Le Salon du 2 Roues x Yurplan : une success story
Chaque année, le Salon du 2 Roues à Lyon attire des passionnés de motos, vélos et toutes les innovations liées aux deux-roues. Cet événement phare, 2ème plus grand d’Europe dans son secteur, rassemble des milliers de visiteurs venus découvrir les dernières nouveautés du marché. Cela représente un véritable défi logistique et organisationnel, notamment en matière de gestion des billets et des flux d’entrées. En tant que partenaire billetterie pour la 32e édition du salon, nous avons accompagné les équipes dans l’organisation, la mise en place de la billetterie et du contrôle d’accès pour garantir une expérience fluide aux visiteurs et aux exposants.
L’ampleur du Salon du 2 Roues
Le Salon du 2 Roues est bien plus qu’un simple événement, il s’agit d’un véritable carrefour pour les passionnés et les professionnels du secteur.
Le salon enregistre pour sa 32e édition une croissance de 7% du visitorat soit l’accueil sur 4 jours de plus de 161 000 participants et précisément 64 736 le samedi.
Se tenant à Eurexpo, le salon a bénéficié de 150 000m2 pour accueillir près de 800 exposants du jeudi 13 au dimanche 16 février.
4 jours cruciaux qui ont demandé une organisation rigoureuse, sans failles, rendant la gestion de la billetterie et du contrôle d’accès un enjeu majeur.
Les organisateurs avaient besoin d’une solution rapide, fiable et flexible, capable de gérer une affluence massive tout en garantissant un accueil optimal pour tous les participants.
Des objectifs clairs et précis
Les organisateurs du Salon du 2 Roues avaient plusieurs objectifs en tête pour cette nouvelle édition avec nous :
1. Optimiser la vente de billets en ligne : avec une gestion autonome des paramètres de la billetterie pour gérer au mieux leur stratégie de commercialisation.
2. Faciliter l’accueil des visiteurs : permettre un accès rapide et fluide pour les milliers de personnes qui viennent au salon.
3. Assurer une gestion de l’accès efficace : intégrer des solutions modernes pour faciliter l’accès aux différents espaces du salon.
4. Maîtriser toutes leurs données : offrir une visibilité claire sur les ventes et les statistiques en temps réel avec des rapports détaillés.
5. Gagner en autonomie et innovation : disposer d’une plateforme ergonomique, moderne et ouverte pour être connectés à d’autres prestataires de l’événement.
Un besoin identifié et pris en main par nos équipes
Nous avons pris le temps de comprendre les enjeux spécifiques du Salon du 2 Roues pour accompagner les équipes vers l’atteinte de leurs objectifs et proposer des solutions adaptées à leurs besoins.
Une gestion autonome de la billetterie pour une optimisation des ventes
Les équipes ont été formées sur notre plateforme de billetterie en ligne, entièrement personnalisable, permettant aux organisateurs de gérer facilement les paramètres avancés des billets, comme les tarifs, les quotas et les catégories. Cette autonomie a permis de répondre de manière réactive aux demandes des organisateurs.
Un contrôle d’accès fluidifié pour un accès rapide au salon
Pour garantir une expérience mémorable aux visiteurs, les serveurs ont été 3 fois plus optimisés pour gérer l’affluence importante prévue sur les 4 jours, assurant ainsi un contrôle d’accès rapide, efficace et sécurisé depuis l’application Yurplan Scan.
C’est 37 douchettes Zebra qui ont été mobilisées sur 5 entrées pour fluidifier les flux, éviter les files d’attente et permettre un contrôle d’accès précis par zone, en lien direct avec notre application de scan.
Une vente sur place calibrée
Une solution de ventes sur place a été installée pour simplifier et intensifier les ventes de billets du salon le jour J. Grâce à une gestion centralisée du système d’achat de billets en ligne et sur place, la vue des données et des transactions était uniforme.
Des données et statistiques consultables en temps réel
Afin de garantir une gestion optimale et réduire toute anxiété côté organisateur, des rapports de statistiques détaillés étaient fournis sur demande et une vue détaillée était disponible sur la plateforme. Une visibilité totale sur les performances de la billetterie et les flux de visiteurs, permettant des ajustements rapides si nécessaire.
Une équipe dévouée et présente tout au long du salon
Au-delà des solutions techniques, une équipe d’Event Success Manager était mobilisée, accompagnée par l’équipe technique, tous attentifs et prêts à agir en cas de soucis pendant les quatre jours de l’événement. Un accompagnement sans faille qui a permis de répondre rapidement à toute question ou problématique, assurant ainsi une prise en charge optimale tout au long du salon.
Une plateforme ouverte pour intégrer tous les prestataires de l’événement
La gestion des accréditations pour les exposants a été facilitée, avec un système de badges connectés géré par Inwink, rendu compatible sur notre application de scan pour exposants. Cela a permis aux organisateurs de travailler avec les prestataires de leur choix et les interconnecter, pour garantir une gestion fluide et une entrée rapide pour les exposants du salon.
Une collaboration enrichissante avec de nombreux défis relevés
Ce récent partenariat avec le Salon du 2 roues nous a permis de relever de nouveaux défis. Nous tirons parti de chaque collaboration, et celle-ci nous a permis d’améliorer nos solutions contribuant ainsi à l’optimisation de la gestion des organisateurs d’autres événements. Le Salon du 2 Roues a une fois de plus démontré l’importance d’une organisation irréprochable, où gain de temps et autonomie sont essentiels, et nous sommes fiers d’avoir contribué à son succès.
