Les 7 conseils pour remplir vos événements

Organiser un événement, c’est faire un pari. Le pari que vos idées sauront séduire, que vos efforts trouveront leur public et que les jauges soient atteintes. Car derrière il y a une réalité économique incontournable : un événement qui ne se remplit pas, ne se rentabilise pas. Vous avez investi du temps, de l’énergie, des ressources. Vous avez construit une programmation, choisi un lieu et mobilisé des partenaires. Pourtant, sans une stratégie claire pour attirer et convertir votre public, même le concept le plus fort peut rester dans l’ombre. Dans un contexte de forte concurrence et d’attention volatile, chaque détail devient décisif.

Aujourd’hui, certains acteurs de la billetterie privent les organisateurs de la maîtrise du parcours et de l’expérience de leurs participants. Les données ne sont pas partagées, alors même que les organisateurs y accordent un intérêt croissant. Résultat : pilotage à l’aveugle et perte de chiffre d’affaires. Le besoin est clair : reprendre le contrôle de sa marque, connaître son public et mieux piloter pour mieux remplir et sécuriser sa rentabilité. C’est tout l’enjeu des 7 tips qui suivent.

1. Affirmez votre identité pour renforcer votre image

Pour remplir un événement il faut s’y prendre bien avant le jour J et tout commence par la mise en avant de votre image de marque. Elle reflète votre identité et donne le ton sur le concept de votre événement. C’est ce qui va vous rendre identifiable aux yeux des participants et vous démarquer des événements concurrents !

Personnalisez à 100% toutes les étapes de l’expérience participants à votre image pour éviter une rupture visuelle. Le parcours reste fluide, vos participants restent plongés dans votre univers à chaque étape, ce qui contribue d’ores et déjà à l’expérience qu’ils ont avec votre événement.

Une identité affirmée jusqu’au bout renforce la confiance de vos participants et la perception de votre événement ainsi que de votre image de marque.

Une billetterie en marque blanche vous permet d’intégrer votre univers dès la première interaction et sur l’ensemble de vos supports (billetterie, billets, badges, site web, programmation…).

Chaque étape et petits détails comptent, c’est ce qui peut faire la différence dans le remplissage de votre événement.

Conseil d’organisateur : Il faut vendre une image de marque ou un concept solide. La direction artistique doit être claire et marquée, afin de se démarquer et d’attirer l’attention. David Bonat - L’Ampérage

2. Créez et diffusez votre stratégie de commercialisation

La plus grande partie de vos revenus se trouve dans l’achat de vos billets. C’est pour cela qu’avant toute chose, vous devez choisir une billetterie en ligne depuis laquelle mettre en place votre stratégie de commercialisation et garder le contrôle sur vos ventes.

Une bonne stratégie sans une diffusion solide reste invisible. Pour remplir votre événement, vous devez garder la main sur votre distribution et vos canaux de communication.

Mais avant toute chose, pour établir votre stratégie de commercialisation et la diffuser correctement, vous devez étudier les différents profils de vos participants.

Vous pourrez adapter vos stratégies de façon précise et surtout adapter à chaque segment vos prix pour favoriser l’achat d’un billet. Une politique de prix réfléchie stimule l’achat anticipé et vous aide à booster vos ventes.

Étudiez vos groupes cibles de participants

Avec une base de données existantes

Ce groupe peut être défini par plusieurs critères de votre base de contacts. Ces critères peuvent être personnels (âge, genre, situation professionnelle, intérêts,…) ou comportementaux (récurrence de participation, délai d’achat de billet,…). En comprenant ces groupes, vous pouvez adapter vos tarifs pour mieux répondre aux attentes de vos cibles et choisir les bons canaux de diffusion pour les atteindre.

Sans base de données

Si vous ne disposez pas de base de données et afin de proposer des tarifs cohérents avec votre public cible, nous vous conseillons d’étudier les événements concurrents et les tendances de marché. Regardez les tarifs appliqués aux différentes catégories de billets, n’hésitez pas à comparer avec d’autres événements pour évaluer une moyenne de prix.

Une commercialisation sur mesure

Étudier vos participants et discerner les différents profils vous permettra de faire une stratégie de commercialisation plus précise et adaptée à chaque segment de votre public. Vous proposerez les tarifs les plus pertinents pour augmenter le taux de réservation.

Voici quelques astuces :

• Offres packagées : proposez des combinaisons de prix + avantage par catégorie de billet pour inciter vos profils ciblés à réserver un billet comme par exemple : proposer aux familles 1 ou 2 billets gratuits pour enfants dans leur offre.

• Tranches horaires / calendrier : très connu dans le culturel (festivals, clubs…), proposer un tarif différent en fonction d’une heure ou un jour d’arrivée.

• Promotions temporelles : lancez des ventes flash avec un quota de billets limités ou des codes promo limités pour stimuler l’achat anticipé et lisser votre trésorerie.

• Tarification dynamique : ajustez les prix de façon raisonnable pour rester abordable, en fonction de vos différentes périodes de commercialisation (hautes ou faibles) pour stimuler vos ventes sans les freiner.

Conseil d’organisateur : Côté tarification, nous appliquons des paliers dynamiques sur les fortes échéances : Dès qu’un quota est atteint, nous ouvrons (si la capacité du club le permet) un dernier quota de préventes pour que chacun puisse assister à la soirée. Ça nous permet de satisfaire la demande sans augmenter les prix. Jade Lebreton - Zip Club

Multiplication des points de vente

Vos participants sont ciblés, vos tarifs choisis, il faut maintenant promouvoir votre événement et diffuser efficacement votre billetterie.

Choisissez les canaux qui vont toucher vos différentes cibles pour placer vos points de vente, qu’ils soient numériques ou physiques, afin de garantir une expérience d'achat fluide.

Diffusez vos billets sur plusieurs canaux digitaux : intégrez votre billetterie à votre site web et diffusez le lien de votre billetterie sur les réseaux sociaux pour garantir une visibilité optimale.

N’hésitez pas à faire appel à différents médias qui relaient des événements. Si vous êtes un lieu événementiel, pensez également à intégrer votre lien de billetterie sur des plateformes comme Google My Business.

💡 Petit conseil : certaines plateformes de billetterie en ligne vous permettent de générer des liens trackés personnalisés. En les diffusant sur vos différents canaux, vous pourrez identifier précisément quels sont vos canaux d’acquisition les plus performants et ainsi optimiser vos efforts sur ceux qui vous rapportent des ventes.

Installez des points de vente dans des commerces physiques : paramétrez des guichets de billetterie dans des lieux fréquentés (cafés, boutiques culturelles, offices de tourisme) pour proposer un parcours d’achat rapide. Vous pouvez également louer des guichets pour effectuer des ventes directement sur votre événement et accélérer vos ventes.

Communiquez directement avec vos participants

Si vous avez déjà une base de données participants, les campagnes d’e-mailing représente un véritable levier de performance. Insistez sur la personnalisation de chaque mail par groupe de participants en insistant sur des avantages qui pourront leur donner envie de prendre un billet. N’hésitez pas à mettre en avant une deadline sur le prix de vos billets si vous faites une offre spéciale pour stimuler vos ventes !

💡 Chez Yurplan nous avons remarqué que les organisateurs qui envoient des campagnes d’e-mailing personnalisées, augmentent de +25% leur taux de participation !

Conseil d’organisateur : Vous pouvez proposer des tarifs early bird, des pré-ventes, ou encore des tarifs différenciés en fonction du moment de l’achat. Cela fait partie de votre stratégie de communication et peut jouer un rôle crucial dans le succès de l’événement. David Bonat - L’Ampérage

Distributeurs partenaires

Un distributeur peut être un point de vente supplémentaire pour vendre un quota de billets et élargir votre portée.

Soyez de même être conscient que recourir à un distributeur a des limites. Cela peut exposer votre public à des événements concurrents sur la même plateforme, qui risque de réduire votre visibilité et vos inscriptions. Vos données peuvent être exploitées pour promouvoir des événements similaires, générant ainsi une concurrence directe. Vous ne maîtrisez pas pleinement votre marque ni le parcours de vos participants, ce qui peut nuire à votre identité et à votre image, pourtant essentielles pour assurer le succès de vos événements.

3. Optimisez vos revenus avec le cross selling

Le cross selling consiste à mettre en avant des offres complémentaires à l’achat principal, en événementiel on parle principalement de produits ou services complémentaires à l’achat d’un billet. Cette pratique permet de rentabiliser les coûts engendrés sur les offres que vous mettez en place. Les coûts initiaux sont mieux amortis, ce qui améliore significativement la rentabilité globale des activités organisées.

Vos participants sont prêts à vivre plus qu’un simple événement. Offrez-leur des opportunités d’achats complémentaires qui enrichissent leur expérience… mais aussi vos revenus.

De plus, avec des produits ou services complémentaires au billet vous améliorez l’expérience et valorisez l’image de votre événement.

La segmentation de votre public et la définition de vos groupes de participants vont également vous servir à cette étape. Vous allez pouvoir déterminer les offres additionnelles correspondant à vos différents groupes afin d’être certain de proposer une option pertinente.

N’hésitez pas à mettre en avant un bénéfice clair comme le gain de temps, la praticité, la sécurité, le confort, l’expérience… soyez le plus transparent et direct possible pour inciter un achat rapide sans que votre participant ne se pose de question et reporte sa réservation.

Vous pouvez par exemple proposer des ateliers, du merchandising ou des goodies dès l'achat de billets pour une meilleure organisation et une plus grande valeur perçue. Côté services, vous pouvez proposer : un coupe-file, un billet repas, une place de parking… N’hésitez pas également à créer des offres exclusives disponibles selon le type de billet, un levier efficace pour encourager à opter pour des options plus haut de gamme (VIP, premium…).

4. Intégrez vos partenaires dans le remplissage et la rentabilité de votre événement

La collaboration avec des partenaires stratégiques peut jouer un rôle clé dans le succès de votre événement, notamment en termes de remplissage, d’augmentation de la visibilité et de rentabilité. En vous associant à des entreprises ou des marques partageant des valeurs communes et un public cible similaire, vous pouvez exploiter leurs réseaux mais aussi leur image pour attirer un plus large public.

Boostez vos ventes grâce aux réseaux de vos partenaires

Les partenaires détiennent des communautés fidèles et engagées, ce qui peut être un levier précieux pour faire grimper le taux de réservation.

Une des stratégies efficaces pour renforcer cet engagement est de donner à vos partenaires la possibilité d’envoyer des invitations. En créant un écosystème collaboratif, vous permettez à chaque partenaire de devenir ambassadeur de votre événement et de toucher un public plus large.

En leur offrant cette opportunité, vous les valorisez tout en facilitant la participation de leurs contacts directs, qu'il s'agisse de prospects, de clients ou d'invités personnels.

N’hésitez pas à les solliciter en les intégrant dans votre plan de communication. Vous pouvez leur fournir un kit média complet comprenant tout ce dont le partenaire a besoin pour promouvoir sa participation à votre événement (visuels, liens trackés, posts rédigés, etc.).

Motivez l’achat en mettant en avant vos partenaires

Les partenaires peuvent bénéficier de différentes opportunités pour renforcer leur visibilité et ajouter de la valeur à votre événement.

Par exemple, les espaces sponsorisés personnalisables (comme des pages de billetterie, des e-billets, ou des sections dédiées sur le site officiel de l'événement) deviennent des points de contact stratégiques pour vos sponsors.

Vous pouvez aussi mettre en avant vos différents partenaires dans vos communications (campagnes marketing, réseaux sociaux…). Vous ne vous contentez pas de les remercier, vous donnez également de la visibilité à leur marque et renforcez leur engagement. C'est un moyen simple mais efficace de maximiser l'impact de votre stratégie de communication et déclencher des achats de billets.

Conseil d’organisateur : un partenaire nous a acheté 3 000 billets pour l’événement Rétrofolies. Nous avons généré un code unique pour ces billets et il a pu les diffuser lui-même sans difficulté. En quelques minutes, nous avons édité 3 600 places, évitant ainsi tout le processus fastidieux d’impression et de gestion manuelle des billets. Laurent Canu - Ainterexpo

5. Exploitez les données de vos événements

La gestion efficace de la data est un levier puissant pour augmenter la fréquentation et la croissance de votre événement. Une ressource trop souvent mal exploitée mais qui peut jouer un rôle clé dans l’atteinte de vos résultats. Cependant, il est essentiel de pouvoir piloter tous les aspects de votre événement et de garder le contrôle sur ses données. Une collecte et une analyse rigoureuse de la data vous permettent de mieux comprendre les leviers de performance et de rentabilité de votre événement.

Personnalisez la collecte des informations

L’un des premiers pas consiste à définir précisément les données à collecter sur vos participants. En personnalisant vos formulaires d’inscription via votre billetterie en ligne, vous pouvez récolter des informations spécifiques telles que l’âge, la ville, l’e-mail ou le canal par lequel ils vous ont découvert.

Avec ces données vous qualifiez vos contacts, vous les segmentez en groupes pertinents et les intégrez directement dans votre CRM événementiel connecté pour des communications ciblées.

Conseil d’organisateur : Depuis huit ans, nous nous efforçons de collecter des données sur nos visiteurs, notamment par le biais de questionnaires, afin de comprendre leurs attentes et leurs motivations. Cette connaissance nous permet de nous réinventer à chaque édition et de répondre aux besoins de nos visiteurs, assurant ainsi la fidélité des anciens visiteurs tout en attirant de nouveaux participants. Florian Guenegan - GL Event

Analysez les comportements des participants

Comprendre les comportements d’achat de vos participants est crucial pour affiner vos stratégies. En analysant les données sur les critères démographiques, comportement d’achat, etc. Vous pourrez comprendre ce qui motive à l’achat, ajuster votre stratégie et définir les meilleures actions pour maximiser les ventes.

Optimisez le parcours d'achat

Le tunnel d’achat est une étape clé dans la conversion des participants. En identifiant les moments où votre public abandonne le processus, vous pourrez optimiser chaque étape du parcours et ainsi augmenter le taux de réservation. Cette analyse vous permettra de proposer une expérience d'achat plus fluide et plus engageante.

Mesurez le retour sur investissement (ROI)

Grâce à des outils de tracking des ventes, des clics et des comportements, vous pouvez mesurer l'impact direct de vos campagnes marketing. Vous savez ce qui fonctionne réellement, d’ajuster vos actions et d’investir intelligemment dans les leviers les plus efficaces pour générer des résultats.

Conservez la souveraineté de vos données

La protection de vos données est essentielle. Il est primordial de garantir que vos informations restent votre propriété exclusive. Assurez-vous qu’aucun tiers ne puisse accéder ou exploiter vos données sans votre consentement, en respectant les règles de confidentialité, à commencer par votre partenaire billetterie. Vous devez vous assurer d’avoir la possibilité de sauvegarder vos données en les exportant directement, vous permettant de les conserver précieusement dans un dossier annexe.

Suivez vos données dans des rapports visuels

Les tableaux de bord en temps réel offrent une visibilité complète et plus rapide sur l’évolution des inscriptions, les tendances de participation ou les profils des inscrits. Ces outils permettent d’ajuster immédiatement votre stratégie et avoir une meilleure analyse grâce à des filtres spécifiques et des données croisées.

En exploitant ces données, vous pouvez affiner votre communication, ajuster votre stratégie et anticiper les besoins des participants. Un suivi efficace vous permet non seulement d’optimiser votre taux de participation, mais aussi d’améliorer l’expérience des participants en répondant rapidement à leurs attentes.

Quelques idées stratégiques :

• Faites évoluer vos tarifs selon la dynamique des ventes : Analysez vos courbes de réservation pour ajuster vos prix au bon moment. Une baisse temporaire peut relancer une période creuse, tandis qu’un léger ajustement à la hausse sur les pics de demande peut améliorer votre rentabilité.

• Anticipez votre organisation selon les flux attendus : Si la prévente révèle un fort engouement ou au contraire un rythme plus lent que prévu, adaptez vos aménagements.

• Lancez des opérations promotionnelles ciblées : Pour stimuler les ventes à des moments clés, activez des tarifs spécifiques : dernière minute, offres duo ou famille, relances segmentées par e-mail...

Conseil d’organisateur : Je récupère toutes les données chaque mois et cela me permet de comparer l’année en cours avec l’année précédente, on peut aussi évaluer différents indicateurs et prendre des décisions plus fines. Sébastian Lynasio - One Club

Crédit photo : Raphaël Florentin

6. Stimulez l’engagement de vos participants

Un participant satisfait est un atout précieux pour l’avenir de votre événement. Il peut revenir, recommander votre événement à son entourage contribuant à faire grandir vos événements. Pour maximiser cette fidélité, il est essentiel d’entretenir une relation continue et personnalisée avec lui.

1. Gardez un contact régulier : maintenir une communication constante avec vos participants est crucial pour créer un lien durable. Envoyez-leur des actualités régulières, un bilan de l’événement, des annonces de nouveaux partenariats ou des informations sur l’ouverture de la billetterie en avant-première.

2. Personnalisez vos messages : chaque participant est unique. En personnalisant vos communications en fonction de son profil, son historique de participation ou ses centres d’intérêt, vous créez une relation plus personnelle et plus engageante. Cette approche augmente la probabilité qu'ils se sentent concernés et motivés à revenir.

3. Campagnes ciblées et personnalisées : l’utilisation de vos données vous permet de construire des campagnes ciblées et de toucher vos participants de manière plus précise. Qu’il s’agisse de relancer, de remercier ou d’inviter vos participants à de nouvelles expériences, ces messages personnalisés montrent que vous tenez compte de leurs préférences et renforcent leur fidélité.

En entretenant une relation continue et adaptée avec vos participants, vous faites de chaque édition un tremplin pour la suivante, transformant ainsi vos événements en rendez-vous incontournables.

7. Utilisez plusieurs spécialistes de l’événementiel

Ne soyez pas limité par votre billetterie, celle-ci ne doit pas être un seul silo. Vous pouvez grandement gagner en efficacité si celle-ci permet de vous connecter à d’autres écosystèmes d’outils, de prestataires et de partenaires qualifiés dans leur domaine d’expertise. L’interopérabilité est un levier opérationnel décisif.

Vous pouvez automatiser et simplifier la gestion entre tous les outils utilisés au quotidien.

L’intégration avec des prestataires externes permet d’enrichir le parcours de réservation des participants, leur offrant une expérience unique et optimisée, grâce à des services comme : la revente de billets, l’assurance annulation, ect.

En tant qu’organisateur, vous mobilisez de nombreux acteurs : agences, techniciens, exposants, régies, prestataires logistiques ou marketing. Une billetterie pensée pour s’interconnecter avec ces différents services vous permet de centraliser la donnée, fluidifier les échanges et automatiser les tâches chronophages. Le résultat ? Moins de saisies manuelles, moins d’erreurs, plus de réactivité et surtout un gain de temps dans votre organisation.

Voici quelques spécialistes que vous pouvez mobiliser pour augmenter les ventes de votre événement :

• Encadrez la revente et gardez le contrôle : En vous appuyant sur des plateformes de revente intégrées et sécurisées, vous maîtrisez l’ensemble du processus, limitez les risques de fraude et assurez une redistribution claire et fiable des billets. Vos participants gagnent en confiance, et l’expérience reste fluide de bout en bout.

• Facilitez l’achat avec l’assurance annulation intégrée : En proposant cette option directement lors de la réservation, vous rassurez vos participants tout en réduisant les sollicitations auprès du support client. C’est aussi un levier efficace pour inciter aux achats anticipés, en levant les derniers freins à l’engagement.

• Fluidifiez la gestion de vos exposants : En connectant vos outils de gestion exposants à votre billetterie, vous évitez les doubles saisies, automatisez les échanges d’informations et suivez plus facilement les paiements et statuts. Vous gagnez en clarté et en temps à chaque étape de la relation exposant.

Remplir un événement, ce n’est pas une question de chance, mais de méthode. En travaillant votre image, en structurant votre distribution, en exploitant vos données et en multipliant les sources de revenus, vous créez un écosystème solide, rentable et pérenne. Ne laissez rien au hasard : chaque interaction compte, chaque canal peut faire la différence. Et surtout, gardez le contrôle sur votre événement pour en faire un succès à chaque nouvelle édition.

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