Optimiser les soirées en club : L'expérience Saintes Vegas avec Yurplan

Après 25 ans passés derrière les platines du club Saintes Vegas, Michael Vandenbossche a décidé de mettre sa carrière nocturne de côté, tout en restant pleinement impliqué dans l'activité du club. Aujourd'hui, il occupe un poste polyvalent avec pour objectif principal : offrir les meilleures soirées à ses participants. Découvrez son expérience de la billetterie avec Yurplan à travers cette interview écrite.

Parlez-nous de vous, votre club et des soirées que vous organisez ?

Je m'appelle Michael Vandenbossche, je représente le club Saintes Vegas complexe de multi-salles qui fait également restaurant et location d’espaces.

On fait pas mal de showcases dans l'année  dans une grande salle, des soirées appelées “American Borderline” qui reprennent un petit peu tout le thème des fêtes américaines et pour finir, des soirées classiques.

Quelles évolutions avez-vous remarqué sur vos derniers événements ? 

Elle se voit surtout en fonction des Showcases. Si un artiste suscite beaucoup d’intérêt, on va adapter notre stratégie de commercialisation. 

Suivant le pourcentage de vente, si ça monte très vite, on crée un autre tarif avec un certain quota, qui est plus cher, c'est un peu l'offre et la demande. On ajuste les tarifs en fonction de la croissance des ventes, je peux rajouter un tarif ou modifier un quota à n’importe quel moment en 24/24h, c'est un vrai plus pour optimiser le chiffre d'affaires. 

Lors de vos derniers événements, quel a été le principal défi auquel vous avez dû faire face ?

Ce n'est pas vraiment une difficulté, mais plutôt une problématique récurrente : quelques jours avant l'événement, on se retrouve avec des personnes qui n'ont pas pris d'assurance annulation ou qui n'ont pas bien lu les CGV. Quand ils veulent savoir comment se faire rembourser, leur premier réflexe est de contacter l'organisateur. Résultat, je reçois beaucoup de mails de gens qui me demandent un remboursement.

Notre politique est claire, avec des conditions spécifiques. Par exemple, quand je crée un événement, je précise bien que les billets sont non remboursables. Les clients doivent accepter ces conditions en cochant une case, mais malgré cela, certains ne lisent pas. 

Si les gens ont souscrit à une assurance annulation, ce n'est pas à l'organisateur qu'ils doivent s'adresser, mais à l'assureur. Pourtant, beaucoup ignorent cela, et je reçois encore des demandes de remboursement. Dans ces cas-là, je leur envoie simplement le lien vers Yurplan pour leur expliquer comment obtenir un remboursement avec l'assurance annulation.

Comment Yurplan vous a-t-il aidé ou accompagné pour surmonter cette problématique ?

Concernant les remboursements, il y a un aspect très positif : lorsqu'il y a eu des annulations de showcases, le processus de remboursement a été ultra rapide. On annule simplement l'événement, tout est fait automatiquement on n’a rien à faire, et tout le monde est satisfait.

Une fois, j’ai demandé s'il était possible de ne pas afficher le nombre de billets attendus pour les personnes qui scannent les billets. 

Nous ne voulons pas que nos employés sachent combien de personnes sont attendues. Il y a encore quelque temps, ce nombre était affiché, mais depuis plus de trois mois, j'ai remarqué que ce n'est plus le cas. Seuls les administrateurs peuvent désormais voir ce chiffre.

Quelles sont les fonctionnalités que vous utilisez sur notre plateforme ?

On utilise les fonctionnalités basiques de paramétrage de billetterie, la mise en page du site web événement, on personnalise avec des couleurs… L’assurance annulation NEAT est également activée et nous utilisons Yurplan Scan pour le contrôle d‘accès.

Quels sont les  conseils que vous donneriez à quelqu’un qui souhaite organiser des soirées en club ?

- Alors, déjà, il faut bien choisir son artiste en fonction de sa clientèle. Il faut vraiment éviter de se tromper là-dessus. 

- Ensuite, il est important de créer l'événement tôt, au moins un mois à l'avance. C'est essentiel pour donner du temps à la vente. Les ventes décollent dès le premier jour, surtout selon l'artiste que tu proposes. 

- Enfin, il faut aussi ouvrir tôt le club. Si ton événement marche bien, plus tu ouvres tôt, plus tu fluidifies l’accès, ta clientèle sera sur place, et une clientèle présente tôt consomme davantage.

Que dirais-tu de ton expérience avec Yurplan ? 

Nous étions chez See Tickets avant. La différence avec vous déjà, c’est qu’ils sont plus chers. Quand tu demandes à See Tickets de créer un événement, c’est eux qui s'en occupent, tandis que sur Yurplan, c’est toi qui le fais. 

C’est un gros plus pour moi, de pouvoir personnaliser moi-même mon événement et de le créer à ma manière. C’est toujours agréable de le faire soi-même, car on est sûr du résultat. Et même si on le fait seul, on peut toujours demander des conseils à quelqu’un de chez vous. Ce n’est pas parce que l'on se débrouille tout seul qu’il n’y a pas d’accompagnement. Si j’ai une question, je peux appeler et c'est réglé rapidement. C'est pour ça que je préfère être chez Yurplan.

Concernant les tarifs, je ne vais pas dire que vous êtes les moins chers, mais le rapport qualité/prix est très bon. En ce qui concerne le scan, c’est vraiment top, l’application fonctionne parfaitement bien sur nos téléphones. Nous avons quatre personnes qui s'occupent des scans, et elles peuvent traiter environ 200 à 250 personnes par heure.