Comment faire le bilan de son événement ?
Quand on organise des événements, on peut avoir tendance à se focaliser sur la gestion de l’événement avant et pendant pour assurer la réussite le Jour J. Pourtant, l’après événement a également toute son importance. Faire le bilan constitue une phase essentielle du cycle d’un événement. Cette étape permet de justifier les ressources investies dans l’événement et envisager des améliorations pour ceux à venir.
En effet, la création d’un événement étant relativement complexe et coûteuse. La décision de recourir à l’événementiel dans sa stratégie n’est généralement pas prise à la légère. Un événement doit permettre de répondre à des objectifs clairement définit en amont. Pour s’assurer de son retour sur investissement, il est alors essentiel de pouvoir mesurer objectivement les résultats obtenus. Voici quelques critères sur lesquels vous baser pour analyser le succès de votre événement et adapter votre stratégie.
Définir les critères d’évaluation d’un événement pour faire le bilan
Le choix des critères à évaluer dépend des objectifs fixés et de la nature de l’événement organisé. Ils doivent permettre de vérifier si les objectifs ont été correctement atteints. Généralement, on se base sur deux grands critères d’évaluations pour faire le bilan de son événement :
- – Des critères quantitatifs pour mesurer la rentabilité.
- – Des critères qualitatifs pour mesurer la satisfaction du public.
L’analyse des résultats quantitatifs
Il peut s’agir du nombre de participants ou d’un chiffre d’affaires à atteindre, de ventes de produits à réaliser, etc. Ces objectifs sont généralement liés à des besoins économiques et concernent principalement les événements BtoC. Ils s’analysent facilement grâce aux outils numériques utilisés dans le secteur événementiel.
Grâce à la billetterie en ligne dans un premier temps, vous pouvez suivre très précisément l’évolution des ventes de billets, le nombre de pré-ventes vendues, le nombre d’achat de billets sur place, le nombre de réservations à des ateliers, etc. Si les participants ont été conviés sur invitation, une application de contrôle des accès permet de connaître les statistiques de fréquentation. Il est donc assez simple de connaître le nombre de participants à un événement. Vous savez ainsi si les prévisions de participation ont correctement été atteintes. Ces données permettent de rectifier le tir et éviter un taux de no-show trop important à son événement.
En ce qui concerne l’évaluation du chiffre d’affaires d’un événement certains éléments sont à prendre en compte. Avec certains outils, il est possible de suivre les ventes réalisées et obtenir les résultats sous forme de tableaux de bord exploitables. Vous pouvez également choisir de mettre en place un système de paiement cashless qui permet de croiser toutes les dépenses effectuées par un participant. Le cashless est de plus en plus utilisé par les organisateurs d’événement car il constitue un outil d’analyse efficace.
S’il ne s’agit pas d’un premier événement, l’idéal est d’avoir créé un référentiel de base avec ces critères d’évaluation. Ceci afin de les comparer d’un événement à l’autre et analyser son succès.
L’analyse des résultats qualitatifs
Quand on parle d’objectifs qualitatifs d’un événement, il s’agit généralement de :
- – Améliorer l’image d’une entreprise,
- – Créer de l’intérêt de la part du public,
- – Créer de l’intérêt des médias,
- – Proposer une expérience participants originale et positive qui fera parler d’elle.
Les résultats qualitatifs qui émanent de votre bilan s’analysent à partir des avis des participants. Afin de recueillir ces avis, vous pouvez mettre en place des questionnaires de satisfaction, pour interroger les participants sur les éléments qui vous intéressent. Les réponses sont analysées a posteriori. Elles permettent de vérifier ce qui a généré le plus de satisfaction auprès du public. La relation que vous créez avec vos participants est capitale pour générer de la fidélisation.
Les participants à un événement sont aujourd’hui de plus en plus nombreux à partager leur expérience sur les réseaux sociaux. En plus d’augmenter la visibilité de l’événement, le partage sur les réseaux sociaux permet également de recueillir les retours sur expérience des participants. On parle dans ce cas de veille d’E-réputation.
Les médias représentent également un bon moyen d’obtenir des retours sur la qualité d’un événement. En consultant les partages ou les commentaires sous ces articles, vous avez une idée de l’opinion du grand public, mais aussi d’autres professionnels. De plus, vous gagnez en visibilité pour votre prochaine édition.
Même si les avis obtenus dans la presse, sur les réseaux sociaux, ou via les questionnaires de satisfaction ne sont pas excellents, il est important de les prendre en compte dans l’évaluation de votre événement. Le but étant d’améliorer vos stratégies pour faire grandir votre événement d’années en années. Nous accompagnons les organisateurs d’événement dans cette démarche, n’hésitez pas à venir tester nos outils.
