Natif x Yurplan : Une première édition couronnée de succès
Retrouvez le témoignage de Pierre Bagnis, co-producteur du Natif Festival 2024. Il revient sur le succès de la première édition du festival, l’évolution de l’événement et de la marque mais aussi les enjeux que lui et son équipe ont rencontré ! Vous retrouverez non pas 5 mais 6 précieux conseils de Pierre pour l’organisation d’un festival réussi.
Quel est le concept de Natif ?
Le Natif Festival, c’est un festival porté par la marque de vêtements Natif, qui est une marque du sud de la France, née sur la petite île de Porquerolles, au large de Hyères.
Dans l’élan de la marque de vêtements, on a monté un concept store qui s’appelle le Natif Records, qui est un peu lié à la culture de la musique. Ce lieu fait bar, boutique de vêtements, studio de musique avec des instruments libre-service…
Nous adorons contribuer à cette culture musicale, d’autant plus que de véritables pépites se trouvent dans la région. C’est pourquoi nous avons voulu les mettre en avant, et quoi de mieux qu’un festival pour le faire.
Comment le festival a-t-il évolué ?
On s’est lancé l’année dernière en faisant un festival “test” sur une date et qui se situait sur le port d’Hyères avec entrée gratuite. La soirée a super bien marché parce qu’on a accueilli plus de 7500 personnes.
Suite à ça on s’est lancé un défi, enfin plutôt Arnaud, le fondateur de la marque de vêtements Natif, de produire un festival sur 3 jours, donc on s’est lancé dans le projet.
Au final, nous avons réussi à faire le Natif Festival les 14-15-16 août 2024, avec la première réelle édition dans laquelle on a accueilli 15 000 personnes en tout.
On ressort avec des images et une expérience de fou, donc là on se réattaque à la production de la deuxième édition qui aura lieu l’année prochaine.
Quelles sont les problématiques auxquelles vous avez dû faire face dans l’organisation de cette première édition ?
Les principales problématiques qu’on a eues, ça va être forcément les intempéries sur le jour J. On a eu énormément de frayeurs avec le premier deuxième et troisième jour qui devaient être annulés au dernier moment mais on est passé à travers.
Autre problématique qui concerne la sécurité le jour J, qui, à mon avis, est le facteur le plus important pour assurer le succès d’un festival. Il y a ce qu’on appelle les jauges, qu’il est impératif de respecter. En tant qu’ERP (Établissement Recevant du Public), il est essentiel de surveiller attentivement le nombre de festivaliers présents, notamment ceux sans billet, et de gérer en temps réel les jauges à l’entrée du festival.
Comment Yurplan a pu vous accompagner pour y faire face ?
C’est sur le plan sécurité que Yurplan nous a aidé. Quand on a des jauges à faire respecter qui nous ont été imposées par les établissements institutionnels, il y a des normes qui sont mises en place et qu’on doit respecter.
Pour cela, il était indispensable d’avoir les bons outils, et Yurplan a joué un rôle clé dans la gestion de la validation des billets à l’entrée. Grâce à cette solution, nous avons pu suivre en temps réel le nombre d’entrées et connaître précisément le pourcentage de remplissage par rapport aux jauges.
Cela nous a également permis de nous adapter en temps réel sur le site, car on a constaté que les festivaliers arrivaient rapidement et surtout par vagues. Donc grâce à ces informations, il a été plus facile de réagir et de mieux ajuster l’organisation les jours suivants.
C’était aussi un atout supplémentaire pour nos équipes de sécurité, garantissant le bon déroulement du festival et la sécurité des festivaliers. Cela nous permettait de nous assurer à tout moment et directement que nous respections les limites recommandées.
Yurplan a réussi à nous accompagner et de manière tout simplement parfaite, parce qu’on a réussi à s’adapter et à pouvoir se retourner facilement sur ces aspects-là.
Quelles sont les fonctionnalités que vous utilisez le plus ?
La fonctionnalité de back-office qui est mise à jour en direct sur les jauges mais au-delà de ça, ce qu’on a le plus utilisé, c’est l’intégration de la billetterie sur notre site .
Ça renforce notre référencement, on génère du trafic directement sur notre site web et la billetterie en ligne qui fait que l’acquisition de billets est beaucoup plus simple, que ce soit pour le festivalier ou pour nous à mettre en place.
Il y a une facilité d’utilisation qui est quand même très appréciable, là où on perdait plutôt pas mal de temps avant aujourd’hui on en gagne.
Également la pluralité de l’offre que vous proposez c’est à dire de pouvoir réaliser plusieurs plusieurs offres de billets en fonction de la journée, de l’horaire ou alors de la qualité du billet.
En plus de tout cela, nous avons également pu générer des invitations via la même plateforme, ce qui a été un véritable atout. Que ce soit pour des invitations classiques, VIP ou la création de QR codes, tout a pu être centralisé.
Un autre avantage est la possibilité pour les festivaliers de recevoir leur billet directement en QR code sur leur téléphone, éliminant ainsi le besoin d’imprimer un billet. Donc pour ça, la billetterie est juste incroyable à l’utilisation.
Pour résumer ce qu’on a utilisé, c’est toute l’automatisation et la billetterie en ligne.
Quels sont les conseils que vous donneriez pour l’organisation d’un festival réussi ?
1- Avoir une équipe soudée sur le festival : avec des tâches bien définies et une bonne communication c’est primordial.
2- Ne pas négliger le temps de préparation : nous avons consacré environ dix mois à ce projet, ce qui nous a permis d’organiser les équipes, de créer un organigramme et de définir clairement les rôles de chacun. Il est crucial que tout le monde connaisse son rôle sur le bout des doigts.
3- Faire preuve d’anticipation : C’est indispensable pour pouvoir réagir et s’adapter aux différentes situations le jour J. Anticiper également les problèmes potentiels auxquels on n’aurait pas pensé est crucial. Cette capacité d’anticipation est donc ultra importante.
4- S’entourer d’établissements institutionnels : c’est vrai qu’on a eu de la chance de travailler avec la mairie d’Hyères et la préfecture du Var qui nous ont accompagnés de A à Z, qui nous ont conseillés sur tout ce qu’il fallait faire. Avoir une municipalité et des institutions à l’écoute est essentiel pour la réussite d’un projet culturel.
5- Avoir des bénévoles : sans bénévoles, l’événement ne pourrait pas exister. Nous avons eu plus de 100 bénévoles incroyablement motivés, et leur contribution a vraiment fait la différence dans l’expérience des festivaliers.
6 – Offrir la meilleure expérience aux festivaliers : on va à un festival pour vivre une expérience. Peu importe la qualité des artistes, si l’expérience globale y compris le parcours festivalier et l’ambiance du village n’est pas à la hauteur, les retours peuvent être mitigés. Cela inclut le confort des festivaliers : un nombre suffisant de toilettes, la propreté des lieux… Faire en sorte que la personne se sente chez elle. Mais cette expérience passe aussi par la sécurité. Nous avons mis en place des équipes de sécurité mobiles pour garantir que chacun se sente sécurité pendant l’événement.
