Salon de la plongée x Yurplan : Une collaboration gagnante-gagnante
Hélène de Tayrac, Directrice de la société HP Communication et présidente du Salon International de la Plongée Sous-Marine revient sur la 24e et la 25e édition de son événement. Dans ce témoignage, Hélène partage son expérience, les défis et les triomphes de l’organisation d’événements après Covid et comment elle s’occupe de ses exposants et leurs envois d’invitations. Elle vous offre également 5 précieux conseils pour un salon réussi.
Si vous deviez résumer le Salon de la plongée ?
Le Salon de la Plongée est le seul événement en France destiné au monde subaquatique qui regroupe tous les profils d’exposants : Agences de voyages, Artiste, Association, Assurance, Bateau, Centre de Plongée, Croisiéristes, Editeur, Fabricant et distributeur, Formation, Média, Offices et Comités du Tourisme, et qui permet donc aux plongeurs de rencontrer tous les intervenants de la plongée sous-marine.
Je dirige la société HP COMMUNICATION, qui est à l’origine de la création de cet évènement.
A la fois productrice et organisatrice du Salon de la Plongée Sous-Marine, HP COMMUNICATION est une société indépendante de toute autre structure financière ou économique.
Comment à évolué le visitorat du Salon ?
La gestion des visiteurs, elle a évolué comme a évolué la vie de manière générale. Il y a encore quelques années, on avait les billets qu’on détachait, et les invitations étaient envoyées par voie postale.
La quasi-totalité des caisses étaient en espèces avec un peu de chèques. Par la suite on est passé à la carte bleue pour tout le monde, beaucoup plus commode pour tous les portefeuilles.
Nous devions travailler en e-billet et c’est comme ça qu’on s’est rapproché de Yurplan, afin qu’il nous aide à évoluer avec le monde de la billetterie.
Quel était l’objectif pour cette 25e édition ?
L’objectif de visitorat pour cette 25e édition, c’était de revenir à des chiffres qu’on a connus avant Covid. Parce que comme tout événementiel, on a subi de plein fouet la crise sanitaire et on a vu forcément une chute, voire à un moment donné, une inexistence de visiteur.
Et c’est très réussi puisqu’on a retrouvé des chiffres d’avant cette crise et on a fait plus de 22% d’augmentation. Donc on est hyper content.
La croissance générale, en dehors des visiteurs qui est plus, c’est plus 15% partout. Plus 15% d’exposants, plus 15% de partenaires, plus 15% de surface au sol.
Donc entre 2023 et 2024, entre la 24e et la 25e édition, on est à plus 15%.
Comment Yurplan vous a accompagné dans la gestion de vos exposants ?
J’ai rencontré les responsables de Yurplan et ils m’ont expliqué comment fonctionnait la plateforme.
Parce que j’ai des exposants qui envoient beaucoup d’invitations, il a fallu trouver un système pour les accompagner, ils étaient des fois un petit peu perdus.
Quand on a travaillé sur qu’est-ce qu’on pourrait améliorer, tout a été fluide après, on s’est écouté, on a encore une fois travaillé main dans la main, et ils ont tenu compte mes exigences, et de mes besoins.
Aujourd’hui si mes exposants ont besoin d’invitations, on les met instantanément, ils les téléchargent. Ils peuvent les envoyer par email, ils peuvent les télécharger eux-mêmes.
Tout le système est très simple pour que l’exposant n’ait qu’à se préoccuper de son fichier de visiteurs et pas de toute la partie technique.
C’est success story total, puisque tout ce qui a été mis en place a fonctionné tout de suite.
Un petit mot sur notre collaboration ?
J’ai choisi Yurplan parce que ça m’a été recommandé. Mais quand on me conseille je vais quand même chercher des informations et je dois dire que c’est une collaboration qui me plaît énormément.
La première année, il a fallu qu’on apprenne à travailler ensemble, tout n’a pas été parfait, mais c’est une équipe qui est extrêmement performante, présente, et qui a su prendre en considération toutes mes remarques.
Pour la deuxième édition en collaboration avec eux, donc l’édition de janvier 2024, ça a été fabuleux.
C’est un super partenariat avec de l’écoute et des réunions très productives. Un timing, un planning parfait. Les dates butoirs ont été parfaitement respectées.
Il est vrai que Yurplan, c’est un vrai partenaire, c’est un travail main dans la main et je dois remercier toute l’équipe parce qu’ils ont tous contribué au succès de cette dernière édition.
Les 5 Tips d’Hélène pour l’organisation d’un salon réussi 💪
1 – Être honnête. Dans un événement, comme dans n’importe quelle entreprise, l’honnêteté va être primordiale. Se demander qu’est-ce que veulent les exposants, qu’est-ce qu’on peut leur apporter, et ce n’est pas la peine de mentir, parce que de toute façon, ça se saura.
2 – Bien accompagner ses exposants. Un exposant aujourd’hui, c’est quelqu’un qui va dépenser de l’argent pour participer à un salon. Donc il faut lui expliquer ce qu’il va en tirer. Mais encore une fois, l’accompagner pour qu’il en fasse une très bonne expérience.
3 – Avoir une très bonne organisation. Quand on organise un événement, il y a un instant I qui va arriver, où tout doit être prêt.
4 – Avoir un bon rétro-planning, le respect des dates est essentiel pour la réussite de l’événement.
5 – Choisir ses partenaires, ses prestataires, avec beaucoup de soin, parce qu’encore une fois c’est un travail qu’on fait main dans la main, et en tout cas moi c’est ce que j’ai fait avec tous les partenaires du salon, dont Yurplan.
