Comparatif : Comment choisir le meilleur logiciel de billetterie pour votre événement ?

Quand on se lance dans la recherche d’un logiciel de billetterie en ligne, on se rend vite compte qu’il y a beaucoup de prestataires sur ce marché. Alors comment trouver la perle rare qui saura correspondre à votre projet ? Voici quelques questions à vous poser pour choisir le meilleur logiciel de billetterie qui répondra complètement aux besoins de votre événement.

1 : La plateforme est-elle rapide à prendre en main ?

Lorsqu’on se lance dans la création de sa billetterie en ligne, ou bien qu’on change de prestataire, le plus grand frein peut être le temps passé à prendre en mains la plateforme. L’organisation d’un événement est déjà particulièrement chronophage et vous demande de gérer de nombreux imprévus.

L’objectif derrière le choix d’un logiciel pour tout l’aspect technique de la gestion de votre événement : c’est de gagner du temps, pas en perdre.

Choisissez une plateforme intuitive, qui vous guide étapes par étapes dans la création de votre premier événement. En un coup d’œil vous devez trouver toutes les ressources nécessaires pour vous accompagner : FAQ, articles, vidéos tutos, un support client réactif.

2 : Puis-je être autonome sur la gestion de mon événement ?

C’est exactement ce que vous offre la plateforme intuitive d’un logiciel de billetterie : la possibilité de gérer efficacement votre événement de A à Z, en toute autonomie, en simplifiant chaque étape du processus, de la création des billets à la gestion des participants.

Grâce à une interface intuitive et des fonctionnalités simples à prendre en main, vous pouvez facilement personnaliser votre billetterie, suivre les ventes en temps réel, et ajuster les paramètres selon les besoins changeants de votre événement. Plus besoin d’attendre des heures pour des modifications simples ou de compter sur un support technique pour chaque ajustement nécessaire.

Bénéficiez d’une autonomie totale dès votre inscription sur un logiciel de billetterie en ligne.

3 : Y a t-il une équipe pour m’accompagner en cas de besoin ?

La qualité du support client est importante quand il s’agit de l’événementiel. Il existe 3 situations clefs qui peuvent vous demander de faire appel au support client de votre logiciel de billetterie :

• – Pendant la configuration de votre billetterie en ligne si vous faites face à une problématique que vous ne pouvez pas résoudre avec la FAQ ou que vous avez un besoin spécifique.

• – Le Jour de votre événement si un bug vous empêche d’accueillir correctement vos participants au niveau technique.

• – Si vous louer du matériel de contrôle d’accès lié à votre billetterie en ligne et que vous avez besoin de formation à son utilisation.

Le support client répond-il rapidement ? Des experts sont-ils disponibles pendant vos horaires de travail ? Le prestataire propose-t-il une astreinte pour que l’horaire convienne à celui de mes événements ? Est-il possible de vous faire accompagner lors de votre premier événement pour la prise en main de l’outil ?

Veillez à choisir un prestataire qui répond à votre besoin d’accompagnement et qui sera disponible pour vos projets.

4 : À qui appartiennent les données de mon événement ?

Qu’est-ce qu’on entend par “données” ?

Ce point peut sembler parfois un peu flou, pour autant c’est un sujet capital pour la suite de votre organisation et votre communication. Par les données de votre événement, il faut entendre toutes les informations liées à vos participants et leurs comportements. Ces informations sont récoltés pendant la vente de vos billets, mais aussi le jour de votre événement. On peut citer :

• – Les réponses aux formulaires : noms, prénoms, adresse mail, tout autre question qui vous semble intéresse (profession, numéro de téléphone, zone géographique, ect..)

• – Leur niveau de fidélité : est-ce que c’est la première fois qu’ils participent à vos événements ? Ou bien il viennent pour la troisième fois consécutive ? Ces informations recueillis par notre plateforme vous permettre de personnaliser vos communications en proposant un code de réduction aux plus fidèles pour vos prochains événements par exemple.

• – Leur comportement lors de vos événements : Ont-ils réservé puis annulé leur venu ? Ont-ils tendance à réserver un billet mais ne pas se rendre à l’événement ? Ont-ils réservés des activités ? Vous pouvez avoir toutes ces informations automatiquement grâce à un CRM connecté à votre logiciel de billetterie.

Pourquoi c’est important d’avoir le contrôle sur ces données ?

Garder le contrôle sur ces informations vous assure de maîtriser votre communication et votre image. Généralement, de gros distributeurs comme la Fnac ou Ticketmaster n’ouvrent pas l’accès aux données aux organisateurs qui utilisent leur réseau.

On peut prendre l’exemple de la gestion des remboursements pendant la crise. Les organisateurs liés à des distributeurs n’avaient pas accès à leurs données et ne pouvaient pas les rembourser directement. Face à la vague d’annulation, les distributeurs ont mis un certains temps à rembourser tout le monde. Les participants en colère blâmaient généralement les organisateurs d’événements.

En ayant accès aux données de vos événement set vos listes de contacts, vous évitez ce type de situation et gardez le plein contrôle de votre communication. Le tout dans le respect de la RGPD bien sûr.

5 : Puis-je créer un parcours de réservation à l’image de mon événement ?

L’importance de la personnalisation

Pour être reconnu du premier coup d’œil, vous devez avoir une véritable identité visuelle. Essayez de respecter une charte graphique précise en lien avec l’univers de votre événement pour tous vos visuels. L’harmonie et la cohérence sont les clés du succès de vos communications.

Votre logo, vos couleurs, une description sur votre site internet événement, les informations pratiques (lieu, date, heure, etc.). Ce sont des informations importantes à préciser qui vous éviteront d’avoir à gérer des participants en panique au dernier moment.

L’intégration de votre billetterie à votre site

Il sera également intéressant de trouver un logiciel de billetterie proposant un widget d’intégration de la billetterie de votre événement sur votre site web. En effet, cela permettra à vos participants d’avoir un accès facile et rapide à vos billets, personnalisés aux couleurs de votre événement !

6 : Quel est le délai pour récupérer les recettes de mon événement ?

Votre budget tient compte de vos objectifs, mais également des gains potentiels et des risques de changement d’organisation de dernière minute. Vous devez avoir une marge d’adaptation pour réagir sur le moment. Parfois, les recettes de vos préventes de billets peuvent vous être utiles pour avoir une trésorerie supplémentaire. Un prestataire qui simplifie la récupération de votre argent sera votre ami.

Yurplan fonctionne en contrat transparent : vous êtes totalement responsable de la gestion de votre trésorerie. Vous récupérez quand vous le souhaitez l’argent de vos ventes de billets grâce à notre système d’avance de trésorerie. À la fin de votre événement, recevez vos fonds automatiquement sous 2 à 3 jours ouvrés maximum (délai dépendant de votre banque).

7 : Les paiements sont-ils sécurisés ?

Quand il s’agit de paiements, il est indispensable de proposer un parcours complètement sécurisé pour les participants qui utilisent leur carte bancaire pour acheter un billet en ligne. Votre prestataire doit vous garantir un parcours de paiement entièrement sécurisé et se renseigner sur les nouveautés concernant la réglementation des paiements. Après quoi vous pourrez alors lancer les ventes de vos billets de votre événement en toute sérénité.

8 : Est-il facile de rembourser mes participants en cas d’imprévus ?

Report, annulation : la période de start and go liée au Covid nous aura appris qu’un système de remboursement particulièrement rapide et flexible est tout aussi important que la vente de vos billets.

Ceci pour éviter le mécontentement des participants qui avait déjà pris leur billets. Vous avez tout intérêt à garder le contrôle sur vos remboursements pour maîtriser votre image. Aussi, il est intéressant de proposer différentes options de remboursement :

• – Un remboursement du prix intégral
• – La conservation du billet pour une date ultérieure
• – Un don

Prenez connaissance de la politique de remboursement de votre logiciel de billetterie. En fonction du prix du billets, vos participants seront contents d’avoir le choix si vous êtes dans l’obligation d’annuler.

9 : Mes partenaires peuvent-ils envoyer des invitations ?

Plusieurs acteurs peuvent faire partie de l’écosystème de votre événement : Vous, en tant qu’organisateur, vos participants mais aussi vos partenaires.

Vous pouvez impliquer tous vos partenaires dans la promotion de votre événement pour toucher leurs propres réseaux, clients, et audiences.

C’est là que leur donner la possibilité d’envoyer des invitations prend tout son sens. Ils apprécieront ce privilège et pourront inviter des personnes qu’ils souhaitent voir à l’événement comme des proches ou même des clients.

Cela aura tout de suite un impact sur le remplissage de votre événement, et diversifiera votre public.

Pour renforcer la collaboration avec vos partenaires nous avons créé pour eux et pour vous un espace dédié.

Lors de la configuration de votre événement, vous créez en quelques clics un espace pour chacun de vos partenaires, afin de leur permettre d’inviter leur communauté et de suivre leurs propres statistiques en toute autonomie.

10 : Est-ce qu’on me propose des solutions pour communiquer sur mon événement ?

Un logiciel de billetterie ne se limite pas à la simple gestion de vos ventes de billets. Certaines logiciels se distinguent en tant que solution complète, offrant une palette riche de fonctionnalités et d’intégrations qui vous accompagnent à chaque étape de la création et de la gestion de votre événement.

Parmi ces étapes, la promotion de votre événement est sans doute l’une des plus cruciales. Une communication efficace est essentielle : plus vous faites connaître votre événement, plus vous augmentez les chances de réservations de billets, assurant ainsi le succès et le remplissage de votre événement.

Il existe plusieurs outils pour vous aider à maximiser votre communication :

• – CRM : Un outil puissant pour gérer vos relations avec les participants, personnaliser vos messages, suivre vos interactions et envoyer des campagnes d’e-mailing.

• – Liens trackés : Des liens personnalisés qui vous permettent de mesurer l’efficacité de vos campagnes de communication et de connaître l’origine de chaque réservation.

• – Site événement : si vous ne disposez pas de site internet, nous plateforme vous permet de vous en créer un personnalisable à votre image de marque.

Avec ces outils, vous avez toutes les clés en main pour promouvoir efficacement votre événement et en assurer le succès.

11 : Est-ce que c’est vraiment la solution de billetterie en ligne qui correspond aux besoin de mon événement ?

C’est une question qui peut sembler générale mais qui en réalité prend tout son sens quand on se penche sur la liste des fonctionnalités que peut proposer votre prestataire. Chaque type d’événements a des besoins spécifique que ce soit en terme de fonctionnalités ou encore de format.

Vous souhaitez vendre des billets en ligne mais également proposer la vente sur place ? Vous avez besoin de placement numéroté ? Vous souhaitez simplifier la gestion de vos exposants et leur permettre d’inviter leurs communauté ? Vous souhaitez proposer à vos participants d’organiser leur planning lors de leurs inscriptions ?

La clé pour bien choisir votre logiciel de billetterie : la comparaison. Prenez le temps de lire la liste des fonctionnalités que proposent les prestataires qui vous intéressent, de consulter si ils ont des clients qui vous ressemblent dans leurs références, ect.

Plus simplement encore, il suffit de les contacter pour exposer votre projet et discuter avec eux de vos besoins. Un bon professionnel saura vous dire clairement si sa plateforme correspond à votre typologie d’événement, ou pas.

Vous avez un projet d’évènement et vous cherchez une billetterie en ligne pour lancer vos ventes de billets ? Venez en discuter avec nous !