Ainterexpo x Yurplan : Une collaboration qui redéfinit l’expérience des organisateurs d’événements

Revenons sur notre collaboration avec Ainterexpo sur un certain nombre d’événements ! Ainterexpo, c’est 3 halls d’exposition qui accueillent chaque année toutes les manifestations à rayonnement régional ou national. Laurent Canu, le directeur de la Société de Gestion du Parc des Expositions de l’Ain (SOGEPEA), nous parle de son expérience d’organisation, des problématiques auxquelles font face les organisateurs d’événement et revient sur sa collaboration avec Yurplan.

Quelle est l’expertise d’Ainterexpo ?

Je m’appelle Laurent Canu je suis directeur de la SOGEPEA : la société de gestion du parc des expos de l’Ain et nous gérons Ainterexpo : le parc des expos de Bourg-en-Bresse. C’est un lieu qui accueille 200 événements par an : 30 matchs de basket, 15 spectacles, beaucoup d’événements professionnels et grand public. En plus de ces événements, nous organisons en interne quatre grands événements : le Salon de l’Habitat, le Salon de la Gastronomie et le Festival Rétrofolies et le Hashtag Festival.

Quelles sont les problématiques que tu rencontres en tant que gérant de lieu et organisateur d’événement ?

La donnée : un outil qui permet la croissance de l’événement

Aujourd’hui ce qui est important pour nous c’est ce qu’on appelle la data. On considère qu’il y a deux types d’événements :

• – les événements marchands où l’essentiel de la recette est lié à l’exposition


• – les événements où c’est la billetterie qui est une ressource.

On est sur des champs très différents mais Yurplan nous permet de travailler sur les deux.

Pour les événements marchands, la data est essentielle parce que plus le nombre d’invités est élevé, plus on amène du visitorat, plus nos exposants vont pouvoir travailler et se développer. Ce sont nos exposants qui, en travaillant, vont permettre de développer le salon.

Je vais vous donner un exemple très concret. Quand on fait un Salon de l’Habitat avec 5 000 visiteurs et qu’on envoie 200 ou 300 000 mails, la solution Yurplan nous permet de récupérer disons 2 000 visiteurs. Donc on passe de 5 000 à 7 000 visiteurs. Ça fait plus de 25% de progression de visites et ça, c’est très important pour nous.

Se démarquer sur un marché de l’événementiel très concurrentiel

On fait face à un deuxième problème c’est qu’il y a beaucoup d’événements qui se créent en France. Il faut avoir une identité forte pour pouvoir se distinguer. Évidemment, la phase finale c’est que ce soit un événement fort, ça c’est notre métier. Mais entre-temps au niveau technique il y a un détail qui est tout simple c’est le billet.

On va y faire apparaître des partenaires par exemple, on va indiquer sur le billet un programme, des données essentielles… On va pouvoir lui créer une identité et par conséquent, le visiteur va vivre son événement et il va garder son billet qui représente l’émotion qu’il aura vécu.

Comment a commencé la collaboration entre Yurplan et Ainterexpo ?

Notre problématique était d’améliorer notre gestion de l’accueil et notre gestion billetterie. Historiquement elle se faisait en papier et donc on cherchait à être beaucoup plus performant.

Il fallait qu’on trouve une solution de gestion de la billetterie sur place pour pouvoir accueillir nos visiteurs, une solution de gestion des pré-inscription et une gestion des invitations pour nos exposants. Le fait d’avoir un outil qui regroupe ces éléments nous permet de récolter de la data qui ensuite est transformée en leads : c’est-à-dire en nouveaux clients.

Yurplan est partenaire d’Ainterexpo : est-ce qu’on peut en parler ?

Avec nos sponsors et nos partenaires on va être dans une logique de créer ensemble un projet et de répondre à des objectifs communs. On peut prendre l’exemple du Hashtag Festival, qui est un événement qu’on a créé il y a deux ans, et qui parle de l’univers du manga, du cosplay, du comics mais aussi de la révolution digitale. Ensemble on a pu se poser la question : comment aujourd’hui on arrive à s’unir autour d’un projet. L’idée c’est qu’on a un jeune, un projet, une communauté et que nos partenaires, dont Yurplan, pourront soutenir ces jeunes dans leurs projets au sein de l’événement.

Ce qui est intéressant aujourd’hui également c’est de créer une communauté entre les organisateurs qui utilisent Yurplan et pourraient être intéressés par Ainterexpo, et les événements qui passent chez nous qui ont besoin d’une billetterie.

Aujourd’hui, comment la relation a évolué ?

Au niveau technique on est avec une solution qui permet de récupérer des données uniques, vérifiées, fiables. Cela nous permet de savoir combien d’invitations ont été envoyées, combien ont été retirées, combien de visiteurs sont venus, avec quels types de billets, sur quelle durée enfin bref : tout ça c’est automatique et ça nous permet d’être sécurisés.

Quand on a organisé des événements comme moi depuis quelques années, ce sont de vraies évolutions. Yurplan nous permet aujourd’hui d’être beaucoup plus performants et de piloter nos événements en amont et en direct. Le Jour J, en appuyant sur un bouton, je peux savoir sur mon tableau de bord qu’à 11h je suis à 363 entrées et que l’édition précédente j’étais à 262, donc de manière immédiate on voit où on en est.

Aujourd’hui, Yurplan nous accompagne sur l’ensemble de nos projets. On a développé une capacité à travailler ensemble et s’entraider. On travaille avec une équipe qui n’est pas seulement prestataire, mais aussi partenaires de mes événements et qui amène une solution métier. J’arrive avec un besoin mais il y a une réelle capacité d’adaptation et je travaille avec l’équipe pour développer de nouvelles fonctionnalités ou de nouvelles actions.

Un mot pour finir ?

Ce que je voudrais rajouter c’est que la meilleure manière de s’assurer que Yurplan fonctionne bien c’est de venir au Parc des Expos de Bourg-en-Bresse, sur nos événements, pour tester la solution et puis vivre un événement fort que l’on organise pour nos visiteurs. Donc venez vite nous rencontrer à Bourg pour partager cette expérience !

Un grand merci à Laurent pour son temps et pour cet échange ! Vous souhaitez en savoir plus sur notre solution pour vos événements ? N’hésitez pas à nous contacter pour discuter de votre projet.