GL events x Yurplan : Une collaboration durable qui réinvente la billetterie en ligne

Florian Guenegan, Chargé de web marketing pour GL events Exhibitions à Brest, revient sur les événements Aux Vignobles de son organisation. Dans ce témoignage, Florian partage son expérience, les défis auxquels il a dû faire face vis-à-vis de l’évolution du salon et comment il y a fait face. Il vous offre également 5 précieux conseils pour un salon réussi en fin d’article.

Quelques mots pour présenter GL events de Brest ?

On s’occupe principalement d’organiser des salons grand public toute l’année, qui sont répartis essentiellement sur deux marques :

• Aux Vignobles, une marque tournée vers le vin et la gastronomie
• Les salons Viving, qui concernent plutôt l’habitat et l’immobilier.

Pour la marque Aux Vignobles, on organise une vingtaine de salons annuels à travers la France, principalement dans le Grand Ouest, qui est la région historique de l’entreprise, avec quelques événements dans l’Est et un peu plus au Sud.

En ce qui concerne les salons Viving, ils sont concentrés essentiellement en Bretagne, avec 7 événements annuels répartis en Ille-et-Vilaine, Morbihan et Finistère.

Dans mes fonctions, je me concentre principalement sur l’acquisition de visiteurs par le biais des canaux digitaux. Je m’occupe de mettre en place des campagnes d’acquisition via les réseaux sociaux et l’emailing, ainsi que de la gestion de la base de données et de la billetterie pour les visiteurs.

Quelle a été l’évolution des salons Aux Vignobles ?

L’évolution principale des événements Aux Vignobles ces dernières années s’est surtout concentrée sur l’expérience visiteur et la scénographie. Avant 2021, ces salons étaient connus sous le nom de Salon Viving et Gastronomie. En 2021, nous avons refondu la marque pour créer Aux Vignobles, ce qui a impliqué la création d’une nouvelle identité graphique.

Avec cette nouvelle marque, nous avons voulu enrichir l’expérience des visiteurs en mettant en place une scénographie plus immersive. Nous avons créé divers contenus sur site pour permettre aux visiteurs d’en apprendre davantage sur l’univers du vin, de l’œnologie, et de la gastronomie française. L’objectif était de les aider à acquérir des connaissances tout au long de leur visite.

Nous avons mis en place différents panneaux informatifs au sein du salon, des expériences sensorielles, et des contenus web. Tout cela vise à rassurer les visiteurs qui pourraient ne pas se sentir légitimes ou assez sûrs de leurs connaissances pour visiter le salon. Nous voulons qu’ils se sentent au même niveau que les vignerons avec qui ils échangent, afin qu’ils puissent comprendre et partager pleinement l’expérience offerte par nos vignerons.

Quel est l’enjeu que vous avez rencontré pour les derniers salons Aux Vignobles ?

L’enjeu a toujours été de développer la marque et d’améliorer l’expérience des visiteurs. C’est dans cet esprit que nous avons voulu lancer une boutique Aux Vignobles. Nous avons décliné plusieurs supports en rapport avec la gastronomie et le vin, et créé des goodies aux couleurs de Aux Vignobles.

Jusqu’à présent, nous avions le verre de dégustation obligatoire sur nos salons, qui, bien qu’étant un outil marketé, est largement utilisé par nos visiteurs. Nous avons voulu étendre ces déclinaisons à d’autres supports.

Cependant, nous n’avions pas de module de caisse pour vendre et suivre les ventes de ces objets. Pour remédier à cela, nous avons utilisé Yurplan, détournant son système de billetterie pour en faire une boutique. Nous l’utilisons sur place comme un logiciel de caisse pour gérer nos ventes.

Comment Yurplan vous a accompagné pour faire face à cela ?

J’avais interrogé Léon pour savoir comment Yurplan pouvait nous aider. Sur ses conseils nous avons donc utilisé le module de caisse de billetterie comme un module de vente d’objets. Donc, ça montre aussi la souplesse de l’outil pour en faire ce qu’on veut et ce dont on a besoin.

Maintenant, nous utilisons deux caisses : une pour les entrées payantes, comme toujours, et une seconde caisse pour un événement distinct, où les tarifs de billetterie sont utilisés comme tarifs pour les objets de la boutique.

Cela nous permet de mieux gérer les ventes et d’offrir une expérience plus fluide à nos visiteurs.

Quelles fonctionnalités utilisez-vous le plus ?

La fonctionnalité que nous utilisons beaucoup et pour laquelle nous étions très demandeurs est le module de code d’activation. Pourquoi ? Parce qu’il nous permet de suivre en temps réel l’impact de toutes les actions marketing que nous mettons en place et de capter les données sur nos visiteurs.

Je vais vous donner un peu de contexte. Notre premier besoin avec Yurplan pour nos événements était de connaître nos visiteurs et de savoir d’où ils venaient. Pour cela, nous voulions suivre en temps réel l’impact de nos diverses opérations marketing, qu’elles soient digitales, de presse ou sur des médias offline. Le suivi de ces actions nous aide à comprendre leur efficacité.

Grâce aux codes d’activation que nous pouvons utiliser sur tous ces canaux et opérations, nous pouvons dire, par exemple, que telle opération a attiré un certain nombre de visiteurs, un certain nombre de personnes se sont inscrites, et un certain nombre de visiteurs sont finalement venus sur place.

Cela nous permet, d’une année sur l’autre, de moduler et gérer nos campagnes, nos plans marketing et les actions que nous mettons en place. Ainsi, nous pouvons déterminer ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas.

Les 5 Tips de Florian pour l’organisation d’un salon réussi 💪

1 – Créer une expérience visiteur unique : Faire un salon simplement pour en faire un n’est pas suffisant, surtout face à une concurrence ou d’autres salons peuvent parfois faire mieux.

2 – Communiquer largement : Un salon est avant tout un événement, et pour qu’il soit visible, il faut communiquer massivement. Il est essentiel de ne pas négliger la communication, qu’elle soit en ligne ou via les médias traditionnels.

3 – Connaître ses visiteurs : Depuis huit ans, nous nous efforçons de collecter des données sur nos visiteurs, notamment par le biais de questionnaires, afin de comprendre leurs attentes et leurs motivations. Cette connaissance nous permet de nous réinventer à chaque édition et de répondre aux besoins de nos visiteurs, assurant ainsi la fidélité des anciens visiteurs tout en attirant de nouveaux participants.

4 – Apporter de la nouveauté à chaque édition : Même avec une communauté fidèle, il est crucial de proposer des nouveautés d’une édition à l’autre pour maintenir l’intérêt et la surprise. Cela encourage les visiteurs à revenir et à continuer à s’intéresser à l’événement.

5- Faire preuve de patience : Le succès ne vient pas forcément dès la première édition d’un salon. De nombreux facteurs peuvent influencer la réussite d’un événement. Il est important de persévérer et d’être patient. La persévérance est la clé pour atteindre le succès à long terme.