceptez tous les types de paiement
Permettez les règlements par chèque, espèce ou encore virement bancaire et contrôlez ainsi tous les types de paiements possibles.
Filtrez, triez les commandes sur votre back-office
Retrouvez en quelques clics les commandes et billets de vos participants à l’aide d’une multitude de filtres sur le statut du règlement, le type du paiement, le montant, etc.
Remboursez vos participants instantanément
Procédez au remboursement instantané de la totalité d’une commande, d’un billet unique ou alors du montant de votre choix directement depuis votre espace en ligne.
Titres d’accès
Un éditeur de billet unique
Favorisez les échanges entre vos participants. Profitez d’un éditeur de badges aux possibilités de personnalisation infinies. Ajoutez ou modifiez les éléments de votre choix ainsi que les différentes variables de votre événement pour rendre vos badges dynamiques et personnalisés à chaque participant.
Gestion des activités
Laissez vos participants construire leur propre planning
Affichez le programme dès la réservation
Affichez de manière intéractive les informations essentielles des activités de l’événement. Permettez à vos participants de réserver leurs sessions dès leur inscription en ligne.
Simplifiez le travail de vos intervenants
Vos intervenants peuvent consulter la liste de leurs participants dans un espace personnel. Ils pourront alors leur transmettre les informations essentielles.
Rendez autonome vos participants sur leur planning
Ces derniers retrouvent leur planning sur leur billet ou sur leur espace en ligne. Ils peuvent le modifier en quelques clics et sont alertés si deux sessions se chevauchent.
Optimisez le contrôle d’accès aux activités
Créez des listes de contrôle d’accès pour chaque activité pour en sécuriser l’accès. Le badge de vos participants leur permet à la fois d’entrer dans votre événement et d’accéder à leurs activités.
Partenaires
Gérez les partenaires de votre conférence
Invitations personnalisées
Invitez les personnes que vous souhaitez voir présentes lors de votre conférence (sponsors, VIP,...) en leur envoyant des invitations sur-mesure.
Codes promotionnels
Créez des codes trackés redirigeant vers des tunnels d’inscription en ligne spécialement conçus pour vos partenaires.
Accréditations
Distribuez des titres d’accès spécifiques à chacun de vos accrédités avec toutes les informations nécessaires.
Donnez-leur accès à un espace dédié
Via un espace en ligne, permettez à vos partenaires d'envoyer leurs invitations et gardez un oeil sur les statistiques de chacun d'entre eux (invitations envoyées, inscriptions, etc.).
Prenez les bonnes décisions
Tableau de bord en temps réel
Les données relatives à votre conférence se mettent à jour instantanément.
Suivi de tous vos résultats
Votre dashboard vous fournit en un coup d'œil toutes les statistiques de votre conférence. Analysez l’avancée de vos objectifs et adaptez votre stratégie.
Export de vos données
Exportez toutes les données de votre conférence et utilisez-les dans vos propres outils.
Suivi de votre trafic en ligne
Analysez le trafic de votre tunnel d’inscription afin de savoir qui s’inscrit pour adapter votre stratégie de communication.
Diffusion
Vendez vos billets partout, à votre image
Personnalisation de votre mini-site
Projetez vos participants au cœur de votre conférence avec un mini-site à vos couleurs.
Intégration de votre module d’inscriptions sur votre site
Personnalisez en quelques clics un widget à intégrer directement sur votre site web.
Des liens de diffusion pour chaque canal
Créez des liens de trackés uniques de votre module d’inscriptions en ligne pour vos différents canaux web et mesurez l’efficacité de chacun d’entre eux.
Contrôle d’accès
Fluidifiez les files d’attentes
Accès sécurisé et rapide à votre conférence
Contrôlez rapidement la validité des billets ou des badges de vos participants avec notre application de contrôle d’accès.
Contrôle d’accès segmenté par zone
Personnalisez l’accueil en configurant différentes zones dont l’accès est réglementé en fonction des billets de vos participants (zone tout public, VIP, etc.).
Suivi de vos statistiques en instantané
L’application vous fournit instantanément l’avancée de votre jauge et le récapitulatif de vos inscriptions. La synchronisation de tous les appareils est automatique.
Amélioration du travail collaboratif
Attribuez un rôle aux membres de votre équipe qui leur donneront accès aux fonctionnalités dont ils auront besoin. Sécurisez ainsi vos données importantes et analysez leurs statistiques respectives.
Des inscriptions sur place faisant bonne impression
Paramétrage personnalisé de votre logiciel de guichet
Configurez simplement votre guichet avec les tarifs de votre choix puis encaissez rapidement vos derniers participants.
Impression rapide des titres d’accès
Générez et imprimez les titres d’accès de vos participants, VIP, etc… ou des participants ayant perdu le leur.
Impression multi-format des titres d’accès
Imprimez tous les titres d’accès de vos participants sous une multitude de formats (A4, badges, etc.).
Récupération des sorties de caisse
Recevez dans votre boîte mail votre sortie de caisse avec les informations de vos inscriptions sur place. Retrouvez-les également sur votre espace en ligne.
CRM
Une gestion optimale des données de vos participants
Regroupez automatiquement vos données
Votre CRM événementiel se synchronise automatiquement avec l’intégralité des outils Yurplan et centralise toutes les données de vos participants au sein d’une même interface.
Segmentez simplement vos contacts
Grâce à la recherche filtrée, retrouvez en quelques clics des groupes de participants spécifiques en fonction des critères de votre choix.
Sauvegardez vos groupes de contacts
À partir de vos recherches filtrées, sauvegardez des groupes de contacts pouvant, selon votre choix, se mettre à jour automatiquement.
Apprenez à connaître chaque participant
Retrouvez une fiche de contact dédiée à chaque participant avec toutes ses informations. Adaptez ainsi la relation que vous entretenez avec eux.
Campagnes mails
Des communications adaptées à chaque participant
Campagnes d’email ciblées
Utilisez vos groupes de contacts créés dans votre CRM afin d’envoyer des mails ciblés à chacun de vos participants. Engagez-les ainsi plus facilement pour vos prochaines conférences.
Campagnes à votre image
Choisissez, parmi des templates prédéfinis et entièrement personnalisables, les campagnes d’emails que vous souhaitez envoyer à vos participants.
Envois automatisés
Gagnez du temps en automatisant vos envois d’emails et concentrez-vous sur la stratégie globale de votre événement.
Résultats en un coup d’oeil
Retrouvez vos statistiques d’envois (taux d’ouverture, taux de clics, etc.) dans un tableau de bord dynamique afin d’optimiser vos prochaines campagnes.
Événement virtuel - hybride
Une expérience digitale inédite
Monétisez votre événement virtuel
Profitez de toutes les fonctionnalités de votre système de réservation, associées à votre espace virtuel pour lancer vos inscriptions en ligne, générer de la trésorerie et suivre les réservations.
Personnalisez un espace virtuel
Créez des salles au sein de votre espace virtuel. Partagez alors à vos participants tous types de contenus (diffusion streaming, documents, etc.) et la liste des participants pour favoriser l’échange entre eux.
Sécurisez l’accès à votre contenu
Associez vos différents tarifs à vos salles virtuelles afin d’en sécuriser leur accès. Vos participants accèdent à votre contenu grâce aux informations de leur billet et à notre système d’authentification.
Pourquoi nos organisateurs nous ont choisis ?
Une solution performante et simple à utiliser
Yurplan est un logiciel simple à prendre en main et possède toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour l’organisation de votre conférence.
Une maîtrise simplifiée de vos données
Toutes les données de votre événement vous appartiennent, utilisez-les dans Yurplan ou exportez-les en toute simplicité dans vos propres outils.
Des experts disponibles à chaque étape de votre projet
Notre équipe est à votre écoute pour vous accompagner dans la réussite de vos projets. Contactez-nous pour discuter de vos besoins.
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