zero to one : une gestion optimisée des publics et des partenaires au cœur de l'édition anniversaire

Organiser la 5e édition de zero to one représentait un nouveau défi stratégique pour l'accélérateur H7. Avec une édition anniversaire ambitieuse sur Lyon et une 3ème à Nantes,l'équipe a dû optimiser son organisation et sa stratégie pour remplir son événement. Une transition minutieusement préparée, qui a permis d'enregistrer une année record. Nous avons interviewé Selena Miniscalco, chargée de communication à H7, pour comprendre l’envers du décor et analyser les clés de ce succès face à ces nouveaux enjeux.

Pouvez-vous vous présenter ainsi que les événements que vous organisez au sein de H7 ?

Je m'appelle Selena, je suis chargée de communication à H7 depuis un peu plus de trois ans. H7 est un accélérateur de start-up basé à Lyon. Notre mission, accompagner les start-up dans leur croissance et leur impact, grâce à des programmes d'accompagnement construits avec nos partenaires et experts et un lieu de vie qui rassemble des start-up, grands groupes, entreprises, écoles et fonds d'investissement. Au-delà de cet accompagnement, nous organisons des événements pour la communauté des entrepreneurs. 

Notre événement phare est Zero to One, lancé en 2022. zero to one, c’est une journée de conférences, où les représentants des plus belles entreprises françaises et européennes partagent leurs conseils et plus beaux passages de 0 à 1. À l’origine lyonnais, nous avons déployé le concept à Nantes depuis 2024 et nous avons même organisé une édition spéciale à Paris dédiée à l'impact. 

Quels ont été les enjeux et les challenges dans l’organisation des deux éditions de cette année ?

À Nantes, le défi est avant tout logistique et éditorial puisque l'événement se déroule sur deux jours, contrairement à Lyon qui se tient sur une seule journée. Dans ce contexte, l’enjeu de billetterie est d'équilibrer l'affluence sur les deux jours. Pour cela, nous proposons un tarif avantageux pour le pass 2 jours et veillons à concevoir une programmation tout aussi attractive le premier que le second jour. 

À Lyon, l'enjeu était tout autre cette année. C'était notre 5e édition. Nous avions de fortes ambitions de communication et de remplissage. Pari réussi, puisque nous avons réalisé notre édition record avec un total de 2 000 participants à l’année sur les éditions zero to one, portés par l'engagement de nos 47 partenaires. 

Quels étaient vos besoins initiaux en termes de billetterie et d'outils de gestion ?

Nous avions besoin d’un outil capable de segmenter efficacement nos deux cibles : les visiteurs et les partenaires. Pour les visiteurs, notre billetterie est rythmée par nos campagnes de communication. D’abord une phase Early Bird (tarifs préférentiels pour récompenser nos participants fidèles avant même l'annonce du line-up), puis les ventes classiques (plein tarif et tarifs réduits pour les étudiants / demandeurs d’emploi, des publics clés pour nous). Pour accompagner ces différentes phases et cibler au mieux nos publics, il nous fallait également pouvoir nous appuyer sur des modules complémentaires flexibles, notamment pour la gestion des codes promo et des codes d'activation. 

De plus, en tant qu’événement business, le networking est central. Nous utilisons donc le Module de Visuel des billets avancé de Yurplan. Cela génère automatiquement un badge personnalisé au moment de la réservation. Pour le participant, c’est un support unique combinant son QR code d’accès et son outil de networking pour la journée. Pour nous, c’est un gain de temps logistique énorme puisque cela nous évite d'avoir à recréer entièrement des badges sur un outil ou un module à part. 

47 partenaires à vos côtés, c'est une force mais aussi un gros volume de gestion, comment avez-vous organisé la distribution des invitations ? 

L'ensemble de nos partenaires dispose d'un pack d'invitation pour ses équipes et partenaires. Notre enjeu majeur est de leur transmettre la bonne information en fonction du contenu de leur pack, et de s'assurer que les invitations sont bien activées afin d'anticiper au mieux le taux de présence et le remplissage de la billetterie.

Cette année, nous avons fait le choix de séparer leurs quotas d'invitations équipes, et leur quotas d'invitations clients. Ainsi, nos partenaires étaient autonomes sur leurs invitations clients grâce au module de codes d'activation. De notre côté, nous avons gardé la main sur l'activation des billets équipes. Cela nous a permis de dérisquer les jauges et d'avoir une excellente visibilité sur le taux de remplissage réel. 

Cette simplicité était cruciale car nos partenaires ont des profils très variés : certains sont très accoutumés aux outils digitaux, quand d'autres en sont beaucoup plus éloignés. Pour cela, l'outil Yurplan est idéal car ça leur permet de réserver ou de modifier leurs billets facilement. En parallèle, nous menons un vrai travail de lien direct avec eux. On s'assure que leurs codes fonctionnent, qu'ils disposent du bon nombre de places et qu'ils aient la meilleure expérience en tant que partenaires.

Quelle a été votre stratégie de communication pour remplir vos événements et en quoi la donnée a-t-elle joué un rôle central ?

La donnée est au cœur de notre pilotage. C'est simple : le taux de remplissage de l'événement régit tout le reste. Nous analysons les données des éditions précédentes pour fixer nos objectifs de vente hebdomadaires. Si nous constatons un retard, nous ajustons immédiatement nos actions de communication, que ce soit dans l'angle de nos messages, le ciblage de nos campagnes. La donnée nous permet aussi de comprendre les tendances d'achat. Nous savons par exemple que notre pic de vente se situe systématiquement à une semaine de l'événement. 

Côté canaux, nous communiquons sur LinkedIn et désormais sur Instagram pour montrer les coulisses. De plus, notre module de billetterie Yurplan est directement intégré à notre site internet pour raccourcir le parcours d’achat. 

Cependant, l'e-mailing reste notre premier canal d'acquisition. Grâce aux données récoltées, nous segmentons finement nos bases selon les centres d'intérêt des participants pour envoyer des messages ultra-personnalisés. Par exemple, si des professionnels sont venus à un de nos rendez-vous sur l'IA ou la tech durant l'année, nous communiquons avec eux sur ces thématiques pour zero to one. 

Au-delà de nos propres canaux, nous mobilisons de nombreux relais externes pour démultiplier notre visibilité. Nos partenaires jouent le jeu systématiquement, mais nous comptons aussi beaucoup sur nos speakers. Grâce à leur notoriété, ils génèrent un fort intérêt lorsqu'ils partagent l'événement. Pour leur faciliter la vie, nous les équipons de kits de communication clés en main. Enfin, nous nous appuyons sur des réseaux de confiance incontournables comme la French Tech, la CCI ou le Réseau Entreprendre pour amplifier notre message. 

Quelles méthodes utilisez-vous pour faire parler vos données de vente et en tirer des leviers d'action concrets ? 

Nous analysons globalement trois éléments : 

1. Comprendre qui sont nos clients 

Notre événement est relayé dans de nombreuses communautés et micro-communauté, il est donc essentiel pour nous de comprendre qui sont nos relais les plus porteurs. Pour cela, nous suivons les billets pris grâce à des liens relais et codes promos personnalisés par communauté.

À l'achat, nous utilisons aussi des formulaires poussés pour qualifier notre audience et savoir comment ils ont connu l'événement. Grâce à cela, nous savons par exemple que la majorité de notre audience est composée d'entrepreneurs et de fondateurs, et que la recommandation ou le bouche-à-oreille reste le tiers de confiance privilégié de notre audience. 

2. Nos partenaires 

Un autre volet essentiel concerne le suivi de nos partenaires. Nous suivons en temps réel l'activation de leurs quotas : combien de billets ont déjà été activés, à qui ils ont été attribués et quels partenaires nous devons relancer en amont. 

3. Le no-show 

Enfin, le jour J, nous analysons de près le scan des entrées et le taux de no-show en fonction de la typologie de billets. Est-ce que les personnes ayant acheté avec une réduction ou invitées par un partenaire viennent vraiment ? Nos analyses montrent que le no-show concerne presque exclusivement les invitations gratuites. 

À terme, ces données nous permettent d'ajuster notre stratégie commerciale globale d'une année sur l'autre, tout en optimisant la gestion logistique et le contrôle de nos jauges réelles sur place. 

Avez-vous le sentiment d’une montée en compétences sur la gestion des billetteries et le traitement des données ? 

Oui. Quand j'ai repris la gestion de la billetterie lors de la 3e édition de Zero to One Lyon, je n'avais absolument jamais géré de billetterie de ma vie ! J'étais totalement novice. 

L'accompagnement de Yurplan a été déterminant. Nous avons eu plusieurs rendez-vous au début pour découvrir l'interface, s'acclimater et poser toutes nos questions. On ne s'est pas sentis abandonnés. 

Aujourd’hui, l'outil est tellement intuitif que toute l'équipe a pu gagner en autonomie. Mes collègues créent eux-mêmes des codes promo ou des accréditations presse très facilement sans passer par moi, et sans avoir eu besoin de suivre la formation initiale. 

Que diriez-vous à un organisateur d’événements qui hésite encore à utiliser Yurplan ?

Foncez ! C'est une plateforme à la fois extrêmement complète et très simple d'utilisation, qui permet une gestion en totale autonomie. Mais le vrai plus, qui mérite d’être fortement souligné, c’est la qualité de leur accompagnement. Le support commercial et technique est réactif. Ils sont à l'écoute, disponibles et présents, même le jour J sur les événements. Pour un organisateur, cette réactivité apporte un confort et une sérénité indispensables dans la gestion logistique et la prise de décision.

‍