Zip club x Yurplan : l’expérience participant au coeur du succès

Complètement investie dans son rôle de Responsable au ZIP Club, Jade Lebreton supervise l’ensemble des activités à l’intérieur de la discothèque. Cheffe d’orchestre de la communication et de la programmation, elle fait évoluer de façon positive le club et cultive un lien fort avec ses clients. Appuyée par Yurplan dans son organisation quotidienne, elle partage dans cette interview sa méthode pour optimiser l’organisation et sublimer l’expérience des participants.

Pouvez-vous présenter le ZIP Club ?

Le ZIP Club est une discothèque située à Vannes, en Bretagne. Nous sommes ouverts le jeudi, le vendredi, le samedi soir et les veilles de jours fériés et nous ne fermons qu’une semaine par an. 

Nous travaillons étroitement avec les étudiants, effectuons des partenariats et organisons des Olympiades, une proximité qui fait partie de notre ADN et qui fonctionne très bien. Notre public est jeune, avec une moyenne d’âge de 18 à 25 ans et la programmation met largement à l’honneur le rap (Français surtout) et les musiques urbaines.

Quelle est votre stratégie pour élargir votre audience ? 

Depuis près de deux ans, nous avons intégré le format showcase au club en invitant des artistes connus (Gims ou Lacrim) à se produire en live. Cette stratégie a élargi notre rayonnement au-delà de notre clientèle locale très fidèle (je retrouve les mêmes habitués chaque vendredi) et a attiré un public plus large en Bretagne. Les samedis, nous accueillons désormais des groupes venus de Brest ou Nantes, ce qui rend notre audience plus cosmopolite et a renforcé notre notoriété dans la région.

Notre activité repose beaucoup sur les étudiants. Contrairement à d’autres clubs qui réalisent leurs meilleurs chiffres en été, notre saison forte s’étend de septembre à juin : l’été, les étudiants partent et la clientèle se dirige vers les établissements de la côte qui rouvrent. 

Pour compenser cette période plus calme, nous avons programmé cet été une grosse line-up de showcases chaque jeudi, avec des artistes comme Zola, Timal, Lacrim ou K-Black. Cette programmation a permis de dynamiser la période, de nous faire connaître au-delà de notre bassin habituel et d’attirer des touristes présents sur le littoral.

Lors de vos derniers événements, avez-vous rencontré des difficultés particulières ?

À ce stade, nous n’avons pas rencontré de difficulté majeure sur nos derniers événements. En revanche, nous restons vigilants face à une tendance de fond : la baisse de fréquentation des discothèques observée dans le secteur. Même si nous ne sommes pas directement touchés pour l’instant, nous anticipons cette évolution et réfléchissons déjà à la meilleure manière de la contrer pour en limiter l’impact.

Quelles mesures mettriez-vous en place pour faire face à la baisse de fréquentation des discothèques ?

Si une baisse de fréquentation devait nous toucher, notre contre-attaque s’appuierait d’abord sur le renforcement des showcases pour accroître notre notoriété. Nous miserions aussi sur notre base d’habitués en soignant l’expérience client : accueil attentionné, petites attentions en VIP et relation de proximité pour donner envie de revenir. 

Enfin, nous adapterions nos offres aux périodes plus sensibles de fin de mois avec des dispositifs incitatifs, comme des soirées “Birthday” offrant l’entrée au natif du mois et à deux accompagnants, afin de faciliter l’accès au club lorsque les budgets sont plus serrés.

Quelles actions concrètes mettez-vous en place pour enrichir l’expérience des participants ?

Nous enrichissons l’expérience des participants par un service VIP très soigné et une vigilance de tous les instants. Les VIP disposent d’un espace dédié et je les accueille personnellement à leur arrivée, en multipliant les petites attentions (bonbons, bouteilles d’eau, éventails lorsqu’il fait chaud). 

En cas d’incident (intrusion dans un carré, tentative de prise de bouteille), nous renforçons immédiatement la présence des portiers autour de la table concernée. Nous faisons aussi preuve de souplesse commerciale : lorsqu’une bouteille n’a pas été terminée, nous réinstallons le groupe un soir plus calme, souvent le vendredi, pour qu’il puisse la finir sans frais supplémentaires.

Pour le suivi des groupes en VIP, chaque bracelet est numéroté et rattaché au numéro de table. Cela nous permet d’identifier rapidement les membres d’un même groupe, de prévenir les intrusions, de retrouver une personne égarée en fin de soirée et de contrôler les accès aux carrés.

Côté sécurité et bien-être, nous mettons à disposition des couvre-gobelets et un éthylotest afin que chacun puisse vérifier son taux d’alcoolémie. Nos équipes, très attentives réagissent dès qu’une personne semble fatiguée ou incommodée : eau, bonbons, sortie pour prendre l’air et accompagnement jusqu’à ce qu’elle se sente mieux.

Enfin, nous ne laissons jamais une femme partir seule. Nous vérifions où sont ses amies ou organisons un raccompagnement en navette si nécessaire.

Quels outils vous font gagner le plus de temps et fluidifient votre organisation ?

J’utilise Yurplan depuis mars et, même sur cette courte période, j’ai constaté des améliorations qui facilitent l’organisation. La duplication d’événements gère désormais automatiquement les dates, ce qui nous fait gagner du temps par rapport à avant. L’outil est intuitif, l’expérience s’est nettement simplifiée.

Au quotidien, l’application mobile de scan me permet de suivre les préventes en temps réel, d’anticiper la fréquentation et d’ajuster les effectifs (ajout d’extras notamment sur les jeudis et samedis).

 Je consulte les quotas des soirées étudiantes et identifie les tarifs qui performent le mieux. Sur place, je scanne les préventes, notamment pour les VIP, ce qui me permet par exemple de déduire 10 € de leur bouteille et d’avoir toutes les informations centralisées dans l’application. Globalement, Yurplan nous accompagne efficacement sur l’organisation, le pilotage en amont et le contrôle d’accès le jour J.

Comment exploitez-vous vos données événementielles ?

Nous exploitons surtout les données pour anticiper l’affluence et piloter l’opérationnel. Les showcases génèrent des achats en prévente plus tôt, alors que les samedis voient des achats très tardifs (souvent le jour J, parfois en soirée). Depuis le Covid, ce comportement de dernière minute s’est accentué. Les volumes de préventes servent d’indicateur avancé : ils me permettent d’estimer la fréquentation, d’ajuster les effectifs et de calibrer l’accueil VIP.

Côté tarification, nous appliquons des paliers dynamiques sur les fortes échéances (showcases, Halloween, rentrée étudiante) : Dès qu’un quota est atteint, nous ouvrons (si la capacité du club le permet) un dernier quota de préventes pour que chacun puisse assister à la soirée. Ça nous permet de satisfaire la demande sans augmenter les prix. Nous proposons aussi des entrées “soft” pour les étudiants qui ne consomment pas d’alcool, afin d’affiner l’adéquation offre–public.

Nous n’exploitons pas encore pleinement la donnée billetterie pour le profilage des audiences, mais c’est en cours : nous préparons des campagnes e-mailing basées sur les adresses collectées, avec codes promo traçables pour mesurer les retours. En parallèle, nous soignons davantage les descriptifs d’événements afin de donner envie en amont et d’améliorer la conversion.

Quels conseils donneriez-vous à quelqu’un qui veut organiser des soirées en club avec impact ?

La priorité est de maîtriser les réseaux sociaux, car leur portée est considérable : un simple TikTok publié la semaine dernière a dépassé 100 000 vues et de nombreux clients nous en ont parlé tout le week-end. 

Côté organisation, une billetterie en ligne avec agenda est un véritable accélérateur : elle offre une vitrine claire de la programmation du mois, permet aux clients de retrouver facilement le lien de prévente à tout moment et vous aide à anticiper l’affluence. Ce point d’accès unique, disponible 24/7, fluidifie l’information et réduit les demandes répétitives.

Que diriez-vous à quelqu’un qui hésite à adopter Yurplan ?

À première vue, l’interface peut sembler dense, mais l’outil est en réalité très intuitif. Il simplifie la programmation, l’anticipation des soirées et l’organisation au quotidien, tout en offrant un accès continu côté client. Bref, il faut se lancer : les gains d’efficacité et de confort d’usage sont immédiats.