Votre gestionnaire de conférence
Un logiciel en ligne facile à prendre en main, complet et évolutif pour gagner en efficacité et en autonomie sur la gestion de vos conférences.
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Nous avons répondu à leurs besoins
“ Bravo pour votre opérationnalité agile à tous niveaux, et votre enthousiasme à avoir travaillé à nos côtés. La réussite de ce Forum est la vôtre !!! ”
Anne Lozachmeur - Co-organisatrice chez Forum Europ’Energies
Configurez vos différentes inscriptions selon vos types de participants en renseignant leur quota, les dates auxquelles vous souhaitez vendre vos billets, etc.
Personnalisez des formulaires avec toutes les questions que vous souhaitez poser à vos participants lors de leur inscription.
Notre système d’inscription en ligne s’adapte à la commercialisation de votre événement et gère aussi bien les inscriptions payantes que gratuites.
Faites disparaître le logo Yurplan de votre tunnel de réservation pour un module d’inscription en ligne uniquement personnalisé à la marque de votre événement.
Créez manuellement ou importez les différentes commandes de vos participants, gérez les différents règlements et l’envoi des titres d’accès.
Permettez les règlements par chèque, espèce ou encore virement bancaire et contrôlez ainsi tous les types de paiements possibles.
Retrouvez en quelques clics les commandes et billets de vos participants à l’aide d’une multitude de filtres sur le statut du règlement, le type du paiement, le montant, etc.
Procédez au remboursement instantané de la totalité d’une commande, d’un billet unique ou alors du montant de votre choix directement depuis votre espace en ligne.
Favorisez les échanges entre vos participants. Profitez d’un éditeur de badges aux possibilités de personnalisation infinies. Ajoutez ou modifiez les éléments de votre choix ainsi que les différentes variables de votre événement pour rendre vos badges dynamiques et personnalisés à chaque participant.
Affichez de manière intéractive les informations essentielles des activités de l’événement. Permettez à vos participants de réserver leurs sessions dès leur inscription en ligne.
Vos intervenants peuvent consulter la liste de leurs participants dans un espace personnel. Ils pourront alors leur transmettre les informations essentielles.
Ces derniers retrouvent leur planning sur leur billet ou sur leur espace en ligne. Ils peuvent le modifier en quelques clics et sont alertés si deux sessions se chevauchent.
Créez des listes de contrôle d’accès pour chaque activité pour en sécuriser l’accès. Le badge de vos participants leur permet à la fois d’entrer dans votre événement et d’accéder à leurs activités.
Invitez les personnes que vous souhaitez voir présentes lors de votre conférence (sponsors, VIP,...) en leur envoyant des invitations sur-mesure.
Créez des codes trackés redirigeant vers des tunnels d’inscription en ligne spécialement conçus pour vos partenaires.
Distribuez des titres d’accès spécifiques à chacun de vos accrédités avec toutes les informations nécessaires.
Les données relatives à votre conférence se mettent à jour instantanément.
Votre dashboard vous fournit en un coup d'œil toutes les statistiques de votre conférence. Analysez l’avancée de vos objectifs et adaptez votre stratégie.
Exportez toutes les données de votre conférence et utilisez-les dans vos propres outils.
Analysez le trafic de votre tunnel d’inscription afin de savoir qui s’inscrit pour adapter votre stratégie de communication.
Projetez vos participants au cœur de votre conférence avec un mini-site à vos couleurs.
Personnalisez en quelques clics un widget à intégrer directement sur votre site web.
Créez des liens de trackés uniques de votre module d’inscriptions en ligne pour vos différents canaux web et mesurez l’efficacité de chacun d’entre eux.
Contrôlez rapidement la validité des billets ou des badges de vos participants avec notre application de contrôle d’accès.
Personnalisez l’accueil en configurant différentes zones dont l’accès est réglementé en fonction des billets de vos participants (zone tout public, VIP, etc.).
L’application vous fournit instantanément l’avancée de votre jauge et le récapitulatif de vos inscriptions. La synchronisation de tous les appareils est automatique.
Attribuez un rôle aux membres de votre équipe qui leur donneront accès aux fonctionnalités dont ils auront besoin. Sécurisez ainsi vos données importantes et analysez leurs statistiques respectives.
Configurez simplement votre guichet avec les tarifs de votre choix puis encaissez rapidement vos derniers participants.
Générez et imprimez les titres d’accès de vos participants, VIP, etc… ou des participants ayant perdu le leur.
Imprimez tous les titres d’accès de vos participants sous une multitude de formats (A4, badges, etc.).
Recevez dans votre boîte mail votre sortie de caisse avec les informations de vos inscriptions sur place. Retrouvez-les également sur votre espace en ligne.
Votre CRM événementiel se synchronise automatiquement avec l’intégralité des outils Yurplan et centralise toutes les données de vos participants au sein d’une même interface.
Grâce à la recherche filtrée, retrouvez en quelques clics des groupes de participants spécifiques en fonction des critères de votre choix.
À partir de vos recherches filtrées, sauvegardez des groupes de contacts pouvant, selon votre choix, se mettre à jour automatiquement.
Retrouvez une fiche de contact dédiée à chaque participant avec toutes ses informations. Adaptez ainsi la relation que vous entretenez avec eux.
Utilisez vos groupes de contacts créés dans votre CRM afin d’envoyer des mails ciblés à chacun de vos participants. Engagez-les ainsi plus facilement pour vos prochaines conférences.
Choisissez, parmi des templates prédéfinis et entièrement personnalisables, les campagnes d’emails que vous souhaitez envoyer à vos participants.
Gagnez du temps en automatisant vos envois d’emails et concentrez-vous sur la stratégie globale de votre événement.
Retrouvez vos statistiques d’envois (taux d’ouverture, taux de clics, etc.) dans un tableau de bord dynamique afin d’optimiser vos prochaines campagnes.
Profitez de toutes les fonctionnalités de votre système de réservation, associées à votre espace virtuel pour lancer vos inscriptions en ligne, générer de la trésorerie et suivre les réservations.
Créez des salles au sein de votre espace virtuel. Partagez alors à vos participants tous types de contenus (diffusion streaming, documents, etc.) et la liste des participants pour favoriser l’échange entre eux.
Associez vos différents tarifs à vos salles virtuelles afin d’en sécuriser leur accès. Vos participants accèdent à votre contenu grâce aux informations de leur billet et à notre système d’authentification.
Yurplan est un logiciel simple à prendre en main et possède toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour l’organisation de votre conférence.
Toutes les données de votre événement vous appartiennent, utilisez-les dans Yurplan ou exportez-les en toute simplicité dans vos propres outils.
Notre équipe est à votre écoute pour vous accompagner dans la réussite de vos projets. Contactez-nous pour discuter de vos besoins.
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