AOF x Yurplan : 40ème édition du Congrès d’Optométrie et de Contactologie


Belle réussite pour la 40ème édition du Congrès d’Optométrie et de Contactologie (C.O.C.). L’événement a réuni plus de 1000 professionnels très qualifiés autour de leur expertise en mai. L’objectif ? Enrichir leurs connaissances, anticiper les évolutions de la filière et revaloriser leur rôle de professionnel de santé. Nous avons échangé avec Yannick Dyant, président de l’Association des Optométristes de France, sur les enjeux et les stratégies de cet événement.


Parlons un peu de l’AOF et de ses actions

L’Association des Optométristes de France défend les intérêts de tous les optométristes de France depuis 1974. Les actions de l’association vont de l’aide à la mise en place de formations, au contact avec les politiques, en passant par l’organisation du Congrès jusqu’aux actions syndicalistes visant à défendre les professionnels de la filiale.


L’AOF porte une attention particulière à l’accompagnement des adhérents vers des mises à jour de leurs compétences. Que ce soit à travers des événements ou encore des ressources, une plateforme d’E-learning, des conseils d’experts.


Source : Fréquenceoptic

Le congrès : un bon canal pour partager sa connaissance aux adhérents

L’AOF l’a bien compris : le congrès professionnel permet à chacun de participer à des événements, conférences, discussions, mais aussi de partager son savoir. C’est un excellent moyen de se mettre au courant :


  • – des dernières tendances de son activité,

  • – de l’état du marché,

  • – des innovations et des envies des clients.

C’est pour cette raison que l’association s’est lancée bénévolement dans l’organisation de congrès. Cette action de communication lui permet de proposer du contenu à forte valeur ajoutée pour ses adhérents, mais aussi pour les autres professionnels du secteur qui souhaitent s’informer, pour les curieux, les étudiants, pour d’autres associations…


Les participants qui ne sont pas adhérents peuvent ensuite s’inscrire à l’association et nous déduisons le prix du billet au congrès pour que ce soit avantageux pour eux. C’est notre meilleure action pour atteindre de nouveaux adhérents. Les adhérents eux bénéficient de tarifs réduits pour l’inscription au congrès.

nous confie Yannick.

Un événement avec de nombreuses activités : comment gérer le flux de participants ?

Le C.O.C. est reconnu par la Formation Professionnelle Continue. Lors cette 40ème édition, 70 interventions étaient proposées, répartis sur 7 espaces de formations simultanés et animés par 90 experts. Pour répartir plus de 1000 participants dans les différents espaces, il faut une organisation millimétrée.


Une de nos plus grandes problématiques était de permettre au participants de construire leur propre planning au moment de l’inscription. Notre précédent prestataire en billetterie ne permettait pas de générer un billet unique qui regroupe l’entrée à l’événement et l’accès aux activités qui ont des jauges limitées.


Si je devais citer notre fonctionnalité préférée chez Yurplan, ce serait la gestion des activités. Yurplan permet aux participants de choisir les activités qui les intéressent au moment de l’inscription, et d’accéder à chaque espace avec un billet unique. C’est bien plus pratique pour eux.


Avec différentes activités toutes les deux heures pendant toute la durée du Congrès, il était indispensable de simplifier au maximum cette partie de l’organisation. Création de leur planning, modification de leurs activités sur un espace en ligne dédié : les participants du C.O.C pouvaient préparer leur venu en toute autonomie.


Covid et report des événements : quelles conséquences pour l’AOF ?

La période Covid a eu des conséquences sur toute la filière événementielle. Annulation, interdiction de rassemblement, limitation des jauges pendant de nombreux mois : il a fallu s’adapter. Pendant cette période, l’AOF a su garder un contact avec ses participants avec une série de webinaires.


Nous nous sommes lancés dans une série très dense de webinaires : 2 à 3 par semaine et l’inscription se faisait également avec Yurplan. C’était notre manière de garder le lien avec nos adhérents. Nous avons même réussi à toucher une nouvelle audience et de nouveaux partenariats grâce à ce format. Nous avons réunis jusqu’à 1200 participants sur les plus gros webinaires.


Un format qui perdure et qui devient intéressant pour l’association. Pour la 40ème édition de son congrès, l’AOF proposait une plateforme virtuelle pour les professionnels qui souhaitent participer à distance. Si le nombre d’inscrit est resté très bas pour la version virtuelle, cela permet également d’avoir en direct un film et montage des conférences qui sont ensuite disponibles en replay à l’ensemble des adhérents.


Le Covid aura tout de même eu un impact fort sur l’organisation du congrès cette année puisque cette 40ème édition a subit deux reports. Il a fallu tout réorganiser cette année, en prenant en compte les budgets dépensés l’année précédente et les personnes qui s’étaient déjà inscrites. Un travail laborieux pour les membres de l’association, qui ne les a pas empêché de faire de cette nouvelle édition une vraie réussite.




Quelle stratégie de communication pour remplir le C.O.C ?

Nous utilisons un CRM pour cibler notre communication. Par exemple, nous faisons des offres de tarifs réduits aux participants qui sont déjà venus les années précédentes.


C’est pour remplir l’événement que la réutilisation des données des éditions précédentes prend tout son sens. L’AOF possède une base de contact importante grâce aux adhérents et aux nombreux événements déjà organisés. Envoi de mail à tous les contacts, communication sur les réseaux sociaux, communication dans la presse personnalisée : de nombreux canaux ont été utilisés au service du congrès.


Le C.O.C : un congrès qui a explosé ses records d’audience d’année en année

Le Congrès a beaucoup grossit depuis les premières éditions. On a commencé dans des petites salles de 30 à 40 personnes pour du partage de connaissance. Puis on a ajouté des expositions, et d’année en année on a changé de lieu au fur et à mesure pour doubler, tripler les capacités. On a bien senti que tout le monde avait hâte de se retrouver en physique, c’était une grande source de motivation.


Cette année, le congrès a affiché complet. Nous avons eu de très bon retours, les gens étaient ravis de pouvoir échanger ensemble pendant les deux jours.


Et après ?

L’association ne compte pas s’arrêter là ! Si l’envie de prendre un temps de pause pour les bénévoles se fait sentir, les adhérents ont clairement affiché leur joie de se retrouver cette année.


Après les reports, on va se faire une prochaine édition un peu plus tranquille, et plus réduite sur Lyon. On se lancera dans un plus grand format pour la suivante, et de toute façon on organise toujours les rencontres régionales tout au long de l’année.


Un grand merci à Yannick pour son temps et pour cet échange ! Vous souhaitez en savoir plus sur notre solution pour vos événements ? N’hésitez pas à nous contacter pour discuter de votre projet.


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