Pourquoi est-ce important de récupérer les données de son événement ?

Dans un contexte où les événements culturels composent avec des budgets serrés, des coûts d’acquisition en hausse et une concurrence toujours plus vive, disposer de ses propres données n’est plus un “nice to have” : c’est un levier de pérennité et de croissance. Mieux connaître vos publics, anticiper la demande, optimiser vos tarifs et vos canaux, fidéliser plutôt que recommencer à zéro à chaque édition… tout part de là. Cet article vous montre, concrètement, quelles données collecter, comment le faire dans le respect du RGPD, et comment les exploiter pour améliorer l’expérience, le remplissage et la rentabilité de votre événement

L’importance de la récolte et l’analyse des données

Il est crucial de suivre ses données pour plusieurs raisons essentielles. Tout d'abord, en analysant les données des participants à un événement, vous pouvez mieux comprendre leur comportement, leurs préférences et leurs besoins. Cela permet également de créer des groupes de participants et d’observer leurs interactions, afin d’optimiser le parcours d’achat et de personnaliser les communications selon leurs profils.

Cette compréhension approfondie vous permet de personnaliser davantage l'expérience de l'événement, en proposant des contenus, des activités ou des services qui correspondent précisément à leurs attentes. Cela peut conduire à une augmentation de la satisfaction des participants et à une fidélisation accrue au service du remplissage de votre événement.

En outre, le suivi des données vous permet de mesurer l'efficacité de votre événement et de vos efforts marketing. En examinant des métriques telles que le taux de participation, le taux de conversion, ou encore le retour sur investissement (ROI), vous pouvez évaluer la performance de votre événement par rapport à vos objectifs initiaux. Cette évaluation vous donne des indications précieuses sur ce qui a fonctionné et ce qui peut être amélioré pour les événements futurs.

Un aspect fondamental de cette approche est la souveraineté des données : vous êtes les seuls propriétaires de vos informations, avec la possibilité de les exploiter comme vous le souhaitez. Vous pouvez les conserver, les exporter et les utiliser librement pour vos analyses, vos campagnes et vos stratégies, tout en garantissant une maîtrise totale sur leur utilisation.

Avant tout ça, vous devez comprendre quelles sont les données à collecter et comment les récupérer de façon légale pour respecter les normes RGPD.

Les données que vous pouvez collecter

Ces données vous offrent des perspectives précieuses sur le succès de votre événement, vous permettant d'identifier les points forts et les domaines à améliorer, de cibler plus efficacement votre public et de personnaliser l'expérience des participants. Voici quelques exemples de données que vous pouvez collecter avec votre billetterie en ligne :

Avant l’événement

• Les informations démographiques de vos participants
• Les canaux qui convertissent le plus
• Les tarifs populaires
• L’envoi des invitations de vos partenaires
• ...

Pendant l’événement

• Taux de participation global (pourcentage d’inscrits présents)
• Taux de participation spécifiques (participation à des ateliers)
• Remplissage de votre jauge en temps réel
• Nombre / profil de billets scannés
• …

Après l’événement

• ROI (dépenses engagées versus revenus générés)
• Temps moyen passé à l’événement
• Taux de no-show
• Chiffre d’affaires de la billetterie
• ...

Méthode de récoltes de données

Soyez en règles

Il est primordial d'obtenir le consentement explicite des individus concernés avant de procéder à la collecte ou au traitement de leurs données personnelles.

Cela implique d'informer les participants sur l'utilisation prévue de leurs données et d'obtenir leur consentement avant toute collecte. De plus, il est essentiel de garantir la sécurité du stockage des données et de se conformer aux réglementations en vigueur sur la protection des données, en fonction de la localisation des participants.

Il est recommandé de se référer à des sources telles que la CNIL pour obtenir des informations précises sur les règles et exigences spécifiques en matière de protection des données événementielles en France.

Utilisez les formulaires d’inscription en ligne

Vous êtes libres d’utiliser et personnaliser les formulaires d'inscriptions en ligne pour collecter des informations sur les participants avant l'événement.

Vous avez besoin de connaître l’heure d’arrivée des participants à votre événement ? Ajoutez une question Date et heure à votre formulaire ! Vous voulez proposer de quoi se restaurer sur place et avez besoin de connaître les habitudes alimentaires de vos visiteurs ? Prévoyez le buffet en amont de votre événement en posant la question dès l’inscription. Vous pouvez aussi demander des informations plus classiques comme le nom, l’email, la géolocalisation, etc…

Exploitez vos données stratégiquement

Faites des groupes de participants

En analysant les données collectées, vous pouvez segmenter votre audience en groupes de participants aux profils similaires. Cette segmentation vous aide à faire des choix plus pertinents en matière de commercialisation (offres additionnelles, tarifs, promotion, temporalité…), de message clé et à sélectionner les canaux de diffusion les plus efficaces pour atteindre chaque cible. À la clé : une meilleure portée, des actions plus performantes et, surtout, une expérience plus riche et personnalisée pour chaque groupe.

Centralisez-les dans un CRM

Un logiciel de gestion de la relation participants centralise automatiquement et facilite l’organisation des informations de vos participants dans un même outil. Dans notre cas, nous parlerons de CRM (Customer Relationship Management). Ce dernier permet de disposer d’une vision globale des informations concernant vos participants. Vous pouvez tout autant rassembler l’ensemble des données déclaratives que le participant aura fournies lors de son inscription à votre événement, que des données comportementales le concernant.

Partagez des communications personnalisées pour stimuler l’engagement

Ces données permettent de qualifier vos audiences en groupes de contacts spécifiques, afin de communiquer avec les bonnes personnes au bon moment et de maîtriser la relation que vous construisez ensemble. En allant plus loin, cette précision nourrit une expérience participant positive (messages utiles, timing pertinent, offres adaptées) et favorise la fidélisation : chaque interaction est perçue comme pertinente et attentionnée, ce qui renforce la confiance et incite les participants à revenir.

Proposer des tarifs adaptés aux groupes cibles

En proposant des tarifs adaptés à chaque groupe cible, vous stimulez les ventes de manière efficace : offres dédiées, promotions ponctuelles au bon moment et offres additionnelles (cross-selling)** qui complètent l’achat et incitent au passage à l’acte. Cette approche, guidée par une stratégie précise et personnalisée, améliore la pertinence de vos propositions, accélère la décision et se traduit par une hausse du taux de réservation.

Optimisez le parcours d’achat

Le parcours d’achat est déterminant pour la conversion. En identifiant précisément les points de friction et les moments d’abandon, vous pouvez fluidifier chaque étape (de la sélection des billets au paiement) et ainsi augmenter le taux de réservation. Mettez en place des paiements rapides (par exemple Apple Pay), proposez des options rassurantes comme l’assurance, ainsi que la revente sécurisée de billets : autant de leviers qui réduisent l’hésitation et stimulent l’achat.

Mesurez le ROI de vos actions

Pour savoir ce qui fonctionne, commencez par ajouter des liens trackés (UTM) à toutes vos campagnes (emails, posts, publicités, affiches...) Cela vous permet d’identifier précisément d’où viennent les visiteurs et quelles actions génèrent des réservations. Comparez ensuite chaque canal en regardant le nombre de visites, le nombre de réservations, les recettes encaissées et les coûts engagés (budget média, outils, temps passé) pour connaître votre ROI.

N’oubliez pas d’inclure les ventes additionnelles dans votre analyse si vous en faites. Si des offres de cross-selling (atelier, merchandising, upgrade) génèrent des revenus complémentaires, elles peuvent compenser une partie des coûts de vos campagnes et améliorer la rentabilité globale.

Au final, vous identifiez les canaux qui performent, vous réallouez le budget vers ce qui marche le mieux, vous mettez en pause ce qui sous-performe, et vous testez de nouvelles pistes pour améliorer en continu vos résultats.

Assurez-vous d’avoir l’accès et la maitrise totale de vos données

Vous avez un intérêt stratégique à garder la maîtrise pleine et entière des données de vos participants. Assurez-vous qu’elles ne soient jamais exploitées par des tiers pour promouvoir des événements concurrents. Avec une billetterie en marque blanche, vous collectez, exportez et conservez vos données en toute autonomie : elles demeurent votre propriété exclusive, et vous décidez seul de leur usage.

Rappel RGPD

Le règlement général de protection des données (RGPD) est un texte réglementaire européen qui encadre le traitement des données de manière égalitaire sur tout le territoire de l’Union Européenne. Il est entré en application le 25 mai 2018.

Les normes RGPD s’appliquent à toutes les entreprises traitant des informations personnelles de leurs clients sur le territoire européen. Elles permettent de responsabiliser les entreprises quant au respect de la vie privée des citoyens et de leurs données personnelles.

Donc concrètement pour vous, ce règlement protège vos participants de toutes exploitations abusives ou transmissions à des tiers de leurs informations personnelles sans leur accord ou sans informations préalables. C’est pour cela qu’au moment de l’achat d’un billet, vous devez demander à vos participants, le plus souvent à l’aide d’une case à cocher, s’ils acceptent l’utilisation de leurs données à d’autres fins que les vôtres ou pour l’envoi de communications commerciales. Vous devez également toujours leur permettre de s’opposer à ses prospections.

Voici un récapitulatif de la CNIL sur la prospection commerciale par email