Comment organiser votre festival de musique ?

La saison des concerts open-air, des rassemblements et des festivités arrive à grand pas. Organiser un festival de musique, ça ne s’improvise pas. C’est un travail d’anticipation, d’adaptation et qui demande une excellente gestion de projets pour accueillir artistes et festivaliers dans les meilleures conditions. Découvrez ici quelques étapes à ne pas négliger dans votre organisation.

Fixer vos objectifs

Avant de commencer à organiser votre événement, il est essentiel de se poser une série de questions qui vous aideront à définir le fil conducteur de votre projet : Quel est l’objectif de votre événement ? Qui sont les personnes concernées ? Où et comment allez-vous l’organiser ? Combien cela va-t-il coûter ? Pourquoi est-ce important pour vous ?

En répondant à ces questions, vous pourrez identifier les besoins nécessaires pour organiser votre festival et définir vos objectifs clairement. Il est également crucial de prendre le temps d’analyser le contexte et la concurrence afin de vous renseigner sur les événements similaires qui ont déjà eu lieu. En effet, prêter attention à la date et au lieu choisi pour organiser votre festival !

Cette première étape vous permettra de déterminer si vos ambitions sont réalisables et de prendre les mesures nécessaires, les bons choix pour les concrétiser.

Ne pas se louper sur les formalités administratives

Dans le cas d’un festival de musique, il y a plusieurs éléments administratifs à prendre en compte pour que votre organisation se passe dans les meilleures conditions possibles.

Établir votre statut juridique

La mise en place d’un tel événement nécessite un statut juridique. Dans la plupart des cas, les organisateurs créent une association. Ce statut vous permettra de créer un compte bancaire, de signer des contrats avec les artistes et de souscrire à une assurance, qui est obligatoire.

Avoir un statut juridique permet également d’obtenir de la confiance et de la crédibilité auprès des sponsors, des médias et des différents interlocuteurs avec votre événement.

Obtenir les autorisations nécessaires

Il faudra également penser à obtenir une autorisation pour l’exercice de votre festival et des débits de boissons occasionnels si besoin. Rapprochez-vous de la mairie de votre lieu pour obtenir ces autorisations. Elles sont indispensables pour accueillir du public sur les lieux du festival et de commercialiser des boissons.

Concernant la diffusion de musique, il faut déclarer votre projet à la SACEM. Vous devrez vous acquitter d’une somme, qui vous permettra ensuite de défendre et concrétiser votre événement.

De nombreuses ressources vous accompagnent dans ces formalités administratives comme le CNM ou encore le site ministériel d’informations sur les associations.

Établir un budget

Établir un budget prévisionnel est primordial. Il vous permet de contrôler vos dépenses et recettes, et de faire appel à des partenaires financiers.

Les dépenses indispensables à prendre en compte dans votre organisation

Les trois dépenses les plus importantes que vous devrez couvrir sont la réservation du lieu, ainsi que la rémunération des artistes et de l’équipe technique (régisseurs, techniciens, serveurs, barmans, sécurité…). Il faut également inclure l’hébergement, la restauration et l’éventuel transport des artistes et de votre équipe.

Pour avoir une idée de la tarification des artistes, des groupes de musique, une performance d’une heure coûte environ 250€ pour un musicien ou un chanteur soliste, 500€ pour un duo, 700€ pour un trio, jusqu’à 1500€ pour un grand orchestre par exemple. Cette tarification varie aussi selon l’expérience de l’artiste, la durée de la prestation et le degré d’animation que vous lui demandez.

Trouver des financements additionnels pour votre événement

Vous avez plusieurs moyens de trouver des financements :

• 
  – Le sponsoring : Le sponsor profite de la visibilité offerte par l’événement pour se faire connaître. En contrepartie, vous touchez une aide financière de la part du sponsor.
• 
  – Le prêt sans justificatif : Ce financement vous permet d’obtenir une somme d’argent sans avoir à justifier l’usage que vous envisagez de faire avec cet argent. Ce prêt sans justificatif est très apprécié
• 
  – Le financement participatif : Il permet de réunir de l’argent en faisant appel à de multiples donateurs.

Par la suite, il vous faudra mettre en place un dossier de présentation à destination de vos futurs financeurs. Ce dossier doit comporter toutes les informations à votre sujet et le projet que vous désirez concrétiser.

Former une équipe pour organiser votre festival de musique

Monter une équipe est indispensable pour l’organisation de votre événement. Dans un premier temps lors de la phase de planification, pensez à donner des fonctions clés à vos équipiers et d’établir une organisation interne, pour une meilleure stabilité et efficacité de travail.

Lors d’un festival de musique, vous allez obligatoirement devoir constituer une équipe que ce soit pour le montage et le démontage des lieux, qui va donc s’occuper du matériel, l’accueil du public et la sécurité au sein du festival, la gestion de la restauration, le point information etc. Pour ces tâches, les bénévoles et les freelances sont vos meilleurs alliés.

Constituer une programmation attractive

La partie “booking” de votre organisation est un des fondamentaux des festivals de musique. Il s’agit de la recherche et la réservation des musiciens, groupe de musique ou DJ. C’est l’élément central qui fera déplacer les foules et qui laissera un souvenir mémorable de votre événement dans l’esprit de vos invités ou votre public.

En fonction de votre budget, décidez si vous vous lancer plutôt dans le démarchage d’artistes renommés (ce qui demande évidemment de grandes rémunérations). Si vous avez un petit budget, vous pouvez également lancer des appels à projets et passer des castings pour des artistes amateurs. Cette pratique est courante pour les festivals étudiants par exemple. La visibilité que vous leur apportez peut être un atout mis en avant.

N’oubliez pas la signature d’un contrat d’engagement avec les artistes. Ce dernier va vous lier à l’artiste, avec toutes les mentions légales de la prestation !

La programmation est en réalité le fil conducteur qui assurera le bon déroulement du festival. Constituez un programme intelligemment pour donner envie aux futurs participants de prendre leurs billets. Bien évidemment, il doit prendre en considération les contraintes techniques, les cachets des artistes ainsi que les modalités prévues dans vos contrats.

Lancer vos ventes de billets en ligne

Pour la vente de vos billets, vous pourrez l’effectuer en ligne en amont, et sur place pour les retardataires. Préférez la combinaison entre billetterie en ligne et billetterie sur place pour assurer un remplissage optimal de votre festival de musique. Ces 2 canaux ont leurs avantages :

• 
  – La vente de billets en ligne est un excellent moyen de générer de la trésorerie que vous pouvez réinvestir directement dans votre événement. C’est aussi un moyen d’anticiper la masse de festivaliers et donc prendre des décisions concernant la restauration, la sécurité, les mesures de contrôles d’accès etc.
• 
  – Certaines catégories de personnes préfèrent prendre leur place à la dernière minute, c’est pourquoi la vente sur place est aussi importante que celle en ligne.

Une plateforme en ligne vous permettra de suivre en temps réel vos ventes sur tous les canaux, ainsi que les nombres d’entrées.

Promouvoir votre festival de musique

Votre festival de musique a besoin d’avoir une véritable stratégie de communication pour gagner en visibilité, en notoriété et assurer le remplissage de votre événement. Vous pouvez utiliser les nouvelles techniques du digital entre autres sur les réseaux sociaux. C‘est un canal peu coûteux et dynamique, principalement en ce qui concerne les événements culturels.

Il vous faudra tout d’abord établir une charte graphique, la votre. Cette identité visuelle doit être reconnaissable du premier coup d’œil sur tous vos canaux. La concurrence est rude, il est capital de se démarquer sur cette communication.

Faire le bilan

Une fois votre festival fini, votre tâche n’est pas terminée. Le bilan, une étape à ne pas négliger afin de connaître les retombées de votre événement ! Il est nécessaire de faire une évaluation quantitative et qualitative de l’événement (chiffres de vente, chiffres d’entrées, analyse des données récoltées dans les formulaires d’inscription, etc.), surtout si vous visez une nouvelle édition ! Vous n’aurez plus qu’à exploiter les données restituées sur vos actions pour préparer au mieux votre prochaine édition !

Nous travaillons avec des festivals de toutes tailles dans la réussite de leur événement. Projet associatif ou gestion des gros volumes, notre solution et nos prix s’adaptent à votre besoin.

Découvrez le témoignage vidéo du Greenland Festival sur l’organisation de sa première édition :