Quelles sont les obligations légales d’un organisateur d'événement ?

L’organisation d’événements et surtout la vente de billets sont, comme toute activité commerciale, réglementées. Elles sont soumises à des lois et à des obligations légales. Il s’agit d’obligations quant aux transactions financières, mais aussi à la sécurité de l’événement. Des contrôles sont établis par les autorités concernées. C’est pourquoi il est important qu’en tant qu’organisateur, vous soyez pleinement conscient des obligations légales qui vous incombent.

Choisir une billetterie en ligne dématérialisée permet de faciliter le traitement de ces obligations légales, notamment par l’informatisation des documents.

Gestion comptable de la billetterie

Naturellement, dès qu’il y a activité commerciale, il y a aussi comptabilité. L’activité de vente de billets implique alors une gestion comptable et l’organisateur de l’événement se doit de fournir des pièces comptables justificatives en cas de contrôle. Celles-ci diffèrent en fonction du statut de l’organisation, cependant certaines pièces sont nécessaires dans la quasi-totalité des cas.

Ce sont les mouvements de caisse qui sont les plus importants. Le responsable de la billetterie doit donc fournir, à la fin de chaque session de vente, un relevé comportant les éléments suivants :

• Le n° des premiers et derniers billets délivrés et le nombre de ceux-ci ;
• Le prix des places dans chaque catégorie ;
• La recette globale ;
• Le nombre de billets gratuits ;
• Les suppléments éventuels encaissés.

Ce relevé de recette sert de fondement aux déclarations fiscales et sociales.

La TVA est également un aspect fondamental de la gestion comptable d’une billetterie, pour savoir quel taux de TVA s’applique à votre événement, consultez notre article.

Obligations quant au billet

D’un point de vue juridique, le billet constitue le contrat entre l’organisateur et le participant. Il est ainsi obligatoire, et réglementé. Il doit comporter un certain nombre d’informations. À savoir, au minimum :

• L’identification de l’organisateur ;
• Le numéro d’ordre du billet, issu d’une série ininterrompue et vendue dans l’ordre ;
• La catégorie de la place et la séance à laquelle le billet donne droit,
• Le nom de l’événement ;
• Le prix payé par le participant ou la mention de gratuité en cas d’invitation ;

De plus, traditionnellement les billets comportent une souche. Il s’agit de la partie détachable du billet qui doit être conservée par l’organisateur. Cette souche doit normalement être conservée pendant six ans, tout comme les billets invendus, les coupons de contrôle et les relevés de recette.

Cependant, les billets traditionnels sont aujourd’hui de plus en plus remplacés par des billets dématérialisés. Ces billets dématérialisés sont soumis à une réglementation plus souple. Les informations habituellement conservées matériellement sont alors enregistrées et conservées électroniquement, que ce soit pour des billets émis en ligne ou des billets vendus physiquement. Elles doivent être consultables et restituables en clair en cas d’opération de contrôle

Les obligations légales concernant les remboursements

De nombreuses obligations légales vous concernent au niveau des remboursements de vos événements. En effet, que ce soit en cas d’annulation d’événement, de modification d’événement, de demande de remboursements de la part de vos participants, etc. Il est important d’être au courant de toutes ces obligations légales.

Il est également primordial de mentionner lors de la rédaction de vos CGV les conditions de remboursement de vos participants.

Les avantages de la billetterie en ligne

En choisissant un service de billetterie en ligne, vous informatisez votre vente de billet. La transaction étant informatisée, des documents électroniques peuvent être générés de manière automatique. Par conséquent, leur conservation est facilitée.

Lors de la vente en ligne, le service de billetterie en ligne génère une facture. Cette facture fait donc office de récapitulatif des ventes. Pour la vente sur place, c’est un document de sortie de caisse qui est généré. Il récapitule la quantité billets vendus, leur type et leur tarif.

De surcroît, l’utilisation d’une billetterie en ligne permet d’établir des quotas, c’est-à-dire un nombre maximal de billets à vendre, ce qui facilite le respect et l’optimisation de la jauge. Tout comme l’utilisation d’un outil de scan pour accéder à l’événement, qui permet un suivi en temps réel de l’état de la jauge.

Obligations légales quant à la sécurité de l’événement

Tout événement est soumis à des obligations en matière de sécurité. Chaque lieu dispose d’une jauge, il s’agit de l’effectif maximal pouvant être accueilli dans ce lieu.

Cette jauge est déterminée en fonction du nombre, de l’emplacement et de la largeur des issues de secours, ainsi qu’en fonction du type, de l’aménagement et de la superficie de la salle.

Nous explorons en détails toutes les mesures essentielles de sécurité dans cet article.

Les assurances indispensables

Organiser un événement implique des responsabilités importantes pour l'organisateur. Ce dernier peut être confronté à des situations où sa responsabilité est engagée vis-à-vis des clients, participants, partenaires ou employés. Pour éviter ces risques, il est recommandé de souscrire à des assurances spécifiquement conçues pour la gestion d'événements.

Nous détaillons les assurances indispensables pour les organisateurs dans cet article.

Évidemment, encore beaucoup d’autres obligations légales pèsent sur les organisateurs d’événements. Il s’agit ici d’un aperçu visant à sensibiliser les organisateurs. Nous vous invitons donc à consulter le site legifrance.gouv.fr afin de prendre connaissance de la totalité de la législation en vigueur.

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