Open Sopra Steria : comment piloter son événement avec précision après 10 ans d'autonomie sur la même billetterie

‍Derrière la réussite de ce tournoi, se cache une organisation qui a su évoluer au rythme des innovations technologiques. Sandrine Proton, en charge de la communication et de la billetterie depuis 2017, nous ouvre les portes des coulisses de cette édition anniversaire. Elle nous explique comment, après 10 ans de collaboration historique avec Yurplan, l’Open Sopra Steria a fait de la donnée et de l’autonomie les piliers d’une stratégie de remplissage toujours plus précise. 

Pouvez-vous nous présenter l’Open Sopra Steria et ton rôle au sein de l’organisation ?

Je m’appelle Sandrine Proton et je m’occupe de la communication ainsi que de la billetterie de l’Open Sopra Steria depuis sa 2e édition en 2017. Ce tournoi de tennis international, inscrit au circuit ATP Challenger, vient de fêter ses 10 ans au sein du Tennis Club de Lyon. 

Notre grande particularité, c'est de venir nous greffer directement à la vie du club. Pendant toute la semaine, les joueurs amateurs continuent de pratiquer leur sport pendant qu'en parallèle, les professionnels s'entraînent juste à côté. C'est précisément cette cohabitation qui crée une atmosphère si particulière avec, en plus, l'effervescence du court central et du village partenaires. C'est cette grande fête du tennis que l'on tient à organiser au cœur du Tennis Club de Lyon depuis 2016.

Quels ont été les principaux enjeux d’organisation pour cette édition anniversaire ? 

Pour nos 10 ans, nous avons voulu marquer les esprits et organiser une une exhibition de prestige avec Gaël Monfils et Richard Gasquet, créant ainsi un événement dans l’événement et donc une billetterie bien spécifique. L'enjeu était de taille, car nous avions une incertitude réelle : ce nouveau format allait-il réussir à égaler les revenus générés les années précédentes, d'autant que le lundi de 2025, en étant un jour férié, bénéficiait d'un effet calendaire favorable. 

La direction du tournoi m'a demandé d'isoler avec précision le chiffre d’affaires de cette journée exhibition pour effectuer un comparatif avec 2025. C’était un défi analytique car il fallait faire abstraction de la différence de calendrier pour valider la rentabilité de ce format. Les données extraites de Yurplan ont été décisives pour piloter cet arbitrage et démontrer que nous étions en avance sur nos objectifs. Le bilan est un franc succès,  nous étions complets depuis deux mois, avec une liste d’attente qui témoigne de l’engouement autour de cette affiche exceptionnelle.

Quels étaient vos besoins prioritaires en termes de billetterie ?

Notre priorité, c'est l'autonomie. Il nous fallait une solution simple à administrer en interne et surtout claire pour l’achat de billets concernant le grand public. En intégrant directement le widget Yurplan sur notre site web, on a tout centralisé avec une parfaite intégration sans bug technique.

Nous avons aussi un enjeu fort, c’est la gestion des quotas. Sur le tournoi on est sur deux catégories de billets pour les mêmes tribunes, il faut jongler en permanence avec ces quotas pour éviter le surbooking. C’est là que la visibilité offerte par la plateforme est cruciale : voir en un coup d'œil le nombre de places vendues par jour et par catégorie est extrêmement clair. Pouvoir accéder tout de suite en autonomie à la gestion des stocks pour savoir si on peut remettre des places en vente, c'est ce qui nous apporte une vraie sérénité.

Enfin, la simplicité d'accès aux statistiques est indispensable. Savoir quotidiennement où on en est des ventes, ou suivre le chiffre d'affaires global, c'est ce qu'on regarde très régulièrement. On fait des points hebdomadaires avec des comparatifs par rapport à l'année d'avant pour vérifier si on est "dans les clous" ou en avance sur le calendrier.

Quelle a été votre stratégie de communication pour remplir vos événements ?

Avec 10 ans d'existence, l’Open Sopra Steria bénéficie aujourd'hui d'une vraie notoriété auprès des amateurs de tennis. Nous surfons sur une dynamique forte : nous nous positionnons comme le “dessert” après Roland-Garros. 

Au fil des ans, nous avons construit une base de données précieuse qui reste notre meilleur levier de conversion. Les campagnes d'emailing restent pour moi l'une des actions les plus pertinentes, en un clic le spectateur accède directement aux informations dont il a besoin et bascule sur notre billetterie.

Pour toucher toutes nos cibles, nous misons aussi sur un maillage large. Nous sommes présents sur Facebook et Instagram, très actifs sur LinkedIn pour nos enjeux B2B, et nous avons même lancé un compte TikTok cette année. L’idée n’est pas de diffuser le même message partout, mais d’adapter le contenu à chaque canal et à chaque tranche d'âge, des étudiants jusqu’au public senior. 

Enfin, nous ne misons jamais sur un seul support : l'affichage urbain à Lyon, la presse quotidienne régionale (PQR) et les médias généralistes viennent compléter ce dispositif. C’est cette complémentarité de points d’impact qui nous permet de faire rayonner le tournoi et de toucher un public varié.

Est-ce que la donnée a joué un rôle central dans ta stratégie ? 

La donnée, c’est le socle de notre stratégie. C’est grâce aux bases d’acheteurs que nous enrichissons avec Yurplan que nous pouvons communiquer de manière pertinente. Concrètement, cela nous permet de faire des extractions ciblées : par exemple, j’envoie des informations spécifiques aux personnes ayant acheté des billets pour le lundi, en lien avec leur venue. Parallèlement, on communique sur toute notre base de données pour mettre en avant le plateau sportif et le programme au fil de la semaine.

Au-delà de la connaissance client, on exploite énormément la donnée de vente pour piloter nos actions. Ces chiffres nous servent de marqueurs : on fait coïncider nos grosses actions de communication avec les courbes de la billetterie pour vérifier si nos campagnes ont un effet réel sur les ventes. En marketing, le plus important, ce n’est pas seulement de collecter de la data, c’est de réussir à la faire parler de manière intelligente pour en tirer des enseignements concrets. 

Comment avez-vous exploité la donnée pour mieux connaître votre public et booster votre stratégie ?

Nous avons appris, au fil des éditions, à extraire et à exploiter ce capital. C’est devenu un réflexe : nous avons par exemple rendu obligatoire la date de naissance lors de l’achat. Ça paraît simple, mais ça change tout pour le pilotage car nous savons précisément si notre base est plutôt jeune ou senior.

Dès que nous savons à qui nous nous adressons, nous adaptons nos messages et nos offres. Si nous identifions une marge de manœuvre chez les étudiants, nous pouvons créer des offres dédiées ou animer un kop de supporters pour les attirer et les fidéliser sur le long terme. À l'inverse, si nous voulons cibler la tranche famille ou les seniors, nous ajustons nos contenus et nos messages.

Cette segmentation est devenue un levier majeur, plus tu connais ton public, mieux tu peux adresser des offres marketing qui correspondent vraiment à leurs attentes. Cela vaut pour nos actions de fidélisation mais aussi pour notre création de contenu sur les réseaux sociaux. Savoir qui vient au tournoi nous permet de proposer des contenus qui leur plaisent vraiment, et d'adapter notre communication pour maximiser l'attachement à notre marque.

Comment Yurplan a pu vous accompagner pour accomplir tout ça ?

Yurplan est un vrai pilier, surtout sur la partie assurance annulation mise en place depuis deux ans. C’est un confort majeur : quand un spectateur nous sollicite parce qu’il ne peut plus venir, il gère directement son remboursement via votre partenaire. Ça nous évite de devoir entrer dans une gestion manuelle chronophage et parfois complexe. On se décharge totalement de cette partie, ce qui est très sécurisant.

Ensuite, il y a l’accompagnement. Travailler dans l’urgence n’est pas un choix, mais c'est une réalité de mon métier. Avec l’évolution constante de la plateforme et l'ajout régulier de nouveaux filtres, il m'arrive de me demander comment extraire précisément telle donnée. Pouvoir compter sur une réponse rapide de vos équipes est crucial pour moi, surtout quand je dois présenter des données propres et vérifiées à mes directeurs. J'ai eu besoin de leur accompagnement, notamment pour structurer mon extraction complexe sur le chiffre d'affaires de l'exhibition, et ils ont toujours su répondre présent.

Enfin, il y a un attachement plus symbolique mais tout aussi fort c’est que Yurplan est une startup lyonnaise. Pour l'Open Sopra Steria, l'ancrage sur notre territoire est fondamental. Cette proximité entre acteurs lyonnais renforce notre collaboration, c’est une dimension qui compte beaucoup pour nous. 

Que diriez-vous à quelqu’un qui hésite d’utiliser Yurplan ? 

Je lui dirais tout simplement qu'il faut essayer pour l’adopter. Au-delà des démos, il faut creuser pour voir si l'outil correspond vraiment à ses attentes. Ce que les organisateurs recherchent avant tout, c’est une plateforme à la fois simple à paramétrer, intuitive au quotidien, et en même temps suffisamment poussée dans ses fonctionnalités pour répondre à des besoins complexes. C’est exactement ce que je trouve chez Yurplan : on prend en main le logiciel et on se rend vite compte que ça fonctionne hyper bien.

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