Comment bien rédiger un dossier de partenariat ?

Vous avez décidé d’organiser un événement, votre projet est défini. Maintenant, vous cherchez de l’aide pour vous financer. Vous commencez alors à rechercher des sponsors et/ou des partenaires. La clé de la réussite de cette recherche se situe dans la rédaction du dossier de sponsoring. C’est le sésame qui va vous permettre de convaincre votre futur partenaire. Ce sera le premier, et peut-être le seul contact que vous aurez avec lui. Il s’agit donc d’être convaincant afin d’atteindre votre objectif. Avec une méthode, et quelques règles simples, vous ferez en sorte que votre dossier retienne l’attention de vos futurs partenaires.

Présentez votre projet

Tout d’abord, vous devez présenter votre projet. Soyez clair et concis. Rapidement, vous devez dégager les points forts et différenciateurs de votre projet. Vous pouvez analyser votre projet selon les critères suivants :

• son originalité

• son ancrage dans l’actualité

• le lieu et la cible

• les compétences de votre équipe

• la faisabilité de votre projet

• la communication

Dans cette partie, évoquez tout ce qui peut donner de la crédibilité à votre projet : les responsables, les parrains de l’événement, les précédentes éditions, votre expérience, des mots de soutiens, etc.

Donnez également des informations pratiques sur votre événement : lieu, date, durée, objectifs, attentes…

Les opportunités pour votre partenaire

Expliquez à votre interlocuteur ce que vous pouvez lui apporter. Donnez-lui des raisons de participer. Rédigez cette partie après vous être bien renseigné sur votre interlocuteur, afin de personnaliser au maximum votre discours. Si vous maîtrisez votre projet, n’hésitez pas à sortir des sentiers battus.

Définissez concrètement ce que vous offrez. Il s’agira bien souvent d’espaces de publicité. Cela peut aussi être des services en dehors de l’événement.

Définissez également ce que vous attendez de la part de votre partenaire. Il est rare que de l’argent soit directement donnée. En général, le partenaire fournit du matériel ou règle directement des factures.

Restez ouvert aux suggestions et au dialogue. En écoutant les propositions de votre interlocuteur, vous pourrez plus facilement établir un partenariat de long terme.

Votre plan de communication

Votre futur sponsor doit connaître précisément la façon dont vous allez communiquer avec vos participants. C’est un très bon indice pour prédire la réussite de l’événement. Il pourra ainsi voir la place qu’il occupera dans l’ensemble du plan de communication et estimer les gains potentiels en terme de visibilité.

Détaillez votre plan de communication : les supports (affiches, dépliants, tv, radio, web…), la quantité, la cible, etc.

Le budget

Vous devez expliquer à votre futur partenaire la répartition de votre budget. Exposez les recettes et les dépenses prévisionnelles. Le montant de l’aide allouée par le futur partenaire ne doit pas dépasser 20% du budget global. La partie budget est une des parties qui intéresse le plus votre futur partenaire, ne négligez pas cette partie.

Les annexes

N’hésitez pas à joindre à votre dossier des documents annexes. Ceux-ci permettront à votre futur partenaire de mieux se projeter. Vous pouvez joindre, par exemple : les revues de presse des éditions précédentes, la maquette de l’affiche, le plan du lieu où se déroulera l’événement, des statistiques et autres reporting des éditions précédentes comme ceci, une étude de marché, des devis…

Soignez l’aspect visuel

Plus votre dossier sera soigné et agréable à lire, plus il y aura de chances que votre interlocuteur soit intéressé par votre proposition. C’est également un gage de sérieux et de motivation. Prêtez une attention toute particulière à la page de couverture de votre dossier. C’est la première impression, la première chose que verra votre destinataire. Elle est donc d’une grande importance.

N’ayez pas peur d’adopter une mise en page originale. Cela vous permettra de sortir du lot. Les structures reçoivent parfois plus d’une centaine de propositions chaque mois. Utilisez des couleurs et des photos, sans bien sûr en abuser. Si votre dossier fait plus de 5 pages, pensez à intégrer un sommaire et un résumé.

Soigner l’aspect visuel de votre dossier mettra votre lecteur dans de bonnes dispositions, c’est essentiel.

Cibler vos destinataires

Afin d’optimiser vos chances de réussir, veillez à bien cibler vos destinataires. N’envoyez pas ce dossier à n’importe qui. Établissez un ciblage intelligent et qualifié.

De plus, essayez d’adresser le dossier directement au responsable de la structure en question afin de limiter au maximum les intermédiaires.

Vous avez à présent toutes les clés en main afin de bien rédiger un dossier de partenariat. Appliquez ces conseils pour attirer l’attention de votre destinataire.

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