Comment optimiser votre communication événementielle ?

Salons, conférences, petits-déjeuners ou soirées : la communication événementielle est un incontournable pour engager les prospects et les clients. Le remplissage de votre événement ne doit pas être pris à la légère pour atteindre vos objectifs. Découvrez quelques conseils pour comprendre les mécanismes de la communication événementielle et pour optimiser votre stratégie.

La communication événementielle : qu’est-ce que c’est ?

La communication événementielle est avant tout un outil marketing. Cette stratégie consiste à organiser une manifestation, un rassemblement dans un objectif défini.

Cette communication événementielle est utilisée dans le cadre de :

• – La communication externe : pour promouvoir une marque, une entreprise ou une enseigne par exemple.

• – La communication interne : pour informer, fidéliser et motiver le personnel d’une entreprise par le biais de séminaires et d’activité de team building par exemple.

Il existe une grande variété d’événement : salons, colloques, festivals, soirées, cocktails, etc. Lorsqu’on se lance dans un tel projet, il est indispensable d’avoir une bonne organisation et de faire appel à des prestataires de qualité pour vous accompagner. Il est également important d’organiser la communication autour de l’événement pour assurer son remplissage.

1. Faire parler de votre événement sur internet

Vous avez tout intérêt à créer un site web dédié à votre événement. Pourquoi ?

– Regrouper toutes les informations pratiques : Point de contact principal, il met à disposition du ou des publics concernés tous les contenus nécessaires : dates, lieux, modalités d’inscriptions, intervenants, planning, etc.

– Afficher la valeur ajoutée de votre événement : en somme, c’est la promesse que vous faites à vos participants s’ils s’inscrivent à travers une description, des photos, des articles, etc. Votre site est la vitrine qui doit donner envie aux participants de s’inscrire.

– Promouvoir votre événement : un nouveau canal de communication, des mots clefs sur lesquels se positionner : l’objectif est de gagner en visibilité.

– Recruter des partenaires ou des sponsors.

– Créer un nouveau canal d’inscription : grâce aux widgets, il est possible de s’inscrire directement à partir de votre site web.

Un autre moyen de gagner en visibilité est de référencer votre événement sur un agenda en ligne spécialisé. Ces outils vous permettent d’afficher votre événement sur des sites web qui ont déjà un fort trafic d’internautes potentiellement intéressés par ce que vous proposez.

2. Les widgets pour multiplier vos canaux de vente

Par définition un widget est un programme ou un mini-logiciel disponible sur un système d’exploitation, un site web, etc. Il permet d’afficher des informations dans une interface graphique de manière interactive.

Yurplan vous permet donc de mettre en place un widget sur votre site web afin de multiplier vos différents canaux de ventes. Dans la pratique, Vous intégrez le tunnel de réservation directement sur votre site internet. Il permettra à vos visiteurs de rester sur votre page web en achetant leurs billets directement sur votre site. De plus, vous pouvez le personnaliser à vos couleurs pour une immersion complète.

Ces canaux de vente peuvent être créés à l’infini : par exemple, vous pouvez avoir le tarif classique sur votre site internet, mais donner droit à un tarif préférentiel dans votre application mobile pour encourager son téléchargement.

3. Les réseaux sociaux : un canal puissant pour pousser votre communication événementielle

Pour garantir la réussite de votre événement, il est indispensable de le promouvoir sur les réseaux sociaux. Cela vous permettra de garder plus facilement contact avec votre audience et établir une relation de proximité. Vous pourrez ainsi atteindre un plus grand nombre de personnes et augmenter la taille de votre communauté. Ces canaux de communication sont interactifs, viraux et peu onéreux. Il est donc avantageux d’intégrer ces leviers à sa stratégie !

Facebook, par exemple, est un excellent moyen de promouvoir vos événements. Seulement, vous devez redoubler de créativité afin d’atteindre votre cible. Les publications sont nombreuses et c’est l’originalité de vos posts qui vous permettra de sortir du lot.

Avec un outil diffusion vous générez des liens de partage directement sur votre espace événement. Vous obtenez ainsi une meilleure connaissance de vos différents canaux d’acquisition et vous pouvez ainsi traquer la provenance des réservations de billets. Le rapport de diffusion vous permet de savoir quel est le lien qui vous génère le plus de ventes.

4. Communication événementielle et mailing : quel est le potentiel d’un CRM ?

Un logiciel de gestion de la relation participant centralise automatiquement et facilite l’organisation des informations de vos participants dans un même outil. Dans notre cas, nous parlerons de CRM (Customer Relationship Management). C’est un outil marketing puissant qui vous donne une vision globale des informations concernant vos participants. Notre outil propose l’envoi de campagne de communication, mais est également compatible avec votre logiciel de mailing pour simplifier votre organisation.

L’intérêt de cette récolte de données ?

– La connaissance approfondie du profil de vos cibles.

– Le partage de toutes les informations indispensables sur votre événement à vos participants.

– La relance de vos participants pour éviter le no-show.

– La fidélisation de vos participants pour la prochaine édition.

– Une vision globale du retour sur investissement de vos communications pour mesurer votre succès.

Que ce soit dans le cadre de communication interne ou externe, l’envoi de mail personnalisé est stratégique. Il vous permet de rassurer les participants sur vos modalités d’accueil !

5. Bien gérer ses invitations pour assurer le remplissage de l’événement

L’une des particularités de la communication événementielle est d’impliquer le public et les médias ciblés en les invitant au préalable et en les faisant participer activement à un événement.

Créez de nouvelles invitations à envoyer par mail aux couleurs de votre événement pour que les destinataires réservent leurs billets. Un tableau de bords vous donne accès aux statistiques pour chaque e-mail envoyé ainsi que le nombre d’inscriptions générées.

6. Code d’activation : qu’est-ce que c’est ? Quel intérêt ?

Un code d’activation vous permet de générer des codes de suivi redirigeant vers un tunnel de vente de billets spécialement conçu pour les personnes concernées (invités, etc.). Vous proposez des tunnels d’inscription dédiés aux participants à qui vous voulez accorder un traitement de faveur. C’est généralement une stratégie qui fonctionne très bien pour la presse, directeur d’autres entreprises ou encore pour des invitations VIP.

7. Le pouvoir du sponsoring pour votre communication événementielle

La communication événementielle est un outil marketing qui vous permet d’entrer en relation avec de nombreuses entreprises, notamment par le biais du sponsoring. Un sponsor est une entreprise soutient financièrement ou matériellement un événement dans l’optique d’augmenter sa notoriété et éventuellement améliorer son image. Vos sponsors, en plus de soutenir financièrement votre événement, peuvent devenir des canaux de communication intéressants. En effet, ils peuvent relayer les informations de votre événement ! On peut parler de parrainage de votre événement à ce stade.

Nous espérons que ces conseils vous auront aidé à mieux appréhender la communication événementielle et à améliorer votre stratégie pour promouvoir tous vos événements !

Depuis 2011, nous accompagnons les organisateurs d’événements dans leur projet. Nos outils simplifient la gestion d’événement et vous permettent de gagner du temps. N’hésitez pas à venir tester notre plateforme gratuitement pour vous faire un avis.