Comparatif : Comment choisir le meilleur logiciel de billetterie pour votre événement ?

Lorsqu’un organisateur se lance dans la recherche d’un logiciel de billetterie en ligne, il découvre rapidement l’abondance de logiciels disponibles sur le marché. Alors comment trouver la perle rare qui saura correspondre à votre projet ? Voici quelques questions à vous poser pour choisir la meilleure billetterie en ligne qui répondra complètement aux besoins de votre événement.

1 : La plateforme est-elle rapide à prendre en main ?

Lorsqu’un organisateur se lance dans la création de sa billetterie en ligne, ou bien qu’on change de prestataire, le plus grand frein peut être le temps passé à prendre en mains le logiciel. L’organisation d’un événement est déjà particulièrement chronophage et vous demande de gérer de nombreux imprévus.

Le but de choisir une solution pour l’aspect technique de la gestion de vos événements est clair : gagner du temps et remplir son événement.

Choisissez une plateforme intuitive, personnalisable, qui vous guide étapes par étapes dans la création de votre premier événement. En un coup d’œil vous devez trouver toutes les ressources disponibles pour vous accompagner : FAQ, articles, vidéos tutos, un support client réactif…

💡 Nos équipes travaillent chaque jour pour améliorer l’expérience des organisateurs grâce aux retours de nos clients. En cas de besoin, vous avez la possibilité de demander à être suivi par un de nos experts.

2 : Puis-je être autonome sur la gestion de mes événements ?

C’est exactement ce que vous offre un logiciel intuitif : la possibilité de gérer efficacement vos événements de A à Z, en toute autonomie, en simplifiant chaque étape du processus, de la création des billets à la gestion des participants.

Grâce à une interface intuitive et des fonctionnalités simples à prendre en main, vous pouvez facilement personnaliser votre billetterie, suivre les ventes canal par canal, et ajuster les paramètres selon les besoins changeants de vos événements. Plus besoin d’attendre des heures pour des modifications simples ou de compter sur un support technique pour chaque ajustement nécessaire.

💡Bénéficiez d’une autonomie totale dès votre inscription sur notre logiciel de billetterie en ligne : disponible sur web et mobile, avec un système performant et un choix de fonctionnalités personnalisables adaptées à votre organisation.

3 : Puis-je créer un parcours de réservation à l’image de mon événement ?

Pour être reconnu du premier coup d’œil, vous devez avoir une véritable identité visuelle. Essayez de respecter une charte graphique précise en lien avec l’univers de votre événement pour tous vos visuels. L’harmonie et la cohérence sont les clés du succès de vos communications.

Votre logo, vos couleurs, une description sur votre site internet événement, les informations pratiques (lieu, date, heure, etc.). Ce sont des informations importantes à préciser qui vous éviteront d’avoir à gérer des participants en panique au dernier moment.

Personnalisez à 100% chaque étape de l’expérience participant pour assurer une cohérence visuelle totale. Le parcours reste fluide et immersif, offrant la possibilité à vos participants d’évoluer dans votre univers à chaque instant, renforçant ainsi leur engagement et leur expérience de votre événement.

On va faire apparaître [sur le billet] des partenaires par exemple, on va indiquer un programme, des données essentielles… On va pouvoir lui créer une identité et par conséquent, le visiteur va vivre son événement et il va garder son billet qui représente l’émotion qu’il aura vécu.

Laurent Canu, Directeur de la SOGEPEA, nous partage son témoignage sur l’organisation de salons

4 : À qui appartiennent les données de mon événement ?

Qu’est-ce qu’on entend par “données” ?

Ce point peut sembler flou, mais il est capital pour l’organisation et la communication autour de votre événement. Par les données de votre événement, il faut entendre toutes les informations liées à vos participants et leurs comportements. Ces informations sont récoltées pendant la vente de billets. On peut citer :

• – Les réponses aux formulaires : noms, prénoms, adresse mail, tout autre question qui vous semble intéresse (profession, numéro de téléphone, zone géographique, ect..)

• – Leur niveau de fidélité : est-ce que c’est la première fois qu’ils participent à vos événements ? Ou bien il viennent pour la troisième fois consécutive ? Ces informations recueillis par notre plateforme vous permettre de personnaliser vos communications en proposant un code de réduction aux plus fidèles pour vos prochains événements par exemple

• – Leur comportement lors de votre événement : Ont-ils réservé puis annulé leur venu ? Ont-ils tendance à réserver un billet mais ne pas se rendre à l’événement ? Ont-ils réservés des activités ? Vous pouvez avoir toutes ces informations automatiquement grâce à un CRM connecté à votre billetterie en ligne.

Pourquoi c’est important d’avoir le contrôle sur ces données ?

Il est essentiel pour vous de conserver un contrôle total sur les données de vos participants. Veillez à ce qu’elles ne soient jamais utilisées par des tiers pour promouvoir des événements concurrents. Grâce à un logiciel de billetterie en marque blanche, vous collectez, exportez et stockez vos données en toute indépendance : elles restent exclusivement à vous, et vous seul choisissez la manière dont elles sont exploitées.

Garder le contrôle sur ces informations vous assure une maîtrise totale de votre communication et votre image. Vous devez également avoir accès à une analyse complète de vos données ainsi que de vos canaux et points de vente. Cela vous permettra de savoir quel canal est le plus performant et vous aide à remplir de façon rentable votre événement. Généralement, de gros distributeurs comme la Fnac ou Ticketmaster n’ouvrent pas l’accès aux données collectées par l’organisateur qui utilisent leur réseau.

On peut prendre l’exemple de la gestion des remboursements pendant la crise. Les organisateurs liés à des distributeurs n’avaient pas accès à leurs données et ne pouvaient pas les rembourser directement. Face à la vague d’annulation, les distributeurs ont mis un certains temps à rembourser chaque billet. Les participants en colère blâmaient généralement les organisateurs d’événements.

En ayant accès aux données de votre événement et à vos points de contact, vous évitez ce type de situation et gardez le plein contrôle de votre communication. Le tout dans le respect de la RGPD bien sûr.

5 : Est-ce qu’on me propose des solutions pour communiquer sur mon événement ?

Un logiciel de billetterie en ligne ne se limite pas à la simple gestion de vos ventes de billets. Certaines plateformes se distinguent en tant que solution complète, offrant une palette riche de fonctionnalités et d’intégrations qui vous accompagnent à chaque étape de la création et de la gestion de votre événement.

Parmi ces étapes, la promotion de votre événement est sans doute l’une des plus cruciales. Une communication efficace est essentielle : plus vous faîtes connaître votre événement, plus vous augmentez les chances de réservations de billets, assurant ainsi le succès et le remplissage de votre événement.

Chez un prestataire billetterie vous devez avoir à votre disposition plusieurs outils pour vous aider à maximiser votre communication :

• – CRM : Un outil puissant pour gérer vos relations avec les participants, personnaliser vos messages et suivre vos interactions représente un réel gain de temps.

• – Liens trackés : Des liens personnalisés qui vous permettent de mesurer l’efficacité de vos campagnes de communication et de connaître l’origine de chaque réservation.

• – Site événement : si vous ne disposez pas de site internet, vous pouvez en créer un personnalisable à votre image de marque depuis votre billetterie.

• – Agenda : une page que vous pouvez diffuser facilement à vos participants pour promouvoir l’ensemble de vos événements tout en valorisant votre image.

Avec ces outils, vous avez toutes les clés en main pour promouvoir efficacement votre événement et en assurer le succès.

6 : Quel est le délai pour récupérer les recettes de mon événement ?

Votre budget tient compte de vos objectifs, mais également des gains potentiels et des risques de changement d’organisation de dernière minute. Vous devez avoir une marge d’adaptation pour réagir sur le moment. Parfois, les recettes de vos préventes de billets peuvent vous être utiles pour avoir une trésorerie supplémentaire. Un prestataire qui simplifie la récupération de votre argent sera votre ami.

💡Yurplan fonctionne en contrat transparent : vous êtes totalement responsable de la gestion de votre trésorerie. Vous récupérez quand vous le souhaitez l’argent de vos ventes de billets grâce à notre système d’avance de trésorerie. À la fin de votre événement, recevez vos fonds automatiquement sous 2 à 3 jours ouvrés maximum (délai dépendant de votre banque).

7 : Les paiements sont-ils sécurisés ?

Quand il s’agit de paiement, il est indispensable de proposer un parcours complètement sécurisé pour les participants qui utilisent leur carte bancaire pour acheter un billet en ligne. Votre prestataire doit vous garantir un parcours de paiement entièrement sécurisé et se renseigner sur les nouveautés concernant la réglementation des paiements. Après quoi vous pourrez alors lancer les ventes de vos billets de votre événement en toute sérénité.

Pour une meilleure gestion des réservations, il est recommandé de choisir un partenaire offrant plusieurs options de paiement. Lors de la vente d’un billet, il peut être judicieux de proposer différents systèmes de paiement, comme Apple Pay, particulièrement pratique pour le paiement mobile, ou encore un service de billetterie sur place avec plusieurs possibilités de paiement (chèque, espèces, etc…).

8 : Est-il facile de rembourser mes participants en cas d’imprévus ?

Report, annulation : la période de start and go liée au Covid nous aura appris qu’un système de remboursement particulièrement rapide et flexible est tout aussi important que la vente d’un billet.

Ceci pour éviter le mécontentement des participants qui avait déjà pris un billet. Vous avez tout intérêt à garder le contrôle sur vos remboursements pour maîtriser votre image. Aussi, il est intéressant de proposer différentes options de remboursement :

• un remboursement du prix intégral
• la conservation du billet pour une date ultérieure
• un don

Prenez connaissance de la politique de remboursement de votre logiciel de billetterie en ligne. En fonction du prix du billets, vos participants seront contents d’avoir le choix si vous êtes dans l’obligation d’annuler.

9 : Mes partenaires peuvent-ils envoyer des invitations ?

Plusieurs acteurs ont leur place pour faire partie de l’écosystème de vos événements : Vous, en tant qu’organisateur, vos participants mais aussi vos partenaires.

Vous pouvez impliquer tous vos partenaires dans la promotion de votre événement pour toucher leurs propres réseaux, clients, et audiences.

C’est là que leur donner la possibilité d’envoyer des invitations prend tout son sens. Ils apprécieront ce privilège et pourront inviter des personnes qu’ils souhaitent voir à l’événement comme des proches ou même des clients.

Cela aura tout de suite un impact sur le remplissage de votre événement, et diversifiera votre public.

Pour renforcer la collaboration avec vos partenaires nous avons créé pour eux et pour vous un espace dédié.

Lors de la configuration de votre événement, vous créez en quelques clics un espace pour chacun de vos partenaires, afin de leur permettre d’inviter leur communauté et de suivre leurs propres statistiques en toute autonomie.

10 : Puis-je intégrer mes autres partenaires à ma billetterie en ligne pour mes événements ?

Votre logiciel de billetterie doit pouvoir se connecter à un écosystème de solutions et d’experts de chaque domaine, afin de vous aider à atteindre vos objectifs. L’interopérabilité constitue un levier opérationnel décisif dans ce secteur.

En tant qu’organisateur, vous mobilisez de nombreux acteurs pour vos événements : agences, techniciens, exposants, régies, prestataires logistiques ou marketing… Une billetterie conçue pour s’intégrer facilement avec ces différents services vous permet de centraliser les données, fluidifier les échanges et automatiser les tâches chronophages.

Le résultat ? Moins de saisies manuelles, moins d’erreurs, pour faire place à plus de réactivité, un système performant et surtout un gain de temps considérable dans votre organisation.

Est-ce que c’est vraiment la solution de billetterie en ligne qui correspond aux besoin de mes événements ?

C’est une question qui peut sembler générale mais qui en réalité prend tout son sens quand on se penche sur la liste des fonctionnalités que peut proposer votre prestataire. Chaque type d’événements a des besoins spécifique que ce soit en terme de fonctionnalités ou encore de format.

Vous souhaitez vendre des billets en ligne mais également proposer la vente sur place ? Vous avez besoin de placement numéroté ? Vous souhaitez simplifier la gestion de vos exposants et leur permettre d’inviter leurs communauté ? Vous souhaitez proposer à vos participants d’organiser leur planning lors de leurs inscriptions ?

Le prix est une question clé : gratuit ou payant, avec quelle offre ? La tarification est-elle transparente et juste par rapport au marché ? Le choix stratégique de votre solution de billetterie influencera directement l’organisation de votre événement et surement son taux de participation.

La clé pour bien choisir votre logiciel de billetterie en ligne : la comparaison. Prenez le temps de lire la liste des fonctionnalités que proposent les prestataires qui vous intéressent, de consulter si ils ont des clients qui vous ressemblent dans leurs références, ect.

Plus simplement encore, il suffit de les contacter pour exposer votre projet et discuter avec eux de vos besoins. Un bon professionnel saura vous dire clairement si sa plateforme correspond à votre typologie d’évènement, ou pas.

Vous avez un projet d’évènement et vous cherchez une billetterie en ligne pour lancer vos ventes de billets ? Venez en discuter avec nous !