La gestion de données sur Yurplan

L’organisation d’évènement, ça vous connaît et c’est votre métier. Et si vous visiez encore plus loin pour la suite de vos évènements ? Découvrez dans cet article nos quelques conseils pour vous aider à mieux optimiser vos évènements grâce à la gestion de données !

Conduisez vos évènements à l’aide de vos données !

Aujourd’hui, connaître au mieux vos participants et leurs attentes est la clé du succès pour organiser un évènement qui leur plaira. Vos participants sont une partie importante du succès de votre évènement. Il peut donc être intéressant de connaître leurs avis et besoins pour proposer une expérience qui suscite leur envie.

Alors que ce soit avant l’évènement lors de l’inscription, ou après l’évènement en prenant des retours : vous avez l’opportunité de récolter des informations qualitatives et quantitatives cruciales afin de vous préparer au mieux pour l’évènement à venir, ou pour l’édition suivante !

A quel moment récolter de la donnée ?

Avant votre évènement !

Avant votre évènement, posez les bonnes questions dans votre formulaire d’inscription !

Vous avez besoin de connaître l’heure d’arrivée des participants à votre évènement ? Ajoutez une question Date et heure à votre formulaire et prévoyez vos coursiers ! Vous voulez proposer de quoi se restaurer sur place et avez besoin de connaître les habitudes alimentaires de vos visiteurs ? Prévoyez le buffet en amont de votre évènement en posant la question dès l’inscription ! Avec les formulaires Yurplan, vous avez un outil vous permettant de créer tous les types de questions que vous souhaitez.

En poussant les inscriptions en ligne bien avant l’évènement, vous avez peu de chance de vous tromper sur des éléments qui peuvent être cruciaux à votre évènement.

Plus d’informations sur la création de formulaires dans cet article.

Pendant et après votre évènement !

La 2ème partie se situe pendant ou après votre évènement. Il peut être intéressant de prendre les réactions à chaud de vos participants ! Toujours dans le but de pouvoir mesurer le succès de votre évènement, et de vous organiser au mieux pour le prochain évènement.

  • “Comment s’est déroulé l’accès à l’évènement ? Y a-t-il eu trop d’attente ?
  • Le buffet était-il qualitatif ? Etait-il servi chaud ?
  • Comment avez-vous trouvé la conférence principale ? Plutôt dynamique ? Plutôt intéressante ?
  • Le son était-il de qualité sur le festival ? Y avait-il assez de toilettes pour les festivaliers ?”

Vous avez tout intérêt à engager vos participants un peu plus dans votre organisation pour leur proposer une expérience qui leur correspond. Allez plus loin en leur demandant par exemple les artistes ou conférences qu’ils aimeraient voir à la prochaine édition.

Vous avez la possibilité d’envoyer par mail toutes ces questions grâce à un des outils de questionnaires.

Nos conseils pour des questionnaires pertinents

1. N’attendez pas pour envoyer vos questionnaires

On a tendance à vite oublier les détails. Il est donc primordial de prendre les réactions à chaud. Elles seront souvent plus précises que des souvenirs.

2. Soyez le plus précis possible

De manière générale, on aime être pris par la main pour répondre à des questionnaires. Les personnes répondront plus facilement et rapidement s’ils savent ce qu’on attend d’eux. Nous vous préconisons donc des réponses à cocher ou des réponses texte courtes.

3. Posez des questions facilement exploitables

En lien avec le conseil précédent, nous vous conseillons au maximum d’utiliser des questions simples qui vous permettront de sortir des chiffres, comme des questions avec des cases à cocher ou des notations.

4. N’oubliez pas non-plus les réponses longues

Proposez à vos participants de vous donner leurs pistes d’améliorations sur l’évènement passé, et pour les futurs. Avec une question non-obligatoire à réponse longue, vous laissez la place à ceux qui souhaitent vous donner tous leurs retours.

5. Testez les questionnaires avant d’envoyer votre mailing

Vous voulez récolter le maximum de réponses, il est donc important qu’il soit bien lisible par tout le monde, sur ordinateur comme sur mobile.

6. Conservez votre charte graphique

Le rendu de votre questionnaire constitue aussi votre image de marque. Marquez les esprits une dernière fois avec votre questionnaire.

7. Faites revivre l’évènement à vos participants

Pourquoi ne pas introduire votre questionnaire par un message récapitulatif avec les chiffres clés de l’évènement, comme le nombre de personnes, d’artistes ou toute autre information pouvant réveiller les souvenirs de vos participants.

8. Offrez des récompenses

Suscitez l’engagement et la fidélisation en demandant à vos participants si vous pouvez compter sur eux pour votre prochaine édition. Pourquoi ne pas leur offrir une réduction pour s’inscrire à votre prochain évènement ?

Allez plus loin avec la gestion de données !

Vous avez désormais une mine d’or de données entre les mains. Vous allez pouvoir la trier afin de la rendre exploitable. Nous vous proposons de regrouper vos données en un seul et même endroit !

Avec un CRM évènementiel, vous avez la possibilité de centraliser toutes ces informations, récoltées aux diverses phases de l’évènement, directement sur votre espace organisateur. L’exploitation en sera facilitée : vous allez pouvoir croiser ces nombreuses données afin de préparer différentes communications, ultra-ciblées, par la suite.

Par exemple, vous pourrez envoyer des codes de réduction à vos clients les plus fidèles, ceux ayant participé à plusieurs de vos évènements !

Et la protection des données personnelles dans tout ça ?

La loi sur la protection des données s’est renforcée depuis le 25 mai 2018. De nombreuses règles ont été mises en place dans le but de protéger au mieux la vie privée de chacun d’entre nous. Ce pourquoi vous devez être précautionneux dans la gestion de données personnelles de vos participants !

Découvrez dans cette infographie quelles sont les obligations qui vous incombent en tant qu’organisateur d’évènement, et les conseils pour mener à bien la gestion de ces données personnelles.

Vous avez désormais toutes les clés en main pour tirer des conclusions utiles, et optimiser au mieux vos évènements ! Nous accompagnons les organisateurs d’évènement dans la gestion de leurs données pour améliorer leurs stratégies, n’hésitez pas à venir tester nos outils.


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