Pharaonic : retour sur l’organisation de la 10ème édition du festival électro

Organisateur depuis 10 ans du festival Pharaonic niché au cœur des montagnes, Benoît Rastier, créateur de l’agence Poisson d’Avril, revient sur les coulisses de la mise en place de cette édition 2025. Découvrez toutes les actions déployées pour remplir l’événement ainsi que la manière dont l’équipe organisatrice fait face aux difficultés actuelles du secteur.

Pouvez-vous vous présenter, ainsi que l’agence et le festival que vous organisez ?

Donc moi je suis Benoît Rastier, j'ai créé l'agence Poisson d'avril en 2001. On organise chaque année une trentaine à une quarantaine d'événements, pour un chiffre d'affaires compris entre 1,5 et 2 millions d'euros.

En 2015, on a créé Pharaonic, un festival de musique électronique lancé à Chambéry. En 2022, après le Covid, on a relancé une édition d'été à Cluses et depuis on a basculé Pharaonic sur cette ville plutôt qu'à Chambéry. On peut être en extérieur et bénéficier d'une plus grande capacité d'accueil.

En quoi cette dernière édition s’est-elle distinguée des précédentes ?

C’était les 10 ans cette année, donc on avait une très grosse scénographie et une tête d’affiche qui était quand même Timmy Trumpet. On avait un décor vraiment immersif pour que les gens soient plongés dans l’univers de Pharaonic. C’était la grosse nouveauté par rapport aux autres éditions, d’autant plus qu’on a construit toute une scène avec des layers de A à Z. Le rendu était magnifique pour les festivaliers.

Après, la grosse nouveauté par rapport à Yurplan et qui était super pratique, c’était l’intégration du Pass Culture. Ça a été un gain de temps énorme pour nous en tant qu'organisateurs, parce qu'avant on devait tout saisir à la main.

Sur la 10ème édition, quelle difficulté vous a le plus marqué dans l’organisation ?

C’est malheureusement les difficultés que rencontrent tous les festivals en ce moment, ce sont les coûts qui ont clairement augmenté de 30 à 40 % aussi bien en termes de logistique que de technique. Je ne parle même pas de l’artistique où l’on arrive sur des cachets qui sont monstrueux.

Le pouvoir d’achat qui n'est pas évident non plus, il faut réussir à proposer un tarif juste pour que les participants puissent venir. Pour nous c’est extrêmement compliqué parce qu’à un moment donné, tous ces coûts se répercutent dans le budget global du festival.

Cette année, la difficulté qu’on a eu aussi c’est la pluie. Elle avait été annoncée une semaine avant l’événement, donc tous les gens qui achètent leur billet au dernier moment ont attendu et ne sont pas forcément venus. On a eu une perte par rapport à ça, mais c’est le risque d’organiser un événement en extérieur.

Quelles actions mettez-vous en place pour faire face à cette situation et continuer à faire vivre le festival ?

Nous essayons de faire travailler beaucoup d’acteurs locaux. Je pense que c’est le but d’un festival de faire profiter toutes les sociétés, que ce soit la technique ou la production qui sont implantées sur le territoire. Mettre en avant aussi de jeunes artistes, c'est vraiment une volonté qu’on a eu avec Pharaonic.

Le but serait aussi de faire vivre encore plus le festival tout au long de l’année, peut-être avec des actions dans des écoles, des rendez-vous qu’on pourrait organiser au fil des mois… Qui permettent d’emmener les gens vers le festival d’aujourd’hui. 

Essayer aussi d’anticiper au maximum, s’il y a une météo plus ou moins incertaine par exemple. Voir comment on peut la gérer pour que les gens vivent quand même une belle expérience, soient heureux de venir et que tout se passe bien.

Donc notre rôle dans les années à venir, c’est de continuer à faire la promotion et à pousser les gens à venir en festival.

Quels sont les points importants pour vous dans la configuration d'une billetterie ?

On essaie de personnaliser l'outil sur chaque événement. On l’utilise sur Pharaonic, mais je l’utilise aussi régulièrement sur tous mes autres événements. Pour nos clients, c’est essentiel d’avoir cette sensation que l’outil est vraiment fait pour eux et qu’on peut facilement le décliner. Il y a toujours des améliorations à faire bien évidemment, mais en tout cas, ça nous permet une créativité je dirais absolue.

J’ai vu que maintenant on pouvait acheter des billets avec Apple Pay, c'est génial. C’est un moyen qui peut justement nous permettre de développer des ventes. Plus c’est simple pour les participants, plus on aura un acte d’achat rapide donc ça c’est extrêmement important pour nous.

Je trouve aussi que l’une de vos plus grandes forces c’est la sécurité pour les paiements. Chaque année des participants achètent des billets pour le festival avec des cartes frauduleuses. Là-dessus, je trouve que l’outil est vraiment très bon, puisque dans la minute on reçoit un mail de Yurplan qui nous prévient direct. Derrière on a zéro souci de paiement et surtout ça nous rassure.

Quelle est votre stratégie de communication pour remplir votre festival ?

On a un gros partenaire média qui est Fun Radio. C’est un média non négligeable pour nous, extrêmement important. On travaille beaucoup sur les réseaux sociaux, puisque notre cœur de cible pour le festival sont les jeunes entre 18 et 25 ans. On a aussi énormément travaillé l’image et la communication. Pour moi c’est essentiel d’avoir une belle communication et un beau graphisme car on veut faire entrer les gens dans un univers en amont qu’on retrouve ensuite à l’arrivée sur l’événement.

On a aussi fait de l’affichage et beaucoup de newsletters. Dès qu’on avait des infos ou des nouveautés à annoncer via Yurplan, on utilisait le CRM qui contient tous les clients qui ont déjà acheté un billet. Ça nous permet de les recontacter pour les informer de l’événement, c’est vraiment un plus.

Cette année, on a aussi ajouté des questions dans le formulaire sur l’origine géographique des participants et leur âge. C’est important parce que ça nous permet de voir qui on a touché et quel est le cœur de cible réel de l’événement via des statistiques fiables. Ça nous indique aussi où il faut travailler davantage la communication.

Sur quelles statistiques vous appuyez vous le plus pour piloter cet événement ?

Quand on annonce tel ou tel artiste, on voit en direct sur la billetterie que certains peuvent déclencher immédiatement des ventes. De la même manière, on peut mesurer l’impact des campagnes de communication en fonction des retombées observées sur les ventes.

On s’aperçoit aussi que les comportements d’achat ont changé, les gens achètent leurs billets à n’importe quel moment. On sait par exemple, qu’on a beaucoup de pics le soir. Ces statistiques nous permettent d’adapter nos messages et notre stratégie de communication.

Après, on a aussi besoin de mesurer le taux de satisfaction. C’est essentiel d’avoir ce retour d’expérience de la part des clients. On souhaite qu’ils viennent sur le site et repartent en ayant vécu un moment exceptionnel, sans aucun souci logistique ou technique.

Ce qui est bien avec l’outil aussi, c’est qu’on peut visualiser des courbes et savoir où on en est au niveau des ventes, mois par mois et par rapport à l’année N-1. C’est très intéressant, parce que ça nous permet de comparer et voir si on a de l’avance ou du retard.

Je finirai en disant que c’est normal d’avoir accès à toutes ses données parce que ce sont nos clients. Quand on travaillait au tout début avec d’autres solutions on ne pouvait même pas savoir qui avait acheté les places, alors qu’on a besoin de savoir qui sont les participants et comment les satisfaire. L’avantage qu’on a aujourd’hui avec Yurplan, c’est qu’on maîtrise toutes nos données de A à Z et on a un contact direct avec notre communauté ce qui est très précieux.

Que diriez-vous à quelqu’un qui hésite d’utiliser Yurplan ?

Je dis que c’est une vraie facilité de travail, de plus l’outil nous permet de suivre en temps réel les chiffres. Il y a aussi une vraie facilité de mise en place, de création de billets et de modulation. C’est extrêmement simple d’utilisation et pour nous, c’est un vrai gain de temps. D’autres billetteries sont clairement de vraies usines à gaz à côté.

Echanger sur mon projet avec les équipes Yurplan