Comment préparer votre stratégie de sponsoring événementiel ?

Le sponsoring par définition est une technique de communication où une entreprise soutient financièrement ou matériellement un événement souvent dans le secteur du sport ou de la culture, dans l’optique d’augmenter sa notoriété et éventuellement améliorer son image. Il faut bien différencier le sponsoring du mécénat. Le mécénat comporte des retombées sont moins directes car sans contrepartie contractuelle ou publicitaire. Il se résume donc à un don fait à un organisme.

Les avantages du sponsoring

Les sponsors fournissent des ressources financières qui peuvent contribuer de manière significative votre budget. Cela permet de couvrir les coûts liés à la location de lieux, à la logistique, à la promotion, au divertissement, aux équipements, etc. Sans le soutien financier des sponsors, il serait souvent difficile d’organiser des événements de grande envergure.

Au-delà des ressources financières, les sponsors peuvent avoir une réelle implication dans votre organisation. Ils peuvent notamment :

• – Mettre à profit leur savoir-faire : en apportant des équipements, des services professionnels, des installations, des experts en marketing, des conférenciers invités, etc. Ces éléments peuvent être essentiels pour le succès de l’événement. Ils peuvent contribuer à améliorer l’expérience des participants en fournissant des avantages tels que des échantillons gratuits, des offres spéciales et d’autres avantages.

• – Participer à la promotion : en utilisant leurs propres canaux de marketing et de communication. Cela peut augmenter la notoriété de l’événement et attirer un public plus large. En contrepartie, les logos et les noms des sponsors peuvent être affichés sur votre site, dans les supports de communication et pendant l’événement lui-même, offrant ainsi une visibilité accrue aux sponsors. La participation de sponsors de renom peut ajouter de la crédibilité à votre projet. Les participants et les médias sont plus susceptibles de prendre l’événement au sérieux s’il est associé à des entreprises ou des associations respectées.

• – Offrir des opportunités de réseautage : cela peut favoriser des collaborations futures, des partenariats commerciaux et des relations à long terme.

Il ne faut pas croire que les entreprises sont intéressées seulement par les grands événements à échelle nationale. Ceux au niveau local ou amateur sont également soutenus par de nombreuses organisations. Le point le plus important dans votre recherche de sponsor est de travailler votre stratégie. L’objectif : créer une proposition win-win pour chacune des parties.

Voici un bon exemple avec l’Open Sopra Steria. Cet événement sportif est tourné autour du tennis qui choisit de placer ses partenaires au centre de ses préoccupations :

« On a su construire une véritable relation avec chacun d’entre eux. Aujourd’hui on a une fidélité de nos partenaires qui est exceptionnelle. On essaye aussi de créer, en dehors du tournoi, des temps forts, des temps d’échanges avec eux. Le but c’est de rassembler, créer du lien et favoriser les synergies. »

Les types de contrat de sponsoring

Le sponsoring financier 

C’est en effet le type de sponsoring classique où l’entreprise finance la manifestation. Son degré de visibilité dépendra du montant alloué au sponsoring.

Le sponsoring matériel 

Les plus susceptibles de faire ce type de sponsoring sont les fabricants de boissons. Ils équipent de ce fait l’événement en tous types d’infrastructures permettant de mettre en place des bars, des buvettes, des parasols, des bancs…

Le sponsoring de service 

Certaines entreprises n’ont pas de budget ou de produits à proposer. De ce fait, le sponsoring de service est un bon compromis pour faire un partenariat. Cela consiste à obtenir des réductions importantes avec des imprimeries, des agences, les radios et autres médias… En échange vous pourrez les citer en tant que partenaires en affichant leur logo sur vos différentes plateformes de communication.

Comment établir le premier contact ?

Il faut commencer par s’y prendre tôt, très tôt ! Les entreprises allouent leur budget de sponsoring un an à six mois à l’avance. Vous devez bien cibler les partenaires avec qui vous voulez travailler. Choisissez de manière à ce qu’ils adhèrent à vos valeurs, car c’est leur image de marque qui y sera associée.

Le sponsoring n’est pas une technique à part, elle rentre dans la stratégie globale de l’entreprise, au même titre qu’une campagne publicitaire. Un organisme s’intéressera à votre projet si les participants font partie de leur cible marketing.

Enfin, après avoir repéré vos entreprises cible, il vous faudra établir un premier contact de préférence par téléphone pour vendre votre événement et mettre en avant les opportunités et avantages d’être partenaire avec vous. Une fois que vous avez réussi à intéresser une entreprise, vous pourrez par la suite envoyer votre dossier de sponsoring.

Rédiger un dossier de sponsoring

Votre dossier de partenariat doit attirer votre interlocuteur. C’est ce dossier qui influencera la prise de décision par l’entreprise. Vous devez donc accorder beaucoup de soin au fond et à la forme. Vous pouvez suivre nos conseils pour rédiger vos dossiers de partenariats sur cet article.

Les avantages pour vos sponsors

Après avoir vu les différents types de partenariats, vous devrez réfléchir aux meilleures manières de mettre en avant vos partenaires. Les prestations offertes aux sponsors varieront en fonction de la nature de l’événement, du public cible et des objectifs des sponsors. Il est important de négocier les détails de manière à ce que les deux parties tirent des avantages mutuels de la collaboration.

Permettez à vos sponsors d’atteindre leur public cible

Le sponsor à souvent un intérêt à être visible pendant votre événement pour atteindre sa cible ou être associé à des valeurs qui touchent sa cible. Fournissez des données démographiques sur les participants, ce qui leur permettra de cibler plus efficacement leur public.

Certains événements offrent aux sponsors un espace d’exposition où ils peuvent présenter leurs produits ou services. Cela peut inclure des stands d’exposition, des kiosques ou des zones d’interaction avec les participants. Vous pouvez également permettre aux sponsors de prendre la parole lors de l’événement pour présenter leur entreprise, partager leur expertise ou discuter de sujets pertinents.

Offrez de la visibilité à vos partenaires

Les sponsors peuvent bénéficier de vos canaux de communication. Il est courant de placer leurs logos sur les billets, les flyers, affiches de votre événement, le teaser et aftermovies mais aussi sur votre site internet.

Laurent Canu, le directeur de la Société de Gestion du Parc des Expositions de l’Ain fait partie des nombreux organisateurs qui prennent le temps de personnaliser le billet pour mettre en valeur ses partenaires. Dans son témoignage, il parle de sa stratégie concernant l’identité visuelle du billet :

« On va y faire apparaître des partenaires par exemple, on va indiquer sur le billet un programme, des données essentielles… On va pouvoir lui créer une identité et par conséquent, le visiteur va vivre son événement et il va garder son billet qui représente l’émotion qu’il aura vécu. »

Vous pouvez associer des zones spécifiques de l’événement aux sponsors : comme une scène principale, un salon VIP, une zone de divertissement, etc. Il est aussi souvent intéressant de pouvoir distribuer des goodies à leur image (porte-clés, tasses, t-shirts).

Invitez-les à votre événement

Cela permet non seulement de reconnaître leur soutien financier, mais aussi de renforcer leur engagement en leur offrant une opportunité unique d’interagir directement avec le public cible.

La participation des sponsors à l’événement leur offre une plateforme précieuse pour présenter leurs produits ou services, établir des connexions avec les participants et renforcer leur visibilité. En outre, cela renforce la relation entre les sponsors et votre événement, créant ainsi des partenariats solides et durables. Cette approche favorise une collaboration fructueuse où les sponsors et les organisateurs tirent des avantages mutuels de l’événement.

Pour son événement zero to one, H7 a su placer les partenaires au cœur de sa stratégie :

« Au niveau du remplissage on avait une stratégie qui se basait sur deux niveaux. Une première partie d’organique : on va mobiliser notre propre communauté de start up. […] En deuxième partie on a également une grosse partie de relais : On s’appuie beaucoup sur nos partenaires et les speakers. Chacun amène sa propre communauté. On a réussi a établir une très bonne relation avec eux puisque 90% des partenaires de l’édition précédente se sont engagés sur cette édition. »

L’Espace partenaire Yurplan : engagez vos partenaires dans le remplissage de votre événement

Les partenaires de votre événement ont chacun un rôle crucial dans votre organisation, votre visibilité mais aussi votre remplissage ! Sponsors, intervenants, artistes, exposants, presse… pour renforcer la collaboration avec vos partenaires nous avons créé un tout nouvel espace.

Lors de la configuration de votre événement, vous créez en quelques clics un espace dédié pour chacun de vos partenaires, afin de leur permettre d’inviter leur communauté et de suivre leurs propres statistiques en toute autonomie :

• – Vous leur offrez une occasion unique d’interagir directement avec leur cible.

• – Vos partenaires peuvent personnaliser leurs communications auprès de leurs invités, adapter le message, ajouter leur logo pour gagner en visibilité.

• – Directement depuis leur espace, ils bénéficient d’une vision d’ensemble de leurs statistiques de remplissage (nombre d’invitations envoyées, nombre de participants, etc.).

• – Vous gardez le contrôle sur tous les acteurs de votre événement de manière simple. Choisissez la typologie de partenaire pour la création d’un espace dédié, le type d’invitation et leurs quotas. Gardez une vision d’ensemble des sources de remplissage sur votre propre tableau de bord.

• Chaque partenaire se sentira valorisé et considéré comme un moteur de votre événement. Pour en savoir plus ou pour bénéficier d’une démo, contactez-nous.

Découvrez l’utilisation de l’Espace partenaire avec le témoignage d’Hélène de Tayrac, Présidente du Salon de la Plongée ↓

Le sponsoring est finalement un outil bénéfique pour les deux parties prenantes. Plus de visibilité pour l’un, contre un soutien financier pour l’autre. Un système gagnant – gagnant à ne pas négliger pour l’organisation de vos événements.