OctoGônes : Les coulisses d'un record de visiteurs face aux grands défis de la 16ème édition

Organiser la 16e édition d’OctoGônes, l’une des plus grandes conventions de jeux, représentait un nouveau défi logistique et stratégique pour l’association FAJIRA. Face à la croissance continue de l'événement, l’équipe organisatrice a dû prendre des décisions complexes mais indispensables. Un virage stratégique, qui a nécessité une transition minutieusement préparée, accompagnée par Yurplan qui est partenaire de l'événement depuis maintenant deux éditions. Un pari largement gagné, puisque la convention a enregistré son plus grand nombre de visiteurs. Nous avons interviewé Kader Si-Tayeb, membre de l’association FAJIRA qui organise l’événement, pour comprendre l’envers du décor et analyser les clés de ce succès face à de nouveaux enjeux.

Pouvez-vous vous présenter ainsi que la convention ?

Je m’appelle Kader Si-Tayeb, membre de l’équipe organisatrice d’OctoGônes. Au sein de l'association, j’interviens plus particulièrement sur des sujets liés à la coordination avec Eurexpo, la logistique générale de l’événement et la gestion de la billetterie.

OctoGônes est aujourd’hui l’un des événements ludiques majeurs en France. Chaque année, pendant trois jours, nous accueillons à Lyon des milliers de passionnés, mais aussi un large public familial venu découvrir toutes les formes de jeu : jeux de société, jeux de rôle, jeux de figurines, jeux de cartes, jeux d’enquête et bien d’autres encore.

L’événement est particulièrement reconnu à l'échelle nationale pour la richesse de son offre en jeu de rôle et en figurines, tout en proposant une expérience accessible à tous les publics, des joueurs occasionnels aux passionnés les plus expérimentés.

Pourquoi l'édition 2026 a-t-elle marqué un tournant historique pour OctoGônes ?

Après quinze éditions organisées à Villeurbanne, nous avons fait le choix stratégique de nous installer à Eurexpo Lyon afin d’accompagner la croissance continue de notre événement. Ce déménagement représentait un défi de taille, mais il était indispensable pour franchir un cap. 

Ce nouvel espace nous a permis d'offrir plus de confort, de déployer une offre d'animations considérablement enrichie et de garantir un accueil optimal, tant pour nos visiteurs que pour nos partenaires et exposants.

Ce changement de lieu impliquait aussi de repartir d'une page blanche. Il a fallu repenser entièrement nos plans, la gestion des flux de visiteurs et l'organisation logistique générale de l'événement dans ce nouvel environnement. L’autre enjeu de taille résidait dans le calendrier. Passer de l'automne au mois de mai a considérablement réduit notre temps de préparation pour cette édition.

Enfin, ce changement d'échelle nous offrait une capacité d'accueil bien supérieure aux éditions précédentes. Dès lors, le défi ne consistait plus seulement à orchestrer l'événement, mais à réussir à augmenter significativement notre visitorat à court terme.

Quels étaient vos besoins pour accompagner cette croissance, notamment en termes de billetterie ?

Nous avions besoin d'une solution de billetterie en ligne qui aille bien au-delà de la simple vente de billets. L'intégration d'un outil CRM était un critère majeur pour nous permettre de mieux connaître nos visiteurs, segmenter notre base de contacts afin de communiquer efficacement avec eux.

L'intérêt est d'avoir les données de réservation, les informations visiteurs et les outils de communication réunis au même endroit, ce qui simplifie considérablement le travail des équipes.

Nous avions également un besoin fort autour de la gestion des activités car la convention OctoGônes propose des centaines de sessions de jeux, d'animations ou de tournois.

Enfin, nous accordons beaucoup d’importance au suivi de nos données en temps réel. Pouvoir suivre l'évolution des ventes, analyser les performances de nos actions de communication et connaître précisément notre niveau de remplissage à chaque étape de la commercialisation était indispensable pour un bon pilotage de l'événement.

Dans votre phase de comparaison des logiciels de billetterie, quels critères avez-vous privilégiés ?

Comme beaucoup d'organisateurs, nous avons d'abord étudié les critères classiques : la souplesse de la plateforme, les possibilités de personnalisation, la simplicité d’utilisation et bien sûr, le coût global de la solution.

Mais notre grille d'analyse comportait également un impératif très spécifique lié à notre offre avec la gestion des activités. C'est précisément ce point qui a fait pencher la balance en faveur de Yurplan. Rares sont les solutions sur le marché capables de proposer un outil de gestion des activités aussi complet et nativement intégré à la plateforme de billetterie, sans forcer le participant à multiplier les parcours d'achat.

Cette année, nous avons enregistré plus de 1 700 inscriptions à nos activités, ce qui représente une progression significative par rapport à l'édition précédente. Cela confirme l'importance de s'appuyer sur un outil capable de gérer efficacement une programmation aussi riche.

Délai court, nouveau lieu, quelle a été votre stratégie de communication pour remplir votre événement ?

Compte tenu du changement de lieu et d'un délai de préparation plus court que d'habitude, nous nous sommes appuyés sur les leviers qui avaient déjà fait leurs preuves lors des précédentes éditions.

Les réseaux sociaux ont constitué notre principal canal de communication. Nous les avons complétés par nos partenaires médias spécialisés, qui relaient OctoGônes depuis de nombreuses années auprès de la communauté ludique. En parallèle, nous avons renforcé notre présence auprès du grand public grâce à des campagnes d'affichage urbain, afin d'accompagner notre changement d'échelle et de toucher de nouveaux visiteurs.

Enfin, nous travaillons de plus en plus sur les outils marketing directement liés à la billetterie comme le CRM qui est aujourd'hui un vrai avantage. Ça répond parfaitement à nos attentes et constitue un véritable plus dans notre organisation. Avant Yurplan, nous n'utilisions pas réellement d'outil CRM, donc le fait de disposer directement de ces fonctionnalités au sein de la billetterie nous a permis de commencer à structurer notre connaissance des visiteurs sans ajouter de solution supplémentaire.

L'objectif pour nous est de mieux exploiter les données dont nous disposons déjà afin d'améliorer, à terme, l'efficacité de nos campagnes.

À quoi vous ont servi les données dans votre stratégie de remplissage ?

Les données nous servent avant tout à mieux connaître nos visiteurs et à personnaliser nos communications. OctoGônes rassemble des publics très différents, l'objectif est donc de pouvoir adresser à chacun les informations qui l'intéressent réellement. 

Grâce aux questionnaires et aux informations collectées lors de la réservation, nous comprenons mieux quelles sont les attentes du public et comment est découvert l'événement. Nous pouvons également analyser leurs habitudes d'achat, les périodes sur lesquelles les réservations s'accélèrent ou encore les offres et produits qui fonctionnent le mieux. Grâce à cela, nous pouvons ajuster notre stratégie commerciale.

À terme, cette segmentation nous permettra d'être plus pertinents dans nos campagnes et nos offres afin d’améliorer l'engagement de notre communauté.

Ces données nous aident également à identifier les canaux de communication les plus efficaces. Nous utilisons notamment des codes promotionnels qui nous aident à mesurer l'efficacité de certaines opérations marketing ou de certains partenariats. Nous avons commencé à mettre en place des liens de tracking, mais c'est un axe que nous souhaitons encore développer. Nous pouvons ainsi affiner notre stratégie et concentrer nos efforts sur les actions qui génèrent le plus d'impact.

Nous utilisons beaucoup le module Analyse de Yurplan, qui nous offre une vision globale de toutes nos données et de l'évolution des ventes en temps réel. Cette visibilité est particulièrement précieuse pour piloter l'événement et prendre des décisions rapidement.

Êtes-vous prêt à payer des commissions légèrement supérieures pour accéder à des outils d'analyse et d'exploitation de données ?

Oui, tout à fait, à condition que la valeur ajoutée soit réelle et mesurable. Aujourd'hui, disposer d'outils de données performants, de modules d'analyse et de fonctionnalités marketing avancées permet au final, d'améliorer directement les résultats économiques de l'événement.

Pour un organisateur d'événement grand public, il faut raisonner en coût global et non uniquement en montant des commissions. Si un outil permet de mieux cibler ses actions, d'éviter certaines dépenses inutiles ou d'augmenter les ventes, alors l'investissement peut être rentabilisé. C'est donc un sujet que nous regardons avec intérêt. Comme pour tout outil, il faut l'évaluer dans la durée et mesurer concrètement les bénéfices qu'il apporte à l'organisation.

Du côté de la gestion de vos partenaires et exposants, comment ça s’est déroulé  ?

Nous avons franchi une étape importante sur cette édition en utilisant pour la première fois les fonctionnalités de Yurplan dédiées à la gestion des partenaires et des exposants.

L'année précédente, nous n'avions pas encore exploité ces outils. Cette année, ils nous ont permis de centraliser toute la gestion des invitations et des accès dans un environnement unique, ce qui a considérablement simplifié notre travail. 

Les retours de nos partenaires et de nos exposants ont d'ailleurs été très positifs. Ils ont vraiment apprécié de disposer d'un outil fiable, professionnel et surtout très simple d'utilisation pour gérer leurs invitations. Pour notre équipe c'est clairement l'un des grands points de réussite de cette édition.

Comment Yurplan a pu vous accompagner pour évoluer par rapport à l’édition précédente ?

Au-delà de la performance technique de la plateforme, l'accompagnement humain de Yurplan a été un pilier fondamental de notre réussite. Louane a fait preuve d'une grande disponibilité tout au long du projet, que ce soit pour la prise en main de l'interface ou pour répondre à nos nombreuses questions.

Notre changement d'échelle vers Eurexpo et l'évolution globale de la convention nous ont poussés à instaurer de nouveaux processus opérationnels, notamment autour des activités, du CRM ou de la gestion des partenaires. Dans ce contexte de transition, pouvoir compter sur un accompagnement aussi réactif et compétent a été véritablement bénéfique.

Nous avons eu le sentiment d'avoir un véritable partenaire à nos côtés, et pas simplement un fournisseur de billetterie.

Que diriez-vous à un organisateur qui hésite encore à choisir Yurplan ?

Nous lui conseillerions sans hésiter d'étudier sérieusement la solution Yurplan. Pour un événement d'envergure comme le nôtre, la plateforme répond parfaitement aux exigences du terrain, qu'il s'agisse de la billetterie principale, de la gestion nos centaines d'activités, des partenaires ou de la relation avec nos visiteurs. 

Comme pour tout projet, le choix dépend des besoins de chacun, mais dans notre cas, Yurplan s'est révélé être une solution adaptée à la taille et aux ambitions d'OctoGônes, avec un accompagnement de qualité en complément de l'outil.

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