Ainterexpo x Yurplan : Redéfinir l’expérience Exposants-Organisateurs
Un an après, nous revenons sur notre collaboration avec Ainterexpo !
Ainterexpo, c’est 3 halls d’exposition qui accueillent chaque année toutes les manifestations à rayonnement régional ou national. Laurent Canu, le directeur de la Société de Gestion du Parc des Expositions de l’Ain (SOGEPEA), nous parle de son expérience d’organisation, des problématiques auxquelles font face les organisateurs d’événements et vous offre 5 précieux conseils pour un salon réussi.
Quelle est l’expertise d’Ainterexpo ?
Je m’appelle Laurent Canu. Je suis directeur de la SOGEPEA, la société de gestion du parc des expositions de l’Ain qui exploite Ainterexpo dans le cadre d’une délégation de service public de Grand Bourg Agglomération. C’est un lieu qui accueille 200 événements par an : 30 matchs de basket, 15 spectacles, beaucoup d’événements professionnels et grand public. En plus de ces événements, nous organisons en interne quatre grandes manifestations : le Salon de l’Habitat, le Salon de la Gastronomie et le Festival Rétrofolies et le Hashtag Festival.
Progression des événements sur l’année 2024
Avec l’outil Yurplan, j’ai pu observer de manière précise l’impact de nos actions :
Pour le Salon de l’Habitat, nous avons constaté une augmentation de 30% des téléchargements d’invitations grâce à notre stratégie d’envoi massif d’invitations gratuites mise en place avec Yurplan, malgré une diminution de 10% du nombre de visiteurs. Cela représente un succès significatif comparé à la chute de 35% observée chez certains confrères avec une année difficile pour ce secteur.
Au Hashtag Festival, nous avons enregistré une hausse de 15 à 20% du nombre de visiteurs, mesurée grâce à votre outil. De plus, nous avons doublé nos ventes anticipées, passant de 1 000 à 2 000 billets pré-ventes, rendant ainsi notre processus d’accueil beaucoup plus fluide grâce à la solution Yurplan.
Pour l’événement Rétrofolies, nous avons connu une croissance impressionnante, passant de 4 400 à environ 6 700 à 6 800 visiteurs, ce qui équivaut à une progression de près de 55%. L’année dernière, nous avions vendu 200 billets en pré-ventes, alors que cette année, nous avons atteint les 500 à 600 billets avant ouverture. Cette progression est particulièrement notable dans nos courbes, et elle démontre l’efficacité de notre stratégie de billetterie détaillée et personnalisée, facilitée par l’utilisation de codes billet simples pour nos différentes actions.
Quelles sont les problématiques que tu rencontres en tant qu’organisateur d’événement ?
Les problématiques et enjeux auxquels nous faisons face sont nombreux et variés selon les types d’événements.
Aujourd’hui, certains de nos exposants estiment qu’il ne leur incombe pas d’attirer des visiteurs, ce qui constitue un défi majeur pour l’organisateur qui fait “tout le boulot”.
Le deuxième enjeu, de nature financière, concerne notre salon de la gastronomie où les revenus de la billetterie sont essentiels, tout comme ceux provenant des exposants.
La transition vers une gestion digitale de la billetterie avec nos clients exposants ne se fait pas facilement. Il nous a fallu trois ans pour convaincre les exposants de ce changement, et même aujourd’hui, cette pratique n’est pas totalement adoptée car le public de notre salon parfois vieillissant peut rencontrer des difficultés pour éditer son invitation.
Comment Yurplan vous a accompagné pour faire face à ces enjeux ?
Grâce à Yurplan, nous avons pu réaliser d’importantes économies de temps et d’énergie.
Nous pouvons faire un état des lieux détaillé pour chaque exposant. Par exemple, sur 100 exposants, nous constatons que 40% n’ont envoyé aucune invitation, 40% en ont envoyé un peu, et 20% sont des utilisateurs exemplaires.
Nous pouvons aussi générer des rapports détaillés pour chaque exposant, indiquant combien d’invitations ont été téléchargées et avec quel code et combien sont venus.
Actuellement, les exposants envoient des fichiers PDF que les visiteurs doivent imprimer. Une fois l’invitation scannée à l’entrée, elle est pointée dans la base de données Yurplan.
Les visiteurs doivent renseigner leur nom et prénom lors du téléchargement de l’invitation, permettant ainsi à chaque exposant d’avoir accès à une liste complète des personnes ayant assisté à l’événement.
De plus, la création et l’extraction des codes pour chaque exposant prend peu de temps. Nous pouvons ainsi fournir des rapports précis, justifiant par exemple que 300 invités sont venus grâce à un exposant spécifique. Auparavant, ce processus nécessitait un comptage manuel fastidieux. Yurplan a donc considérablement facilité cette partie la.
Quelles fonctionnalités utilisez-vous le plus ?
La fonctionnalité que nous utilisons le plus avec Yurplan est sans doute celle liée aux codes de billetterie et aux invitations. C’est extrêmement pratique car nous travaillons principalement par email, ce qui permet une diffusion rapide et efficace.
Par exemple, un client nous a récemment acheté 3 000 billets pour l’événement Rétrofolies. Nous avons généré un code unique pour ces billets et il a pu les diffuser lui-même sans difficulté. En quelques minutes, nous avons édité 3 600 places, évitant ainsi tout le processus fastidieux d’impression et de gestion manuelle des billets. Le jour J, les billets sont simplement scannés à l’entrée et nous pouvons fournir des rapports précis en temps réel.
Il y a aussi la diffusion des invitations en amont, avec la possibilité de gérer différents types de billets (payants ou gratuits) facilement.
L’outil de mesure du visitorat et des préventes de Yurplan, il nous permet de travailler efficacement sur deux fronts. Tout d’abord, il facilite la préparation et réduit le stress lié au suivi des évolutions.
Les 5 Tips de Laurent pour l’organisation d’un salon réussi 💪
1 – Je dirais que le principal conseil est de bien définir sa stratégie concernant l’importance de la billetterie dans ses revenus.
2 – Utilisez l’outil Yurplan pour collecter des données et envoyer des informations aux participants, par exemple, pour les encourager à acheter leurs billets.
3 – Évaluez également la possibilité de collaborer avec Ainterexpo pour dupliquer vos événements dans nos locaux avec un bon rapport qualité-prix. La destination Bourg vous permet d’augmenter votre marge, pour par exemple investir ces économies dans l’animation ou le programme de votre événement pour attirer plus de monde.
4 – Je recommande aussi de tester Yurplan pour la gestion de l’accès des visiteurs. Cela permet une organisation structurée et équitable.
5 – Et enfin, je conseille d’être juste et d’annoncer des chiffres de fréquentation que Yurplan lui permet de justifier. Certains organisateurs ont tendance à ne pas mettre en place une solution de gestion de la billetterie claire comme Yurplan et annoncent des volumes de visiteurs exagérés.
